Blogg_Thumbnail_Digital_Signatur

Hvordan underskriver man dokumenter digitalt?

Når man underskriver dokumenter digitalt, sparer man ikke bare tid – man får et væld af fordele. 

Med elektroniske underskrifter på digitale dokumenter skal du ikke printe, underskrive, scanne og sende dokumentet retur, som tidligere. Du tilføjer i stedet blot din digitale signatur direkte til et dokument fra din computer, tablet eller telefon. Du kan underskrive PDF-filer, Word-dokumenter og billedfiler ved at sætte din digitale signatur på et online dokument. 

Begreberne digital signatur og elektronisk signatur bruges ofte til at beskrive én og samme ting, selvom der er nogle væsentlige forskelle. Man bruger som udgangspunkt elektroniske signaturer, når man skal indsamle underskrifter, mens digitale signaturer bruges, når man selv skal sætte sin underskrift på et dokument og gerne vil tilføje et ekstra niveau af krypteret sikkerhed til sin underskrift. Det er også en mulighed at kombinere elektroniske signaturer med digitale signaturer, på den måde kan man opnå samme høje sikkerhedsniveau, når du skal indsamle underskrifter.

Hvordan underskriver man et dokument digitalt?

Først skal du naturligvis have et dokument, der skal underskrives. Hvis det er et fysisk dokument, kan du tage billeder i høj opløsning og overføre dem til din computer som .JPG- eller .PNG-filer. Du kan også vælge at scanne dem ind. 

Efterhånden har de fleste dog dokumenterne i et digitalt format. Det kan for eksempel være som en PDF-fil, et Word-dokument eller andre formater. 

Processen er simpel:

  • Upload dokument
  • Vælg modtagere
  • Tilføj evt. videobesked
  • Send

Upload dokument

Når du har dit dokument der skal underskrives, skal du uploade dit dokument til en e-signaturplatform. Du kan eksempelvis benytte dig af GetAccepts mulighed for at oprette en gratis konto for at komme hurtigt i gang, når du skal have et dokument underskrevet. Når du har oprettet en konto hos en e-signatur udbyder (f.eks. GetAccept), kan du starte med at uploade dokumenterne.

Vælg modtagere

Næste step er at vælge de personer, som skal underskrive dokumenterne ved at indsætte deres navn og emailadresse. 

I de fleste esignatursoftware kan du vælge, hvis der er flere der skal underskrive dokumentet, hvilken rækkefølge personerne skal underskrive dokumentet i. Det er hensigtsmæssigt og kan være med til sætte fart på underskrifts processen, hvis der for eksempel er en bestemt intern struktur i forbindelse med godkendelsesprocessen. Med den her funktion får de relevante personer besked med det samme, når det er deres tur til at underskrive. 

Du kan også indsætte felter med plads til selve underskriften, informationsbokse, tjeklister, dropdowns og andre ting, hvor modtageren kan indtaste nødvendige informationer.

Tilføj evt. videobesked

Med GetAccept har du mulighed for at tilføje en videobesked og skrive en personlig tilpasset email besked eller vælge en standard email besked. Det har flere fordele at tilføje en personlig video til dit dokument, det kan blandt andet være med til at forkorte din salgscyklus og styrke relationen. 

Send

Sidste step er at trykke send. Læn dig nu tilbage og vent på, at dokumenterne bliver underskrevet. Du kan med GetAccept hele tiden holde øje med, hvem der har underskrevet hvornår, og hvorfra de har gjort det. Du har fuld indsigt i processen.

Vil du være sikker på, at der bliver taget handling på dit dokument, kan du med de fleste e-signatur udbydere tilføje automatiske påmindelser. I GetAccept kan du for eksempel planlægge og personliggøre påmindelser, som automatisk bliver sendt til modtageren på baggrund af deres interageren med dokumentet eller manglen på samme. 

Derudover har du altid et overblik på dit dashboard, der giver dig indsigt i hvor modtageren er i processen med dine dokumenter, så du bedre kan time dine opfølgninger og blive mere effektiv.

Læs mere om GetAccepts e-signatur løsning

Godkendelse, verifikation og sikkerhed

Sikkerhed er alfa omega - både når du skal have dine dokumenter underskrevet og når du bliver bedt om underskrive et dokument digitalt. Et digitalt underskrevet dokument er mere sikkert end en traditionel underskrift med blæk og papir. 

Et digitalt underskrevet dokument bliver krypteret med den digitale underskrift og får tilføjet en revisionslog, der sporer og tidsstempler informationer fra det øjeblik et dokument bliver sendt til underskrift til det er færdig signeret og krypteret. 

