Signature électronique d'un devis : valeur juridique, étapes et outil

Oui, un devis peut être signé électroniquement. Un devis signé en ligne a la même valeur juridique qu'un devis signé à la main, à condition que l'outil utilisé identifie le signataire et garantisse que le document n'a pas été modifié (articles 1366 et 1367 du Code civil, règlement européen eIDAS).

 

Ce guide vous explique ce que dit la loi, quel niveau de signature choisir, comment faire signer un devis étape par étape et comment choisir votre outil. Avec GetAccept, vous créez le devis, l'envoyez, suivez sa lecture et le faites signer électroniquement sur une seule plateforme.

Peut-on signer un devis électroniquement ?

L'essentiel en 30 secondes :

  • Un devis peut être accepté par signature électronique : aucune loi n'impose de signature manuscrite.
  • Un devis signé par le client vaut contrat : il engage les deux parties sur le prix et la prestation.
  • Pour la plupart des devis, une signature électronique simple accompagnée d'un dossier de preuve suffit. La signature avancée ou qualifiée est utile pour les montants élevés ou les secteurs réglementés.
  • La mention « Bon pour accord » n'est pas obligatoire : c'est la signature qui vaut acceptation.
  • Pour choisir un outil, regardez aussi ce qui se passe avant et après la signature : création du devis, suivi de lecture, relances et intégration au CRM. C'est ce que réunit GetAccept.

Qu'est-ce qu'un devis signé ?

Le devis est le document par lequel un professionnel détaille son offre : description de la prestation ou des produits, prix, délais, conditions d'exécution et de paiement, durée de validité. Tant qu'il n'est pas signé, c'est une simple proposition.

Dès que le client le signe, le devis devient un contrat : le client s'engage à payer le prix indiqué et le professionnel à réaliser la prestation dans les conditions prévues. Aucune des deux parties ne peut ensuite modifier seule le prix ou le contenu.

Pourquoi faire signer vos devis ?

Faire signer un devis n'est pas toujours obligatoire, mais c'est fortement recommandé :

  • pour le vendeur, c'est la preuve que la vente est conclue et la base pour facturer ou réclamer un paiement ;
  • pour le client, c'est la garantie que le prix et le périmètre ne changeront pas ;
  • pour les deux, c'est un recours en cas de litige.

Dans quels cas le devis est-il obligatoire ?

Entre professionnels (B2B), le devis est en général facultatif. Il est en revanche obligatoire dans certains secteurs lorsque le client est un particulier : prestations de dépannage, de réparation et d'entretien dans le bâtiment et l'équipement de la maison au-delà de 150 € TTC (arrêté du 24 janvier 2017), services à la personne, déménagement ou prestations funéraires, par exemple. Dans tous ces cas, le devis peut être signé électroniquement.

Quelle est la valeur juridique d'un devis signé en ligne ?

Un devis signé électroniquement a la même valeur juridique qu'un devis signé à la main. Trois textes l'encadrent.

Ce que dit la loi

  • Article 1366 du Code civil : l'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur papier, à condition que la personne dont il émane puisse être dûment identifiée et qu'il soit établi et conservé dans des conditions qui en garantissent l'intégrité.
  • Article 1367 du Code civil : la signature électronique consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte. Cette fiabilité est présumée lorsque la signature est qualifiée (décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017).
  • Règlement eIDAS (UE n° 910/2014), modifié par le règlement (UE) 2024/1183 : une signature électronique ne peut pas être privée d'effet juridique au seul motif qu'elle est électronique. Le règlement définit trois niveaux de signature.

Signature simple, avancée ou qualifiée : laquelle choisir pour un devis ?

Niveau Comment le signataire est identifié Pour quels devis
Simple Lien envoyé par e-mail, dossier de preuve horodaté La grande majorité des devis courants, en B2B comme en B2C
Avancée Signature liée au seul signataire, avec une vérification supplémentaire (code SMS, par exemple) ; toute modification ultérieure est détectable Devis à montant élevé, engagements longs, clients qui exigent un niveau de sécurité renforcé
Qualifiée Identité vérifiée par un prestataire de confiance qualifié, avec un certificat qualifié Secteurs réglementés, exigences contractuelles spécifiques, ou lorsque vous voulez que la fiabilité de la signature soit présumée

La différence entre les niveaux porte surtout sur la preuve. Avec une signature simple ou avancée, c'est à vous de démontrer, en cas de contestation, que le procédé utilisé est fiable. Avec une signature qualifiée, cette fiabilité est présumée et c'est à la partie qui conteste de prouver le contraire. Pour aller plus loin, lisez notre guide sur la signature électronique avancée et le certificat qualifié.

