Gratis offert- och avtalsmallar

Låt oss börja med en definition. En offert är ett dokument du skickar ut till en potentiell kund och berättar vad för produkt eller tjänst du erbjuder. I offerten förklarar du varför det är ni som är bäst lämpade för ett specifikt jobb eller projekt.

En offert kan vara antingen begärd eller icke-begärd. När en potentiell kund lägger ut en RFP (request for proposal), kallas din offert begärd. När du istället skickar ut en offert i hopp om att attrahera företaget att signera utan en RFP kallas det en icke-begärd offert.

Det finns också andra typer av säljofferter som är riktade till redan existerande kunder, exempelvis förnyelse av kontrakt.

Här är tio steg för att skapa en vinnande offert.
1. Titelsida

Börja din offert med en titelsida, som innehåller grundläggande information, som företagets namn, logotyp, din kunds namn och kontaktinformation, datum och en titel. Detta för att få saker att se mer organiserade och professionella ut.

2. Innehållsförteckning

Inkludera en innehållsförteckning i din offert. Det hjälper mottagaren att veta vad de kan förvänta sig, och med klickbara länkar kan din potentiella kund klicka direkt till en sida utan att behöva navigera genom flera sidor.

3. Sammanfattning

Sammanställ hur din produkt/lösning kommer att tillfredsställa kundens behov. Gör det på ett sådant sätt att det är lätt att förstå och att följa. Presentera ditt erbjudande i punktform, vilket skapa tydlighet och en bra översikt.

4. Problemförklaring 

Nu är det dags att visa din potentiella kund att du förstår deras behov och till fullo förstå problemet de försöker lösa. Ta tillfället i akt att upprepa problemet de står inför med dina egna ord så att de vet att du förstår vad de letar efter.

5. Lösning

I detta steget så presenterar du hur du kommer att lösa din potentiella kunds problem. Du har tidigare presenterat lite kort om just detta, men nu är det dags att gå in i detalj om vilka steg du ska vidta för att lösa deras problem.

6. Kvalifikationer

Övertyga din potentiella kund varför du är den mest kvalificerade personen att ta jobbet. Du kan nämna relevant utbildning, branschspecifik utbildning, dina tidigare framgångsrika projekt av liknande karaktär, erfarenhet, kundreferens, och så vidare.

7.Upplägg

Ange hur lång tid projektet kommer att ta. Var ärlig och underskatta inte hur lång tid det kommer att ta att slutföra ett projekt. Lova vad du kan leverera!

8. Pris, betalning & juridiska aspekter

Ange pris och betalningsplan om det behövs. Hur du strukturerar den här delen beror till stor del på den specifika produkt/tjänst som du erbjuder. Om det finns några juridiska aspekter att ta hand om, till exempel tillstånd eller licensiering, inkludera denna information här. Tänk på att du alltid kan lägga till en del som är helt avsedd för att hantera den juridiska aspekten av ett projekt senare

9. Fördelarna

Detta är din sista chans att visa varför just du ska bli vald. Var inte rädd för att vara för detaljerad, det är nu det gäller. Varför är du/ditt företag det bästa valet?

10. Signering

Nu är det dags att avsluta affären. Med GetAccept kan du få ditt avtal undertecknat med e-signering. Lägg till ett signaturfält så att din potentiella kunder kan signera avtalet snabbt, smidigt och säkert.

Längden på din offert beror på din bransch, projektets omfattning och kundens specifikationer. Men som en tumregel vill du att ditt förslag ska vara så kort som möjligt. Det är av två skäl: 

Först, du vill inte att din potentiella kund ska ge det vidare till dina konkurrenter och för det andra så vill du inte förlänga säljprocessen.

Så hur kan du göra ditt förslag kortare? Du kan flytta all extra information till bilagan, som t.ex.  kundreferenser, grafer, diagram och juridiska aspekter. För att minska själva texten kan du hålla utkik efter upprepning.