Signature électronique d’un contrat en ligne

La signature électronique d’un contrat est un procédé permettant à une personne de manifester son consentement à un document sous forme électronique. Elle permet aux différentes parties de conclure et signer un contrat à distance, tout en associant la signature au document et au signataire concerné.

Contrairement à une simple image de signature ajoutée dans un PDF, une solution de signature électronique permet également de tracer le processus : identification du signataire, date et heure des actions, intégrité du document et conservation des informations liées à la signature.

Qu’est-ce qu’un contrat électronique ?

Un contrat électronique est un contrat conclu sous forme numérique plutôt que sur papier. Comme pour un contrat traditionnel, il matérialise l’accord entre les différentes parties.

L’ensemble du processus peut être réalisé en ligne : préparation du contrat, envoi aux signataires, signature électronique et conservation du document finalisé.

Quels types de contrats peut-on signer en ligne ?

La signature électronique peut être utilisée pour de nombreux documents professionnels : contrats commerciaux, contrats de prestation, accords de confidentialité (NDA), contrats de sous-traitance, contrats de partenariat, devis ou encore certains contrats liés aux ressources humaines.

Les exigences applicables peuvent toutefois varier selon la nature du contrat et le contexte de la transaction. Le procédé de signature doit donc être adapté au document et au niveau de risque associé.

Quelle différence entre signature manuscrite et signature électronique ?

Avec une signature manuscrite, le signataire appose physiquement sa signature sur le document. Avec une signature électronique, le consentement est recueilli au moyen d’un procédé numérique permettant de relier le signataire au document.

Elle permet ainsi de faire signer un contrat en ligne et à distance, tout en conservant les informations nécessaires à la traçabilité du processus.

En France, la signature électronique bénéficie d’un cadre juridique reconnu. L’écrit électronique peut avoir la même force probante que l’écrit papier lorsque l’auteur peut être dûment identifié et que le document est établi et conservé dans des conditions permettant d’en garantir l’intégrité.

Un contrat signé électroniquement peut donc avoir une valeur juridique, à condition que le procédé utilisé respecte les exigences applicables en matière d’identification, d’intégrité et de fiabilité.

Une signature électronique est-elle légalement valable pour un contrat ?

Oui. La signature électronique est reconnue juridiquement en France et dans l’Union européenne. Sa fiabilité dépend cependant du procédé utilisé et du niveau de garantie nécessaire pour le contrat concerné.

C’est pourquoi une solution de signature électronique offre davantage de garanties qu’une simple image ou un scan de signature ajouté à un document.

Quelles conditions renforcent la validité d’une signature électronique ?

Plusieurs éléments permettent de sécuriser la signature électronique d’un contrat : l’identification du signataire, son consentement, l’association entre la signature et le document, l’intégrité du contrat et la conservation des informations permettant de retracer le processus.

Une solution de signature électronique peut notamment conserver une piste d’audit regroupant les informations associées à la transaction et aux différentes étapes de la signature.

Faut-il prévoir une clause de signature électronique dans un contrat ?

Une clause de signature électronique peut être intégrée au contrat afin de préciser que les parties acceptent de recourir à ce procédé.

Selon le contexte, elle peut également préciser les modalités retenues pour la signature ou rappeler l’accord des parties sur l’utilisation du processus électronique. La nécessité et le contenu d’une telle clause dépendent toutefois de la nature du contrat et de son contexte juridique.

Quel niveau de signature électronique choisir pour un contrat ?

Le règlement européen eIDAS distingue plusieurs niveaux de signature : signature électronique simple, avancée et qualifiée.

Le niveau approprié dépend notamment de la nature du contrat, du risque associé à la transaction et du degré d’assurance recherché concernant l’identité du signataire. Il n’est donc pas nécessaire d’utiliser systématiquement le niveau de signature le plus élevé pour tous les contrats.

Avec une solution de signature électronique, l’ensemble du processus peut être réalisé en ligne, depuis la préparation du document jusqu’à sa signature et sa conservation.

1. Préparez le contrat à signer

Créez ou importez le contrat dans votre solution de signature électronique. Vérifiez qu’il s’agit de la version définitive puis ajoutez les champs nécessaires : signature, nom, date ou autres informations à compléter.

2. Ajoutez les signataires

Indiquez les personnes qui doivent signer le contrat et leurs coordonnées. Lorsque plusieurs parties sont impliquées, vous pouvez attribuer les champs correspondants à chaque signataire et organiser leur ordre de signature si nécessaire.

3. Envoyez le contrat pour signature électronique

Une fois le document préparé, envoyez-le aux destinataires. Ils peuvent alors consulter et signer le contrat en ligne depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, sans avoir à imprimer ou scanner le document.

4. Suivez la signature et relancez les signataires

Suivez le statut du contrat afin d’identifier les personnes qui doivent encore intervenir. Les notifications et relances permettent de limiter les suivis manuels et d’éviter qu’un contrat reste oublié dans une boîte mail.

5. Conservez le contrat signé et sa piste d’audit

Une fois toutes les signatures recueillies, les différentes parties peuvent recevoir une copie du contrat finalisé.

Le document signé et les informations associées au processus peuvent ensuite être conservés afin d’assurer la traçabilité de la transaction.

La signature électronique ne sert pas uniquement à supprimer le papier. Elle permet de simplifier et d’accélérer le processus contractuel, tout en donnant davantage de visibilité sur les documents en attente de signature.

Accélérez la signature des contrats

Imprimer, signer, scanner puis renvoyer un contrat multiplie les étapes. Avec la signature électronique, les différentes parties peuvent intervenir à distance dès que le document est prêt.

Cela permet de réduire les délais entre l’envoi du contrat et sa finalisation.

Facilitez la signature à distance

Clients, fournisseurs, partenaires ou collaborateurs peuvent consulter et signer leurs contrats depuis différents appareils, où qu’ils se trouvent.

La signature de contrat en ligne facilite ainsi les échanges lorsque plusieurs personnes ou entreprises doivent intervenir.

Suivez les contrats en attente de signature

Une solution de signature électronique permet de suivre le statut des documents envoyés et d’identifier rapidement les contrats qui nécessitent encore une action.

Les équipes peuvent ainsi concentrer leurs relances sur les documents réellement en attente plutôt que de gérer manuellement chaque contrat.

Centralisez vos contrats signés

Une fois le contrat finalisé, sa version signée et les informations associées peuvent être centralisées et reliées aux autres outils utilisés par l’entreprise.

Cette organisation facilite notamment la recherche des contrats et leur intégration au CRM ou à une solution de gestion des contrats.

Pour un usage professionnel, une solution de signature électronique de contrats doit aller au-delà de la simple possibilité d’apposer une signature sur un document.

La sécurité, la traçabilité, le suivi des signatures et l’intégration avec les outils existants font partie des principaux critères à considérer.

Sécurité et traçabilité

Vérifiez que la solution permet d’identifier les signataires, de protéger l’intégrité des documents et de conserver les informations nécessaires pour retracer le processus de signature.

Suivi et relances automatiques

Lorsque plusieurs contrats sont envoyés chaque semaine, la possibilité de suivre leur statut et d’automatiser les rappels permet de réduire considérablement les tâches manuelles.

Intégration avec votre CRM

Connecter la signature électronique au CRM permet aux équipes commerciales de limiter les changements d’outil et les saisies manuelles.

Avec GetAccept, vous pouvez intégrer la signature électronique de vos contrats à votre processus commercial afin de préparer, envoyer, suivre et faire signer vos documents depuis les outils que vos équipes utilisent déjà.