Le dossier de preuve : ce qui rend votre devis opposable

Quel que soit le niveau choisi, conservez le dossier de preuve (ou piste d'audit) généré par votre outil : identité et adresse e-mail du signataire, horodatage de chaque étape, adresse IP, empreinte du document. C'est ce dossier que vous produirez en cas de litige. Dans GetAccept, chaque document signé est accompagné d'un certificat de signature qui regroupe ces informations.

Faut-il écrire « Bon pour accord » sur un devis signé électroniquement ?

Non, c’est un usage et non une obligation légale : la signature électronique suffit à valider le devis. Si votre client y tient, ajoutez simplement un champ texte « Bon pour accord » au moment de l’envoi.

Comment signer électroniquement un devis : les étapes

Voici comment faire signer un devis en ligne avec GetAccept, de la création à la signature.

Côté vendeur : envoyer un devis à signer

  1. Créez ou importez le devis. Importez un devis existant (PDF, Word, Excel) ou créez-le directement dans GetAccept à partir d'un modèle, avec une grille tarifaire modifiable.
  2. Ajoutez les destinataires. Renseignez le nom et l'adresse e-mail de chaque signataire. Si plusieurs décideurs doivent valider le devis, ajoutez-les tous et définissez l'ordre de signature.
  3. Placez les champs à remplir. Positionnez les champs de signature, de date, d'initiales ou de texte (pour un « Bon pour accord », par exemple) à l'endroit voulu.
  4. Choisissez le niveau de vérification. Signature simple par e-mail pour un devis courant, vérification par code SMS ou signature qualifiée pour un devis plus sensible.
  5. Envoyez le devis. Votre client reçoit un lien sécurisé par e-mail ou par SMS. Il n'a besoin ni de compte ni de logiciel.
  6. Suivez et relancez. Vous êtes notifié dès que le devis est ouvert et consulté. Programmez des relances automatiques pour qu'il ne reste pas sans réponse.
  7. Récupérez le devis signé. Une fois le devis signé, chaque partie reçoit le document final et son certificat de signature. Si GetAccept est connecté à votre CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Microsoft Dynamics…), le statut du devis y remonte automatiquement.

Côté client : comment signer un devis reçu par e-mail

  1. Ouvrez le lien reçu par e-mail ou par SMS.
  2. Lisez le devis, sur ordinateur, tablette ou smartphone.
  3. Cliquez sur le champ de signature, puis dessinez ou tapez votre signature.
  4. Saisissez le code de vérification si l'expéditeur en a demandé un.
  5. Validez : vous recevez une copie du devis signé par e-mail.

Signer un devis PDF, Word ou Excel

Le format d'origine n'a pas d'importance. Vous pouvez faire signer un devis créé sous Word, sous Excel ou Google Sheets, ou exporté en PDF depuis votre logiciel de facturation : importez-le dans votre outil de signature électronique, ajoutez les champs de signature et envoyez-le. Pour le détail, consultez notre guide pour signer un PDF.

Évitez en revanche de coller l'image de votre signature dans un PDF : ce n'est pas une signature électronique au sens juridique, car elle ne permet ni d'identifier le signataire ni de garantir l'intégrité du document.

Comment choisir un outil de signature électronique pour vos devis ?

Tous les outils de signature électronique permettent de signer un devis. La différence se fait sur ce qui se passe avant et après la signature. Voici les critères à vérifier.

  1. Conformité eIDAS et RGPD : signatures conformes au règlement eIDAS, dossier de preuve horodaté, traitement des données conforme au RGPD.
  2. Niveaux de signature disponibles : simple pour les devis courants, avancée ou qualifiée pour les dossiers sensibles.
  3. Création du devis : modèles, grilles tarifaires, options et remises, pour ne pas jongler entre un éditeur de documents et un outil de signature.
  4. Suivi de lecture : savoir si le client a ouvert le devis, ce qu'il a consulté et à quel moment le relancer.
  5. Relances automatiques et ordre de signature : indispensables dès que plusieurs décideurs interviennent.
  6. Intégration CRM : créer le devis depuis l'opportunité et y faire remonter le statut de signature.
  7. Expérience du signataire : signature sur mobile, sans création de compte.
  8. Prix : nombre d'utilisateurs et d'envois inclus.

Outil de signature seul ou plateforme de devis avec signature intégrée ?

