Customer_Case_Devoteam_Folden

Devoteam case study

"GetAccept har uten tvil effektivisert vår hverdag betraktelig!"

CC_Devoteam_Quote

“I dag føles det ut som at det er noe som mangler når ikke videohilsen er lagt ved, det har blitt en ganske viktig del av mine utsendelser!”

Linn Dehli

HR-Manager, Devoteam

Utfordringen

Etter å ha lagt ned utallige timer med tradisjonelle og tidkrevende prosesser, ønsket Devoteam å digitalisere seg ytterligere med GetAccept sitt alt-i-ett-plattform. I tillegg hadde de et ønske om å være så digitalt fremoverlente som mulig for å kunne gjenspeile deres virksomhet. I dag benytter både HR- og salgsavdelingen seg av GetAccept, og har siden implementeringen våren 2019 vært tilfredse med hvor mye de har kortet ned deres interne og eksterne prosesser. 

HR-avdelingen har sett store gevinster ved å ta i bruk GetAccept til utsendelse av kontrakter, ansettelsesavtaler og rekrutteringsprosesser. Her har de gått fra å sende ut kontrakter liggende i Word, som måtte tilpasses hver gang noe skulle sendes ut til kandidater med enten vedlegg eller tilbud til enkle og skreddersydde maler i GetAccept. Som regel måtte et oppfølgingsmøte ta sted der kandidaten fysisk kom inn på kontoret, og man sammen regulerte kontrakten i papirformat. Deretter bega de seg ut på den tradisjonelle papirmølla de fleste kan kjenne seg igjen i, der alt måtte printes, signeres, scannes og sendes tilbake igjen til kandidaten med ulike vedlegg. Før implementeringen av GetAccept, opplevde Devoteam å få kommentarer på mangel av digitalisering - særlig når kontrakter måtte returneres per brev. 

Salgsavdelingen sin største og viktigste oppgave, er å jobbe med tilbudsbesvarelser og anbudsprosesser som krever flere eksemplarer, signaturer og vedlegg. Samtidig jobbes det med flere arrangementer, der det kreves signatur av virksomhetene det arbeides med. Før implementeringen av GetAccept, opplevde salgsavdelingen en del av oppgavene  som svært tidkrevende og utfordrende - da mange dokumenter og vedlegg brukt til anbuds- og tilbudsprosesser krevde en fysisk signatur. Signering av nevnte dokumenter krever som regel en umiddelbar signatur, noe som kan være utfordrende særlig om man jobber med flere prosesser samtidig, har korte tidsfrister eller befinner seg i ulike landområder. GetAccept benyttes i hovedsak til ovennevnte prosesser, men har også blitt brukt til å signere avtaler med kunder - uavhengig om kunden tar i bruk GetAccept eller ikke.

Løsningen

Etter at Devoteam ble introdusert for GetAccept under Oslo Business Forum i 2019, tok de steget videre og satte opp et malverk som bidro til å løse deres behov. Ved hjelp av GetAccept, har Devoteam fått muligheten til å sende ut tilbud på en enklere måte i et skreddersydd malverk. Samtidig har deres ønske om å bli enda mer digitalt fremoverlente blitt realisert. På bakgrunn av salgsavdelingen sin suksess med GetAccept, bestemte de seg for å bruke GetAccept for deres HR-avdeling. I dag både sender teamet ut og signerer anbud, tilbud, ansettelsesavtaler og kontrakter mer engasjerende og raskere ved hjelp av ulike funksjoner som video, chat, sporing og elektronisk signatur. De har oppsummert fått gode tilbakemeldinger fra kandidater i rekrutteringsprosesser, kunder og eksterne leverandører.

“Når man skal signere et tilbudsbrev trengs det som regel en signatur med én gang. Mottaker kan befinne seg i Japan for den saks skyld og likevel få signert dokumentet på nanosekunder. Før måtte man være på samme kontor og løpe rundt for å finne personen som skulle signere - og helst være fysisk tilstede. Nå kan man være hvor som helst, og man trenger som følge av dette ikke avbryte folk under møter. GetAccept har gjort det veldig enkelt for oss! Det er mye tid som har blitt kortet ned, og vi trenger ikke lenger bekymre oss for unødvendig mye printing og papirhauger - som uansett må kastes etter engangsbruk.”
- Devoteam

Resultatet

Etter implementeringen i salgsavdelingen deres, ønsket Devoteam å finne nye måter å effektivisere deres interne prosesser på. I dag er både Salgs- og HR-avdelingen i stand til å personalisere alle utsendelser, få signert avtaler raskere enn noen gang, samtidig som at de har fått mer kontroll over deres prosesser.

