Blogg_Thumbnail_remote_work_team

Hvordan jobbe effektivt og digitalt med 100+ ansatte i flere land?

Aliaa Noelle Hamza
13.mar.2020 12:13:00

Fredag 13. mars stengte vi alle våre kontorer på lik linje med flere millioner av selskaper verden over. Vi integrerte raskt et hjemmekontor på tvers av alle ulike avdelinger og land, samtidig som at vi avlyste eksterne møter og begrenset oss for alle fysiske forretningsreiser som var planlagt i tiden fremover. 

Oslo-kontoret som ble startet i januar 2019, består i dag av 12 ivrige ansatte som har vært med på den digitale reisen og transformasjonen, godt rustet for en periode med mange digitale aktiviteter. Som et selskap med flere hundre ansatte som har vendt seg til en daglig dose med sosial stimuli på arbeidsplassen, var det en veldig drastisk beslutning vi måtte ta etter Folkehelseinstituttets og Helsedirektoratets oppfordring om økt hjemmekontor denne helgen. Med en sterk kontor- og bedriftskultur, skjønte vi raskt at dette ikke ville la seg gjøre uten en klar implementeringsplan og strategi for de kommende dagene (og ukene). 

Så, hvorfor gjorde vi det? 

Vi eier våre egne beslutninger

Med uroen som har preget hele kloden de siste dagene, skjønte vi raskt at dette var en avgjørelse som måtte tas før eller siden. Vi fikk flere spørsmål fra våre ansatte hvor blant annet bekymringer og uvisshet kom tydelig frem. Fra dag én hadde vi en felles drive om hvordan vi som en full-digital bedrift kunne oppnå suksess; ved å sette klare retninger, mål og retningslinjer så tidlig som mulig i situasjonen vi i dag står ovenfor. På denne måten kunne vi forberede oss på å snu om noe negativt som står utenfor vår kontroll, til noe positivt. Ved å ikke la situasjonen kontrollere oss, kunne vi tilrettelegge og forberede oss slik at vi kan unngå å ta paniske og dårlige beslutninger. 

Ansatte og mennesker først

Våre ansatte er vår førsteprioritet, og for å beskytte dem og det store samfunnet vi er en del av, følte vi at vi trengte å gjøre det vi kunne for å minimere risikoen for å spre viruset ytterligere, samt minimere den betydelige belastningen den offentlige helsetjenesten har opplevd. Selv om vi mest sannsynligvis ikke vil være i stand til å beskytte våre ansatte fullt ut, var denne beslutningen med på å minimere risikoen for at mange ansatte blir syke samtidig. Dette sikrer at ingen kritiske funksjoner i selskapet svikter slik at vi kan fortsette å levere for kundene våre. 

Tillit

Med allerede klare mål og forventninger implementert i strategien, var vi ikke i tvil om at alle våre ansatte ville fortsette å levere gode resultater og bringe oss nærmere våre mål, uansett hvor i verden de var lokaliserte. Ved å fjerne unødvendig støy og distraksjoner fra kontorlandskapet, har vi troen på at det kan gagne virksomheter på sikt og være vel så effektivt. 

Digitalisering

Vi har alltid vært stolte over at vi er et fullstendig digitalt og datadrevet selskap, og at vi har de riktige verktøyene på plass for å tilrettelegge for effektiv arbeidsflyt. Vi benytter oss av alt fra Slack for intern kommunikasjon til Zoom for videokonferanser. HubSpot og Intercom tar vi i bruk for å styre kunden og til daglige gjøremål, samt andre nyttige verktøy som gjør arbeidet vårt sømløst. Vi er likevel klare over at noen verktøy og systemer sannsynligvis vil feile, og at vi raskt trenger å adressere dem ved behov. Vi har bygget GetAccept med troen på at verden blir mer digital, og dette er en flott måte å akselerere vår digitale transformasjon. 

Hvordan gjorde vi det?

Ta beslutninger sammen

Ta en strukturert beslutning. Baser det på fakta og data, og sørg for at man tar hensyn til alle hold i ledergruppen. I vårt tilfelle var ikke alle på samme side da vi startet diskusjonen, men til slutt tok vi beslutningen sammen - og nå kan vi informere alle andre uten å føle på en usikkerhet tatt av én eller færre personer.

