Hvordan fungerer elektronisk signering av dokumenter?

Med elektronisk signering sparer du masse tid. Du slipper å skrive ut dokumenter, signere dem for hånd, skanne dem og deretter sende dem tilbake til motparten. Kombinerer du en e-signatur (elektronisk signering) med en digital signatur, får du i tillegg et dokument som er nærmest umulig å manipulere. Og dersom noen likevel skulle forsøke seg, vil det finnes tydelige digitale spor som avslører at dokumentet er endret.

En digital signatur er som et unikt fingeravtrykk som formes når dokumentet undertegnes. Det integreres i selve dokumentet og er umulig å fjerne. Enkelt forklart, kan du si at en elektronisk signatur brukes til å innhente en persons underskrift, mens den digitale er noe du skaper for å garantere for dokumentets integritet.

Elektronisk signering – slik går du frem

Først og fremst trenger du noe som krever elektronisk signering – et dokument. Dersom det er et fysisk dokument, kan du ta et bilde av det og laste det opp til PC-en, enten som JPEG- eller PNG-filer. Du kan også bruke en skanner for å laste opp et fysisk dokument.

I de fleste tilfeller finnes det allerede et digitalt dokument. Det vanligste er å benytte seg av enten en PDF- eller en Word-fil.

Neste steg er å testsignere dokumentet via GetAccepts Sales Enablement-plattform, som du får tilgang til når du oppretter en gratis testkonto her. 

Oppgi navnet og e-postadressen til de personene som skal undertegne, og velg i hvilken rekkefølge de skal motta dokumentet. Kanskje vil du at én person skal ha signert og godkjent det før det går videre til neste person som skal signere.

Velg og plasser deretter eventuelle tekstfelter i dokumentet, slik at mottakeren kan fylle ut nødvendige detaljer og elektronisk signering på rett sted. Dette kan være signaturfelt, dropdown-felt og avkrysningsruter. Du kan også legge ved en videohilsen og en kort innledning for å presentere dokumentet du skal sende.

Deretter er det bare å lene seg tilbake og følge prosessen. Du kan se hvor og når dokumentet signeres, og hvor lang tid mottakeren bruker på å gå gjennom de ulike delene av det.

Er elektronisk signering juridisk bindende?

Ja, elektroniske signaturer er juridisk bindende. GetAccept tilbyr en juridisk bindende e-signeringsløsning for alle dokumentene og avtalene dine. GetAccept oppfyller i tillegg alle kravene i U.S. Electronic Signature in Global and National Commerce Act of 2000 (ESIGN), Uniform Electronic Transactions Act (UETA) og eIDAS (EU No.910/2014).

Les mer om hva de juridiske aspektene ved e-signering er her.