Favorittfunksjoner —
Sikker utsendelse og signering - full konfidensialitet da det ikke er mulig å videresende | Alltid “on the go” tilgang - full access fra mobile devices | Full sporbarhet - loggføring som viser alt fra når dokumentet ble mottatt, lest til signert
Utfordring
Det ble tidlig i 2020 utredet hvorvidt GetAccept kunne være et aktuelt og nyttig verktøy for EiendsomsMegler 1 Oslo AS og når Covid- 19 slo til for fullt med tilhørende restriksjoner i samfunnet, så var det ingen tvil om at tidspunktet for å ta det i bruk var riktig. Før GetAccept ble alle ansatt- og endringsavtaler ført med penn og papir. I en bransje hvor det er foretakene som konkurrerer om de beste ansatte så var det utfordrende å kunne gi et skriftlig tilbud med konfidensialitet.
Sett ut ifra et miljøvern perspektiv så var det heller ikke bra med all papirbruken. Den aller største utfordringen rundt papiravtalene var signering og håndtering i arkiv. Med flere involverte i prosessen vil det alltid bli utfordringer med rutiner og tidsplaner.
Løsning
Det viktigste og mest avgjørende ved beslutningen om å ta i bruk GetAccept var at dette skulle digitalisere og forenkle hverdagen til de ansatte i EiendomsMegler 1 Oslo AS, noe som det virkelig har gjort. Når den tidligere prosessen var såpass gammeldags og tungvint så opplevde man å endelig komme inn i riktig århundre sier Michelle Grennes Andreassen, Systemansvarlig i EiendomsMegler 1 Oslo AS.
Etter å ha fått vist hvilke muligheter som finnes og hvordan GetAccept fungerer ble det enighet i ledergruppen om at dette var et system som de skulle bruke og implementere. EiendomsMegler 1 Oslo AS opplevde å få god opplæring og hjelp til implementeringen og oppstarten av GetAccept. En egen tildelt kontaktperson gjorde prosessen veldig enkel og de fikk svar på alle spørsmål som de lurte på, samt tips og triks til forenklinger.
Både verktøyet og samarbeidet med kontaktperson i GetAccept har de opplevd som utelukkende positiv fra første samtale. EiendomsMegler 1 Oslo AS er godt fornøyd med å bruke en digital plattform til produksjon og signering av avtaler.
Resultat
For at EiendomsMelger 1 Oslo AS sine ressurser som håndterer rekruttering skal slippe å forholde seg til det å måtte gå innom kontoret for å printe, men heller kjapt og enkelt kunne digitalt sende ut et tilbud, så anser de GetAccept som et viktig verktøy for foretaket. De er godt fornøyd med å bruke en digital plattform til produksjon og signering av avtaler. Straks malene var ferdigstilt og implementert i systemet ble det tatt i bruk med en gang.
Alle avtaler blir nå signert til rett tid, det mangler ingen vedlegg og alle som har behov for å motta signert avtale mottar denne. Dette er en stor endring fra de manuelle prosessene som de hadde tidligere i organisasjonen. Både verktøyet og samarbeidet med kontaktperson i GetAccept har de opplevd som utelukkende positiv fra første samtale.
"Når den tidligere prosessen var såpass gammeldags og tungvint så opplevde man å endelig komme inn i riktig århundre”
-Michelle Grennes Andreassen, Systemansvarlig, EiendomsMegler 1 Oslo AS
Det er svært viktig for EiendomsMegler 1 Oslo AS at deres samarbeidspartnere er lydhøre for tilbakemeldinger og forslag til endringer og her har GetAccept vært eksemplariske.
EiendomsMegler 1-alliansen er landets største leverandør av eiendomsmeglertjenester. Hver dag er deres 933 medarbeidere i full sving med å hjelpe folk over hele landet, og guider dem gjennom både kjøp og salg av bolig, fritidseiendom, prosjekt- og næringseiendom. Alliansen består av 12 selvstendige aksjeselskap som er eiet av de lokale SpareBank 1-bankene.
Visjonen til EiendomsMegler 1 Oslo AS er å alltid være i frontspissen på digital utvikling - både gjennom kjøp av tjenester og egenutvikling. De skal hel-digitalisere de arbeidsprosessene som er mulig og dermed forenkle og forbedre arbeidshverdagen til deres meglere og alle som jobber i en back-office eller administrativ stilling og gjennom gode verktøy fortsette den positive trenden i økning av markedsandeler.
“Når et foretak som EiendomsMegler 1 Oslo AS setter et såpass stort og kontinuerlig fokus på videreutvikling og innhenting av ny teknolog gir det meg som systemansvarlig et stort spillerom til å utforske og teste ut nye systemer og verktøy.”
-Michelle Grennes Andreassen, Systemansvarlig, EiendomsMegler 1 Oslo AS