E-signering: vad det är och hur det fungerar

• E-signering gör det möjligt att signera dokument digitalt på några sekunder, vilket sparar tid och minskar kostnader jämfört med pappersbaserade processer.
• Elektroniska signaturer är juridiskt bindande i Sverige, EU, Storbritannien och USA enligt ESIGN, UETA och eIDAS-förordningen.
• Verktyg för e-signaturer erbjuder säkerhetsfunktioner som kryptering, autentisering och manipulationssäkra revisionsloggar.

En e-signatur, eller elektronisk signatur, är en juridiskt bindande metod för att signera ett dokument digitalt. Den ersätter en handskriven underskrift och skapas när en person har för avsikt att signera något, exempelvis genom att klicka på en knapp.

Till skillnad från en underskrift med papper och penna är e-signaturer digitala och säkrare. De använder kryptering för att verifiera undertecknarens identitet och skydda dokumentets integritet.

Ja, elektroniska signaturer är juridiskt bindande i Sverige. Enligt eIDAS-förordningen får en signatur inte nekas rättslig verkan bara för att den är elektronisk [EUR-Lex, artikel 25, 2024]. Det gäller affärsavtal, offerter, anställningsavtal och de flesta andra dokument där lagen inte kräver särskild form.

Specifikt säger eIDAS-förordningen att "En elektronisk underskrift får inte förvägras rättslig verkan eller giltighet som bevis vid rättsliga förfaranden enbart på grund av att underskriften har elektronisk form eller inte uppfyller kraven för kvalificerade elektroniska underskrifter." [EUR-Lex, 2024]

GetAccepts verktyg för elektronisk signering av avtal och dokument uppfyller kraven i de viktigaste internationella lagarna och förordningarna.

Det finns flera lagar för e-signaturer som är bra att känna till.

E-signering med internationella motparter

Svenska företag kan använda e-signering med internationella motparter. Inom EU/EES är e-signering juridiskt gångbart i alla medlemsländer. I USA gäller egna lagar som också erkänner elektroniska signaturer.

Så fungerar det inom EU/EES

eIDAS-förordningen (EU No.910/2014) fastställer ett rättsligt ramverk för elektronisk identifiering och betrodda tjänster, och slår fast att en e-signatur inte får nekas rättslig verkan inom EU [Myndigheten för Digital Förvaltning, 2026]. Den skapar en gemensam standard för hela den europeiska marknaden.

USA (ESIGN & UETA):

ESIGN Act skrevs under den 30 juni 2000 och innehåller en allmän regel om giltigheten av elektroniska signaturer för transaktioner som berör mellanstatlig eller utländsk handel [National Credit Union Administration, 2025]. UETA kompletterar detta och fastställer den juridiska likvärdigheten mellan elektroniska och handskrivna signaturer, vilket undanröjer hinder för elektronisk handel [Uniform Law Commission].

Enligt EU:s eIDAS-förordning finns det tre huvudsakliga nivåer av e-signaturer med olika säkerhetsnivåer: enkel (SES), avancerad (AES) och kvalificerad (QES). Alla tre är juridiskt giltiga i EU. Skillnaden ligger i hur starkt signaturen binds till personen och hur lätt den är att bevisa [EUR-Lex, 2014].

För att en signatur ska räknas som avancerad ställs fyra specifika krav: den ska vara knuten till en undertecknare, det ska gå att identifiera vem undertecknaren är, den ska med hög grad av tillförlitlighet ha skrivits under av undertecknaren, och den ska vara knuten till den specifika handlingen så att alla ändringar kan upptäckas. För kvalificerad signering tillkommer ytterligare krav – undertecknarens identitet ska styrkas med ett kvalificerat certifikat och underskriften ska skapas med en kvalificerad anordning, vilket medför höga säkerhetskrav kopplade till identifiering och skydd mot förfalskning [Post- och Telestyrelsen, 2025].

BankID är inte direkt en e-signatur. BankID bevisar vem personen är medan den elektroniska signaturen är själva underskriften av avtalet. Vid signering med BankID används e-ID:t som identifiering, och sedan knyts personens signatur och identitet till dokumentet.

Du kan e-signera utan BankID, till exempel med en länk via e-post eller SMS. Du kan också använda BankID bara för att logga in, utan att något avtal signeras.

De flesta affärsdokument kan e-signeras: anställningsavtal, NDA:er, säljavtal, inköpsorder, leverantörsavtal och policybekräftelser.

Huvudregeln i svensk avtalsrätt är formfrihet. Ett avtal är bindande även utan underskrift, så länge parterna är överens.

Undantagen är dokument där lagen kräver särskild form, till exempel fastighetsköp och testamenten.

Här är några exempel på dokument som olika team kan signera digitalt:

Ja, elektroniska signaturer kan vara minst lika säkra som underskrifter med papper och penna, ofta säkrare. Fördelen med en digital signatur är att den via digitala spår kan visa vem som signerade vad och när. Ett utskrivet avtal kan inte visa vem som har läst det, kopierat det eller bytt ut en sida.

Var lagras signerade dokument?

Det beror på leverantören, så fråga innan du skriver på. Det här brukar IT, säkerhet och inköp vilja ha svar på:

• I vilket land ligger servrarna?
• Vem är underbiträde?
• Hur länge sparas dokument?
• Kan signaturer och avtal exporteras?

Att e-signering har blivit mainstream är tydligt i siffrorna: 62% av säljavdelningar och 57% av marknadsavdelningar använder idag digitala dokumentverktyg, inklusive fildelning och e-signering [Statista, 2025].

Det finns många verktyg. Skillnaden ligger i vad som händer före och efter själva signaturen. Det här bör du kräva:

• Alla tre signaturnivåerna: SES, AES och QES, så att du kan välja per dokumenttyp i stället för att byta system när kraven ändras.
• BankID-stöd: Särskilt om du signerar anställningsavtal eller avtal med privatpersoner.
• Mallar och signeringsordning: Så att repetitiva avtal tar minuter, inte timmar.
• Påminnelser och statusvy: Du ska se vem som öppnat och vem som saknas.
• Audit trail och signeringsbevis: Exporterbart och verifierbart oberoende av leverantören.
• Krypterad lagring och GDPR-stöd: Med tydligt personuppgiftsbiträdesavtal och information om underbiträden.
• Integrationer: Främst mot ditt CRM, så att signerade avtal hamnar där affären lever. Ett API och webhooks ger dig friheten att koppla in signeringen i egna system.
• Analytics: Insyn i hur avtal rör sig, så att du ser var affärer fastnar.

GetAccept kan hjälpa dig med alla dessa saker. Boka en demo så visar vi hur.

GetAccept är det bästa verktyget för e-signering, men det är fortfarande bara en del av vår plattform för hela säljprocessen. Vi kombinerar juridiskt bindande e-signaturer med funktioner som Digital Sales Rooms, offertverktyg, och system för digital avtalshantering.

Detta gör att du inte bara kan få avtal signerade, utan också kan guida din köpare genom hela affären.