  Outil de signature électronique généraliste Plateforme de devis avec signature intégrée (GetAccept)
Création du devis Dans un autre logiciel, puis import Dans l'outil, avec modèles et grilles tarifaires (ou import PDF)
Suivi Statut de l'envoi (envoyé, consulté, signé) Notifications d'ouverture et suivi de la lecture du devis page par page, temps total de consultation, transfert à un autre décisionnaire
Échange avec le client Par e-mail, hors de l'outil Chat et vidéo personnalisée dans le devis
Idéal pour Signer des documents variés (RH, juridique, achats) Équipes commerciales qui envoient régulièrement des devis et des propositions

Pourquoi choisir GetAccept pour signer vos devis

GetAccept est un outil de vente tout-en-un qui réunit la création de devis et de propositions commerciales, la signature électronique et le suivi des acheteurs. Il s'adresse aux équipes commerciales B2B qui veulent raccourcir le délai entre l'envoi d'un devis et sa signature :

  • devis créés à partir de modèles et de grilles tarifaires, ou importés en PDF ;
  • signature électronique conforme eIDAS, du niveau simple au niveau qualifié ;
  • notification dès que le client ouvre le devis, et relances automatiques ;
  • ordre de signature pour les devis à plusieurs décideurs ;
  • intégrations avec Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Microsoft Dynamics et d'autres CRM ;
  • données traitées conformément au RGPD.

Découvrez notre solution de signature électronique ou consultez nos tarifs.

Les avantages de la signature électronique pour vos devis

  • Un cycle de vente plus court : le client signe dès qu'il a pris sa décision, depuis son téléphone, sans imprimer, scanner ni renvoyer le devis par courrier.
  • Moins de devis oubliés : le suivi de lecture et les relances automatiques vous indiquent quand reprendre contact.
  • Moins d'erreurs : le document signé ne peut plus être modifié, et tous les signataires reçoivent la même version.
  • Une preuve plus solide : un dossier de preuve horodaté est plus difficile à contester qu'un scan de devis signé.
  • Une signature à distance : vos clients signent où qu'ils soient, y compris à l'étranger.
  • Moins de papier : ni impression, ni envoi postal, ni archivage physique.

Devis, bon de commande, contrat : un seul outil pour tout signer

Oui, le même outil de signature électronique permet de faire signer vos devis, vos bons de commande et vos contrats. Avec GetAccept, vous pouvez envoyer un devis, puis le bon de commande ou le contrat qui en découle, depuis la même plateforme, avec le même suivi et le même certificat de signature.

Pour les ventes plus complexes, la Digital Sales Room de GetAccept va plus loin : un espace partagé avec l’acheteur réunit le devis, la proposition, les documents utiles et le contrat. Tous les décideurs y retrouvent la même information, posent leurs questions et signent au même endroit.

Questions fréquentes sur la signature électronique d'un devis

Un devis signé électroniquement est-il valable ?

Oui. Selon les articles 1366 et 1367 du Code civil et le règlement eIDAS, un devis signé électroniquement a la même valeur qu'un devis signé à la main, dès lors que le signataire est identifié et que l'intégrité du document est garantie.

Un devis signé a-t-il la valeur d'un contrat ?

Oui. Une fois accepté et signé par le client, le devis engage les deux parties : le client sur le paiement du prix, le professionnel sur la réalisation de la prestation aux conditions prévues.

Un client peut-il revenir sur un devis signé électroniquement ?

Les règles sont les mêmes que pour un devis papier. Entre professionnels, le devis signé engage le client, sauf clause contraire. Un consommateur peut en revanche disposer d'un délai de rétractation de 14 jours pour un contrat conclu à distance ou hors établissement (Code de la consommation), sauf exceptions prévues par la loi.

Combien de temps conserver un devis signé ?

Conservez-le au moins 5 ans, durée de la prescription en matière commerciale (article L110-4 du Code de commerce), et 10 ans s'il sert de pièce justificative comptable (article L123-22 du Code de commerce). Gardez le dossier de preuve avec le devis.

Peut-on signer un devis sur son smartphone ?

Oui. Avec GetAccept, le client ouvre le lien reçu par e-mail ou par SMS et signe le devis directement depuis son téléphone, sans application à installer.

Faut-il une signature qualifiée pour un devis ?

Non, dans la plupart des cas. Une signature électronique simple avec un dossier de preuve suffit pour un devis courant. La signature avancée ou qualifiée apporte une preuve plus forte pour les devis à fort enjeu.

Une signature scannée sur un devis est-elle une signature électronique ?

Non. Une image de signature collée dans un document ne permet ni d'identifier le signataire ni de garantir que le document n'a pas été modifié. Sa valeur en cas de litige est donc faible.

Quel logiciel utiliser pour signer un devis ?

Choisissez un outil conforme eIDAS et RGPD, qui génère un dossier de preuve et s'intègre à vos outils commerciaux. Si vous envoyez des devis régulièrement, une plateforme comme GetAccept vous permet de créer le devis, de l'envoyer, de suivre sa lecture, de relancer et de le faire signer au même endroit.