Hvad er e-signatur software?

Værd at vide om e-signatur-software

Elektronisk signatur-softwares er et stærkt alternativ til den typisk tidskrævende proces, hvor dokumenter skal printes, underskrives med pen, sendes og godkendes. Med et elektronisk signatur-software kan du indsamle e-signaturer digitalt, sikkert og effektivt, uanset om du arbejder med medarbejderkontrakter eller salgsdokumenter.

Udover at være et mere sikkert og effektivt alternativ til den klassiske forsendelse så undgår du også at skulle bekymre dig om, hvorvidt dokumentet er nået frem til modtageren i tide, såfremt det skal underskrives inden en deadline. Du er altså ikke afhængig af eksterne faktorer som eksempelvis et postvæsen.

Fordele ved elektronisk signatur-software

Der er mange fordele ved at benytte sig af en digital signatur-software. Den første har vi været inde på, og det er effektiviteten af en elektronisk underskrift. Med en elektronisk signatur-software bliver processen 100 % digital, og du kan i ét og samme program oprette, redigere og sende dokumenter ud til underskrivning.

Med denne metode undgår du at skulle holde styr på en stor mængde fysiske dokumenter, du kan nedsætte forbruget af papir, og du kan handle udenom om tredjeparter som eksempelvis postvæsenet. Derudover kan du også i de fleste tilfælde nedsætte antallet af arbejdstimer, som bruges på indsamling af e-signaturer, samtidig med at du får underskriften hurtigere i hus.

Hvem benytter sig af elektronisk signatur-software?

De fleste elektronisk signatur-softwares benyttes af virksomheder til at underskrive salgsaftaler og medarbejderkontrakter. Teknologien benyttes blandt andet inden for følgende brancher: IT og teknologi, telekommunikation og medier, ejendomsbranchen, engros og detailhandel, transport og logistik, forsyning og grøn omstilling, samt til konsulentrådgivning.

De forskellige typer af e-signatur-softwares

Elektroniske signaturer – e-signaturer henviser til enhver form for elektronisk godkendelse, hvor en underskrivers identitet skal bekræftes. Denne løsning kommer ofte med eksempelvis tofaktor-godkendelse og andre sikkerhedstiltag, som gør det sikkert at benytte, samtidig med at der også skabes et detaljeret revisionsspor.

Digitale signaturer – digitale signaturer er en specifik type af e-signaturer. De tilfører som udgangspunkt et højere niveau af sikkerhed til dokumentet, da digitale signaturer er valideret gennem CA’s (Certificate Authorities) og TSP’s (Trust Service Providers). Både e-signaturer og digitale signaturer benyttes flittigt af virksomheder, men digitale signaturer er de flestes foretrukne valg til opgaver, som involverer ekstra stor økonomisk risiko.

Elektroniske signaturer benyttes primært, når der skal indhentes underskrifter modsat en digital signatur, som bliver brugt til at sætte din egen underskrift på et dokument og for at styrke dokumentets autenticitet.

E-signatur-softwarens funktioner

Underskrivning af dokument – Underskriveren kan nemt og intuitivt underskrive dokumenter

Påmindelser – Minder underskriveren om dokumenter, der venter på at blive skrevet under, samt informerer dem om sidste dato for underskrift

Mobilvenlig løsning – Brugere kan sende og underskrive dokumenter fra smartphones og andre mobile enheder

Underskrift workflow – Afsendere og administratorer kan bestemme rækkefølgen for underskrifter på dokumenter

Op til flere underskrifter – Mulighed for at udsende dokumenter, som påkræver flere personers underskrift på samme tid

Rapportering – Modtag og skab brugerdefinerede rapporter til styring af hele signaturprocessen

Historik og revision af underskrifter – Giver dig et komplet overblik over dokumentets signaturhistorik i overensstemmelse med alle gældende regulativer på området

Egnet til større organisationer – Mulighed for at skalere løsningen til meget store organisationer

Personliggørelse af dokument – Mulighed for personliggørelse af forskellige elementer i signaturprocessen

Læs mere om GetAccepts e-signatur løsning