Blogg_Thumbnail_Digital_Signatur

Hvordan underskriver man dokumenter digitalt?

Når man underskriver dokumenter digitalt, sparer man ikke bare tid – man får et væld af fordele.

Med elektroniske underskrifter på digitale dokumenter skal du ikke printe, underskrive, scanne og sende dokumentet tilbage, som tidligere har været normalen. Du tilføjer i stedet blot din digitale signatur direkte til et dokument fra din computer, tablet eller telefon. Du kan underskrive PDF-filer, Word-dokumenter og billedfiler, når du sætter din digitale signatur på et online dokument.

Begreberne digital signatur og elektronisk signatur bruges ofte til at beskrive én og samme ting, selvom der er nogle væsentlige forskelle.

Man bruger som udgangspunkt elektroniske signaturer, når man skal indsamle underskrifter, mens digitale signaturer bruges, når man selv skal sætte sin underskrift på et dokument og gerne vil tilføje et ekstra niveau af krypteret sikkerhed til sin underskrift. Det er også en mulighed at kombinere elektroniske signaturer med digitale signaturer, så du kan opnå samme høje sikkerhedsniveau, når du skal indsamle underskrifter.

Hvordan underskriver man et dokument digitalt?

Først skal du naturligvis have et dokument at underskrive. Hvis det er et fysisk dokument, kan du tage billeder i høj opløsning og overføre dem til din computer som .JPG- eller .PNG-filer. Du kan også vælge at scanne dem ind.

Efterhånden er det mest normale dog, at du allerede har dokumenterne i et digitalt format. Det kan være som en PDF-fil eller et Word-dokument.

Processen er simpel:

  • Upload dokument
  • Vælg modtagere
  • Tilføj evt. videobesked
  • Send

Upload dokument

Når du har dit dokument der skal underskrives, skal du upload dit dokument til en signaturplatform. Du kan eksempelvis benytte dig af GetAccepts gratis prøveperiode, når du skal uploade dokumenterne til en elektronisk signaturplatform.

Vælg modtagere

Næste step er at vælge de personer, som skal underskrive dokumenterne ved at indsætte deres navn og emailadresse. I de fleste esignatursoftware kan du vælge, hvis underskrifterne skal foretages i en bestemt rækkefølge for at følge virksomhedens interne struktur i forbindelse med godkendelse.

Du kan indsætte felter med plads til selve underskriften, informationsbokse, tjeklister, dropdowns og andre ting, hvor modtageren kan indtaste de nødvendige informationer.

Tilføj evt. videobesked

Med GetAccept har du også mulighed for at tilføje en videobesked og en selvvalgt emailbesked som komplementerende indhold til de informationer, der allerede står i dokumentet. En personlig video med dit dokument har flere fordele blandt andet kan det være med til at forkorte din salgscyklus og styrke relationen.

Send

Sidste step er at trykke send. Læn dig nu blot tilbage og vent på, at dokumenterne bliver underskrevet. Du kan med GetAccept hele tiden holde øje med, hvem der har underskrevet hvornår, og hvorfra de har gjort det, så du har fuld indsigt i processen og kan nå relevante deadlines.

Underskriv PDF med digital signatur

PDF-filer indeholder nogle gange en indbygget mulighed for at tilføje en digital underskrift i PDF, men denne løsning har ikke samme høje sikkerhedsniveau som beskrevet i ovenstående. GetAccept gør det nemt at underskrive en PDF digitalt uden at gå på kompromis med dokumentets sikkerhed.

PDF er for mange virksomheder og organisationer det foretrukne valg af format, når der skal udveksles dokumenter og digitale underskrifter. I din jagt på en løsning til underskrivning af dokumenter digitalt bør du derfor altid vælge en løsning, som er kompatibel med netop elektroniske underskrifter i PDF.

Er elektroniske signaturer lovlige og juridisk bindende?

Ja, elektroniske signaturer er både lovlige at benytte og juridisk bindende i næsten alle tilfælde. GetAccept tilbyder dig en platform, som gør det enkelt og sikkert for dig at underskrive og indsamle underskrifter digitalt. GetAccept efterkommer alle krav fremsat i både ESIGN, UETA og eIDAS, som er internationalt gældende love vedrørende brug af elektroniske signaturer.

Du kan læse mere om de juridiske aspekter angående e-signatur her.

Brug for en e-signatur løsning?

Kontakt en af vores eksperter i dag og book en demo. Vi hjælper jer med at finde en løsning, der effektiviserer jeres underskriftsproces og passer til jeres behov.

book-a-demo-electronic-signature
BOOK EN DEMO