Et dokument er verificeret, når det er elektronisk underskrevet af begge parter. Et digitalt verificeret dokument sikrer også mod at parterne kan redigere i dokumentet efter underskrift. Dokumentets revisionslog gør at begge parter kan se, hvornår hvilke handlinger er gjort, samt det kan bruges i retten ved eventuelle tvister. 

Derudover er det selvfølgelig også vigtigt, at du kan være sikker på, at det er den rigtige person, der underskriver dokumentet digitalt. Dette kan sikres gennem forskellige metoder, hvor man identificerer modtageren enten ved en bekræftelseskode via SMS, BankID, NemID (snart MitID), et sikkerhedsspørgsmål eller ved at få signaturen godkendt gennem modtagerens LinkedIn konto. 

Derudover kan du også bekræfte underskriverne med ID ved at bede modtageren om at uploade ID for at verificere signaturen. På den måde sikrer du en fejlfri underskrift proces med fuld juridisk support.

Underskriv PDF med digital signatur

PDF-filer indeholder nogle gange en indbygget mulighed for at tilføje en underskrift i PDF, men denne løsning har ikke samme høje sikkerhedsniveau som beskrevet i ovenstående. GetAccept gør det nemt at underskrive en PDF digitalt uden at gå på kompromis med dokumentets sikkerhed. 

PDF er for mange virksomheder og organisationer det foretrukne valg af format, når der skal udveksles dokumenter og digitale underskrifter. I din jagt på en løsning til underskrivning af dokumenter digitalt bør du derfor altid vælge en løsning, som er kompatibel med netop elektroniske underskrifter i PDF. 

Er elektroniske signaturer lovlige og juridisk bindende?

Ja, elektroniske signaturer er både lovlige at benytte og juridisk bindende i næsten alle tilfælde. GetAccept tilbyder dig en platform, som gør det enkelt og sikkert for dig at underskrive og indsamle underskrifter digitalt. GetAccept efterkommer alle krav fremsat i både ESIGN, UETA og eIDAS, som er internationalt gældende love vedrørende brug af elektroniske signaturer. 

Du kan læse mere om de juridiske aspekter angående e-signatur her.

Fordele ved at underskrive dokumenter digitalt

Som vi nævnte i starten er der en række fordele ved at underskrive dokumenter digitalt. Du har sikkert allerede gjort dig nogen tanker om, hvordan I kan gøre jeres underskrift proces mere effektiv, da det formentlig også for jer kan være en lang procedure, der kan tage flere dage, endda uger. 

Her får du 5 umiddelbare fordele ved at erstatte den traditionelle metode med elektronisk signatur. 

  1. Sporbarhed
  2. Sikkerhed
  3. Mindre administration
  4. Nemt at gå til
  5. Godt for miljøet

1. Sporbarhed

Når man sender en papirkontrakt eller kontrakter som vedhæftede filer over email kan det være svært at vide, hvor i processen kontrakten er, hvem der har skrevet under, og hvem der ikke har skrevet under. GetAccepts eSignatur løsning giver dig indsigt fra det første salgsmøde til den endelige underskrevne aftale. Du bevarer overblikket over hele underskrift processen.

2. Sikkerhed

Som nævnt tidligere er sikkerhed alfa-omega for digitale underskrifter. Når du vælger en e-signatur udbyder bør du sikre dig, at de opfylder alle love og regler angående elektronisk signatur, som f.eks eIDAS og GDPR, samt at du også har adgang til dine underskrevne dokumenter, hvis du vælger at stoppe med at bruge den valgte udbyder. 

3. Mindre administration

Du mindsker det administrative arbejde, når du deler dokumenter digitalt. Tænk på alt den tid, du sparer ved ikke at skulle printe, scanne, sende og arkiverer.

4. Det er nemt at gå til

Kontrakter opbevaret i mapper på meter lange reoler. Hvor starter du med at lede? Med digitale kontrakter og et digitalt arkiv er det let at søge de relevante aftaler frem på næsten ingen tid.

5. Godt for miljøet

Ethvert papir der ikke er printet, er godt for miljøet og naturen. Tænk på alle de træer og skove I kan redde ved at transformere til digital dokumenthåndtering og digitale underskrifter.

Brug for en e-signatur løsning?

Kontakt os i dag, så bliver du teamet op med en af vores eksperter, som vil guide dig gennem platformen med fokus på din organisations udfordringer.

Vi hjælper jer med at finde den bedste løsning, der effektiviserer jeres underskriftsproces og passer til jeres behov.

book-a-demo-electronic-signature
BOOK EN DEMO