HR-avdelingen 
Devoteam rullet først ut GetAccept i deres salgsteam, men etter et par måneder så de raskt potensialet for å styrke kandidatopplevelsen i ansettelsesprosessen. I dag får alle kandidater tilsendt tilbud og kontrakter med en personlig videohilsen, med mulighet for å chatte direkte inne i plattformen som gir Devoteam muligheten til å komme med raske tilbakemeldinger, samtidig som at avtalen kan bli signert på flekken. Ved å ta i bruk sporingsfunksjonen, kan de følge med på alle involverte - hvem som har signert, åpnet, gått videre, gjennomgått og alle kandidatenes status. Snuoperasjonen har ført til at alle kandidater og mottakere fikk en personlig, oversiktlig og profesjonell opplevelse gjennom GetAccept.

Salgsavdelingen
Ved å ta i bruk GetAccept, har salgsavdelingen sett store gevinster av å innhente elektroniske signaturer på en effektiv og smidig måte. Det hender at flere tilbud og anbud må sendes ut og signeres i løpet av kort tid, og med GetAccept har dette blitt fullt mulig. Det har gjort det enklere for hele salgsteamet å få den oversikten de alle har ønsket seg, samtidig som at man kvitter seg med de meterlange papirmøllene. Smarte funksjoner i plattformen har gjort det mulig å sende alt fra anbud, tilbud, kontrakter og dokumenter på en unik måte - noe som får dem til å skille seg ut i mengden. Sist, men ikke minst - får de muligheten til å følge opp alle beslutningstakere etter alle utsendelser. 

“Helt i starten av COVID-19 og før virksomheter tok digitaliseringen på alvor, nevnte jeg til en av våre kunder at jeg kunne sette sammen en kontrakt i GetAccept - og deretter sette opp en strøm med en signeringsrekkefølge der flere mottakere kunne signere. Da ble kunden ganske imponert, særlig over hvor digitale fremoverlente vi viste oss å være”.

- Berit Hjelle Misund, Salgs- og Markedskoordinator

devoteam_logo

Fakta

Hvem:Linn Dehli (HR-Manager), Randi Lykken & Berit Hjelle Misund (Salg- og Markedskoordinatorer)

Bransje: Konsulenttjenester

Favorittfunksjoner

  • Sporingsfunksjonen
  • Video og kommunikasjon
  • Smart dokumenthåntering

Ønsker du å vite mer? Vi står klare for å hjelpe deg!

BOOK EN DEMO
Industry_BG_Blue

Devoteams favorittfunksjoner:


1. Sporingsfunksjonen
Ved å ta i bruk sporingsfunksjonen, kan de følge med på alle involverte - hvem som har signert, åpnet, gått videre, gjennomgått og alle kandidaters status. Man slipper å disponere tid på å følge opp avtaler, prosesser og kandidatene manuelt, og vet hele tiden hvor i løypa alle partene befinner seg.

2. Video
Videofunksjonen er en soleklar favoritt, og blir beskrevet som prikken over i’en når det kommer til kandidatopplevelsen på den andre siden av “bordet”. Den opplevelsen kandidaten sitter igjen med i ettertid - enten de velger å takke ja eller nei til jobben, tar de med seg videre.

3. Tidsbesparende
Kortet ned tiden man bruker på ansettelsesprosesser og anbudskonkurranser. GetAccept har gitt Devoteam muligheten til å disponere mindre tid på administrative oppgaver.

4. Smart dokumenthåndtering
Med GetAccept sitt kontraktstyringsverktøy kan man motta varsler når en kontrakt må fornyes. Man kan også følge med på om mottaker har åpnet, lest og signert dokumentet - alt i sanntid. For Devoteam er dette spesielt viktig ved månedsskifte, da flere kontrakter må fornyes

Linn Dehli, Randi Lykke og Berit Hjelle Misund

www.devoteam.no