Tout savoir sur la signature électronique

Plus fiable et sécurisée qu’une signature manuscrite, la signature électronique permet d’attester de l’identité du signataire tout en enregistrant le lieu et le moment réel de la signature. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce processus, vous êtes au bon endroit.

Statistiques clès

97%
des acheteurs B2B ont finalisé au moins un achat avec une signature électronique.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

La signature électronique est le processus par lequel un destinataire signe un document en tapant son nom ou en cliquant simplement sur un bouton depuis un navigateur web, une tablette ou un mobile.

Signature électronique vs. signature numérique

Une signature électronique représente l’intention du signataire de valider le contenu d’un document, que ce soit en donnant son accord verbalement, en signant une transaction électroniquement ou en cochant une case.

Une signature numérique repose quant à elle sur un protocole de chiffrement qui permet d’authentifier l'identité du signataire et ainsi d‘empêcher l'usurpation d’identité, ou la falsification d’un document.

Retenez simplement qu’une signature électronique est souvent utilisée pour collecter la signature de quelqu’un d’autre, alors qu’une signature numérique, pour signer vous-même un document et ainsi prouver son authenticité.

Obtenez des documents infalsifiables

Pour chaque document signé, GetAccept utilise une empreinte digitale unique qui délivre un certificat de signature accompagné d'un historique complet des modifications effectuées sur votre document, depuis son envoi jusqu'à sa signature. Inaltérabilité du document garantie !

Avantages de la signature électronique

Gain de temps

Plus besoin d'imprimer, de signer, de scanner et de renvoyer par e-mail chaque document. 44 % des documents envoyés via GetAccept sont signés en ligne en 60 minutes.

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Praticité

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Sécurité

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Ordre de signature

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97%

des acheteurs B2B ont finalisé au moins un achat avec une signature électronique.

45%

des clients B2B qualifient leur expérience d'achat de très complexe ou difficile.

L'aspect juridique et légal de la signature électronique et le règlement eIDAS

GetAccept vous fournit une solution de signature électronique rapide, fluide et juridiquement contraignante pour vos propositions et contrats. Notre outil est conforme aux lois américaines eSIGN Act et UETA, et au règlement eIDAS en vigueur au sein de l’UE.

Législation aux États-Unis

Notre solution d’e-signature respecte les lois américaines eSIGN et UETA.

Législation au Royaume-Uni

Au Royaume-Uni, la loi équivalente à l’acte eSIGN en vigueur aux États-Unis est la loi sur les communications électroniques de 2000. Notre solution de signature électronique est conforme à cette loi.

Législation au sein de l’Union Européenne

En 2014, le Parlement Européen a abrogé la directive 1999/93/CE en ayant la volonté de créer un marché plus homogène pour les transactions électroniques. C’est ainsi qu’est né le règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein de l’UE ; aussi connu sous le nom de règlement eIDAS. Les signatures électroniques sont très répandues en Europe et l’outil de signature électronique de GetAccept est conforme au règlement eIDAS.

Authentification des signataires

GetAccept authentifie les signataires des documents de manière à ce que vous connaissiez l’identité de chacun. De plus, afin de protéger les comptes de tous les utilisateurs, notamment les identifiants et mots de passe, notre outil utilise le protocole de chiffrement SSL. GetAccept empêche également d'autres personnes d'accéder à votre compte ou de l’utiliser en vous déconnectant automatiquement lorsque vous êtes inactif et en vous notifiant dès qu’un document est envoyé, reçu ou signé.

Piste d’audit

GetAccept vous fournit un rapport complet des transactions entre les signataires, comprenant l’historique et les informations essentielles collectées tout au long du processus de signature.

Historique complet des transactions

Avant de faire confiance à un fournisseur de signature électronique, assurez-vous qu’il vous transmette un historique complet des actions pour chaque contrat signé. Avec GetAccept, chaque envoi est associé à un identifiant unique. Nous suivons l’ensemble du processus d’envoi et dressons un historique de toutes les actions menées sur vos documents.

Juridiquement recevable

Afin de fournir un historique complet, nous suivons et horodatons diverses informations depuis l’envoi du document jusqu'au moment où il est complètement signé. Ainsi, chaque action est marquée d'un horodatage, d'une adresse e-mail et d’une adresse IP. Pour éviter toute falsification, l’historique est sécurisé grâce à la fonction de hachage. Vous disposez ainsi d’un journal complet des actions à porter devant les tribunaux en cas de litige.

Le règlement eIDAS et la signature électronique

eIDAS est le règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein de l’UE.

Identification électronique et services de confiance pour les transactions électroniques (eIDAS)

Le but de ce règlement, en vigueur depuis 2016, est de faciliter la fluidité des transactions commerciales au sein de l'UE en prônant transparence, sécurité, neutralité, et coopération. Pour atteindre ces objectifs, le règlement eIDAS :

  • normalise l’utilisation de l’identification électronique,
  • définit une nouvelle catégorie de services de confiance pour les transactions électroniques,
  • clarifie et garantit la validité légale des signatures électroniques,
  • crée un marché européen spécialement dédié aux services de confiance pour les transactions électroniques.

Plusieurs niveaux de signature électronique

Le règlement eIDAS définit trois types de signatures électroniques : la signature électronique simple, la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée. Selon ce règlement, une;signature électronique;est définie comme « des données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer ».

Signature électronique simple

Une signature électronique simple peut être n’importe quelle signature effectuée au sein d’un environnement électronique et numérique, pour laquelle le signataire exprime sa volonté de valider le contenu du document signé (par exemple en cliquant sur un bouton ou en cochant une case).