Informasjon er nøkkelen

Etter at den faktiske beslutningen ble tatt av en enstemmig ledergruppe, visste vi at vi trengte å kommunisere dette på en tydelig måte. Vi satte sammen en informasjonspakke til alle våre ansatte, som skisserte de viktige delene av den store endringen vi stod ovenfor i helgen. Pakken som ble presentert inkluderte de tre viktige “HVORFOR, HVORDAN og NÅR” på en tydelig måte, og ble gjennomgått steg for steg. Den tok for seg interaksjon via e-post, Slack, Zoom for videomøter samt andre digitale møterom, slik at vi kunne opprettholde god dialog vedrørende spørsmål eller fremtidige bekymringer. Vi sørget også for at alle ledere fikk en tydelig verktøykasse som kunne benyttes på teamet. 

Selv visste vi at noen var bedre forberedt og rustet sammenliknet med andre, og at noen ansatte allerede hadde en liknende arbeidsmetodikk implementert fra før av. For noen var begrepet hjemmekontor et ukjent territorium, men med daglig bruk av digitale verktøy og plattformer så vi raskt tegn til optimisme. Vi innså raskt at det var en stor forskjell i å ha noen ansatte som jobbet hjemmefra i noen få dager og uker, enn å ha ansatte som jobber hjemmefra over lengre tid. 

Noen verktøy og rutiner vi har tatt i bruk: 

TeamWin Workshop

Alle team som jobber tettest sammen hadde egne workshops så raskt som mulig for å finne ut av og kartlegge hva som ville fungere best for dem - og hvordan man på enklest mulig måte kan integrere og sette opp et hjemmekontor. Ting som var viktige å tenke på var blant annet hvordan alle skulle kommunisere i tiden fremover, hvilke teammøter man skal sette av tid til og hvilken atferd som er viktig å ha for å nå våre mål.

Daglige kick-offs

Vi oppfordrer alle teams å ha et visuelt kick-off hver morgen. Under disse daglige digitale møtene kan alle sjekke inn og dele dagens viktigste oppgaver, be om hjelp og assistanse for de som trenger det. Dette er noe utviklingsteamene gjør i sine daglige “stand-ups”. På denne måten forplikter alle seg til hva de skal gjøre den dagen (aller viktigst for en selv), men det bringer teamet nærmere sammen. 

Live video-lunsj og "fika"

For å beholde noe av den sterke GetAccept-kontorstemningen og sosialiseringer vi er vant til, opprettet vi en felles videomøte-link der alle kan være med mens de spiser lunsjen hjemme. Vi opprettet også en felles lenke for den veldig viktige “Three-o’clock-fika” også kalt “fika” på svensk. For å motivere og skape stemning innad i teamet, starter vi i tillegg med en Live Lunch Quiz hver dag for å velge en “Work-from-home Quiz Master of the day”. 

Kommunikasjonsplan

Det bør komme klart frem for alle ansatte hvordan og hvor det skal kommuniseres, både innad i teamet og hvordan informasjonen blir spredt intern i virksomheten. Vår kommunikasjonsstrategi ble raskt oppdatert, re-lansert og implementert i våre ulike kanaler.

Ledelse hjemmefra 

Selv om vi har klare mål for alle våre ansatte, vet vi at når vi begynner å jobbe fullstendig digitalt, må vi ta dette til neste nivå. Forventningene må være enda klarere enn noen gang, både på kort og lang sikt. Hver leder oppfordres til å ha hyppigere en-til-en møter med alle teammedlemmer, med klare agendaer og mål. Vi har i tillegg satt opp et ukentlig møte med alle ledere for å samle tilbakemeldinger og dele “best practice” så vi på best mulig måte kan ta viktige beslutninger hvis denne situasjonen fortsetter. 

Selv om dette blir en ny hverdag for flere virksomheter, har vi troen på at dette også vil være en mulighet til å vokse enda mer som et team og forbedre vår måte å jobbe på. Noe vi kan være enige om er dette; uansett hvordan denne globale krisen vil ende, kan vi se tilbake og føle oss trygge på at vi tok en riktig beslutning - og gikk all in for det!

/GetAccept team

____
GetAccept forenkler og skaper helt nye forutsetninger for salgsprosessen gjennom digital signering av avtaler basert på kundens vilkår, men med selgerens kontroll. Les mer om deres produkt og hvordan du kan effektivisere dine tilbuds- og signeringsprosesser gjennom smarte løsninger for e-signering, dokumenthåndtering og Sales Enablement. Opprett en gratis testkonto her eller les anbefalinger fra noen av våre fornøyde kunder her.

Hold deg oppdatert med GetAccept