Gratis tilbuds- og kontraktsmaler

Så, la oss starte med en definisjon. Et tilbud (også kalt forretningsforslag) er et dokument du sender til en potensiell kunde som gir en beskrivelse av produktet/tjenesten du tilbyr, og som forklarer hvorfor du er den beste kandidaten til jobben. Med andre ord er det en slags salgspitch til et bestemt oppdrag eller prosjekt, en leveranse av en tjeneste, eller i noen tilfeller tilbud om å bistå som leverandør av et bestemt produkt.

Når en kunde ønsker å sette i gang et samarbeid med et selskap, kontakter kunden virksomheten for å få et forslag til pris og vilkår for et produkt eller en tjeneste. Et tilbud er et skriftlig forslag, og når den er blitt sent, kan kunden selv bestemme om et samarbeid skal igangsettes.

Her er 10 tips til hvordan du kan skrive et bra tilbud:

1. Forside
Start tilbudet med en forside som inneholder grunnleggende informasjon, for eksempel firmanavn, firmalogo, kundens navn og kontaktinformasjon, samt dato og tittel. Dette bidrar til at tilbudet ser mer organisert og profesjonelt ut.

2. Innholdsfortegnelse
Inkluder en innholdsfortegnelse i tilbudet ditt. Det hjelper mottakeren med å forstå hva han eller hun kan forvente å lese i tilbudet ditt. Med klikkbare lenker kan din potensielle kunde klikke seg direkte inn på en bestemt side uten å måtte bla gjennom flere sider.

3. Oppsummering
I dette avsnittet bør du oppsummere hvorfor du er den rette personen til jobben og hvordan løsningen din vil tilfredsstille kundens behov. Unngå å oppsummere alle aspekter ved tilbudet, og fokuser heller på å få frem de viktigste punktene som du vil at leseren skal huske. Det kan være en god idé å sette de opp i en punktliste, gjerne rangert i en logisk rekkefølge.

4. Problemstilling
Dette er avsnittet hvor du bør vise kunden at du forstår deres behov, og at du fullt ut forstår problemet de ønsker å løse. Benytt anledningen til å gjenta problemet de står overfor med dine egne ord, slik at de vet at du forstår hva de er ute etter. Vis at kundens behov blir oppfylt ved å velge deg som leverandør.

5. Løsning
Vis hvordan du vil løse den potensielle kundens problem, og hvordan du planlegger å gå frem for å gjennomføre planen for prosjektet. Tidligere avsnitt skraper mest i overflaten, men i denne delen av tilbudet bør du gå mer i dybden på hvilke steg du vil ta for deg for å løse kundens problem.

6. Kvalifikasjoner
Her gjelder det å overbevise din potensielle kunde om hvorfor du er den mest kvalifiserte personen til å ta på deg jobben. Du kan trekke frem relevant utdanning, bransjespesifikke kurs, sertifikater, tidligere vellykkede prosjekter av lignende art, tidligere erfaring, kundecaser og lignende.

7. Tidsplan
Spesifiser hvor lang tid det foreslåtte prosjektet ditt vil ta. Aldri undervurder tiden det tar å fullføre prosjektet fullt ut, og forsøk å unngå å gi kunden urealistiske forventninger. Hvis du tilbyr et fysisk produkt er dette avsnittet kanskje ikke relevant å ta med i tilbudet.

8. Pris, betaling og juridiske aspekter
Angi pris og betalingsplan om nødvendig. Hvordan du strukturerer denne delen avhenger i stor grad av det spesifikke produktet/tjenesten du tilbyr. Hvis der er juridiske aspekter man bør være oppmerksom på, for eksempel tillatelser eller lisenser, inkluderer du denne informasjonen her. Husk at du alltid kan legge til en seksjon hva gjelder håndtering av juridiske aspekter for et prosjekt.

9. Fordelene
Dette er din siste sjanse til å vise hvorfor DU bør bli valgt. Ikke vær redd for å være for detaljert, det er nå det gjelder. Hvorfor er du/din bedrift det beste valget?

10. Signering
Nå er det på tide å lande avtalen. Med GetAccept kan du få avtalen din signert med en enkel e-signatur. Bare legg til et signeringsfelt i dokumentet! Du kan også angi en spesifikk signeringsrekkefølge hvis det er flere beslutningstakere som skal signere avtalen.

Lengden på tilbudet ditt avhenger av bransjen din, omfanget av prosjektet og kundens spesifikasjoner. Men som en tommelfingerregel, bør du alltid ha et så kort tilbud som mulig med all nødvendig informasjon. Det er to ulike grunner til dette:

For det første så vil du ikke at din potensielle kunde skal gå videre til din konkurrent! Og for det andre, vil du mest sannsynligvis ikke forlenge eller hale ut salgsprosessen mer enn nødvendig. Hvis mottaker ikke kan lese og forstå tilbudet ditt på mellom 5-10 minutter, er sjansen stor for at den vil havne i en bunke bestående av flertallige gjøremål eller bli videresendt til noen andre.

Så hvordan kan du gjøre tilbudet ditt kortere? Du kan flytte all ekstra informasjon til vedlegg, slik som attester, grafer, diagrammer og juridiske aspekter. For å redusere selve teksten, bør du være oppmerksom på at du ikke repeterer deg.