La solution standard proposée par GetAccept est suffisante pour faire valider la plupart de vos contrats commerciaux.

Signature électronique avancée

Selon le règlement eIDAS, une signature électronique avancée doit répondre aux exigences suivantes:

  • elle doit être associée au signataire légitime uniquement,
  • elle doit permettre d’identifier clairement le signataire,


Ces exigences en matière d’identité, d’exactitude des données et d’intégrité du document signé peuvent être atteintes différemment en fonction du niveau de signature utilisé. D’ailleurs, la vérification de l’identité ne doit pas forcément s’effectuer de manière électronique pour atteindre le niveau de sécurité de la signature électronique avancée. Une identification électronique reconnue garantit quant à elle une authentification sécurisée de l’identité du signataire en ligne.

Dans le cas où votre secteur nécessite un niveau de sécurité maximal, GetAccept utilise des systèmes d'authentification propres à la signature électronique avancée tels que l'authentification à deux facteurs ou multifacteur (MFA).

Signature électronique qualifiée

Selon le règlement eIDAS, la signature électronique qualifiée répond aux exigences de la signature électronique avancée tout en proposant en plus un certificat qualifié relatif à la signature. En d’autres termes, elle inclut un niveau de confiance et de sécurité supplémentaire qui a une valeur juridique importante devant la loi au sein de l’UE.

GetAccept a, par le biais d'un partenariat externe, la possibilité d'offrir des signatures électroniques qualifiées intégrées de manière transparente dans vos flux d'approbation. Cette fonctionnalité génère des coûts supplémentaires.

FAQ sur la signature électronique

  • Plus fiable qu’une signature manuscrite, la signature électronique permet d’attester de l’identité du signataire grâce à plusieurs mesures de sécurité telles que la double authentification par SMS.

  • Vous avez une connexion internet ? C’est la seule chose dont vous avez besoin pour signer électroniquement en un clic et depuis n’importe quel appareil.

  • La directive 1999/93/EC du Parlement Européen et du Conseil de 1999, définit un cadre communautaire pour les signatures électroniques et instaure 3 niveaux de signature électronique (simple, avancé, qualifié). Selon la directive, une signature électronique avancée, accompagnée d’un certificat qualifié, a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

  • Adoptée en 2000, la loi ESIGN est une loi fédérale américaine qui permet l’utilisation de signatures électroniques lors de transactions commerciales. Elle répond à la volonté d'uniformiser les différentes lois des 50 États en matière de signature électronique, avec la garantie qu’aucun document ne peut être refusé juridiquement sous prétexte qu'il est sous forme électronique.

  • Le règlement eIDAS (910/2014) est un règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein de l’UE. Adopté le 23 juillet 2014, il abroge la directive 1999/93/EC du 13 décembre 1999. Il est entré en vigueur le 17 septembre 2014 et a été appliqué à partir du 1er juillet 2016. Toutes les organisations fournissant des services numériques publics dans un État membre de l'UE doivent reconnaître l'identification électronique de tous les États membres de l'UE à partir du 29 septembre 2018.

Signature numérique pour tous vos fichiers

Quels que soient vos usages et vos méthodes de travail, GetAccept vous permet de signer tout type de documents. Découvrez comment utiliser la signature éléctronique sur vos différents formats de fichiers.

En quoi consiste la signature électronique ?

La signature électronique présente de nombreux avantages. C’est la solution idéale pour gagner du temps et améliorer la productivité des équipes. La signature en ligne simplifie les démarches et favorise la prise de décision. Quel que soit le secteur d’activité dans lequel vous exercez, vous pouvez adopter ce procédé pour votre entreprise. Mais comment s’y prendre ? On vous partage ici le monde d’emploi de la signature électronique.

Avant de nous intéresser à la pratique, revenons d’abord sur la définition de la signature électronique. Quelles différences avec la signature manuscrite ? Voici l’essentiel à retenir.

Signature électronique et signature manuscrite : quelles différences ?

La signature électronique se définit comme le procédé par lequel un décisionnaire valide un document ou approuve un contrat en ligne. Cela peut se présenter sous plusieurs formes :

  • Une case à cocher ;
  • Un champ pour saisir son nom ;
  • La possibilité de parapher sur un écran tactile, etc.

Signer un document imprimé, le scanner, puis le transmettre par e-mail ne peut être considéré comme une signature électronique. En effet, l’ensemble de la démarche doit être réalisé en ligne. Vous ne devez pas confondre la signature électronique avec la signature numérique. Cette dernière correspond au système de chiffrement qui permet de garantir l’identité du décisionnaire et d’authentifier sa signature.

Quelle est la valeur d’une signature électronique ?

En France, la loi accorde une valeur identique à la signature électronique et à la signature manuscrite. Ainsi, lorsque vous approuvez le contenu d’un document en ligne, vous disposez des mêmes recours qu’avec le processus traditionnel.

Lors du choix de votre service de signature en ligne, vous devez vous assurer que le logiciel respecte bien les règlements en vigueur au sein de votre pays. GetAccept vous propose une solution fiable et conforme au RGPD, ainsi qu’aux lois américaines en matière de consentement et de protection des données.

En outre, le système d’horodatage et d’identification garantit une sécurité optimale pour vos échanges. Un procédé qui rend le contenu des documents et la signature infalsifiables. Vous obtenez également un certificat reprenant chaque étape de la transaction, sur lequel vous pourrez vous appuyer en cas de litige.

Pour quels documents peut-on utiliser la signature électronique ?

Tous. La signature électronique peut être employée pour approuver tous types de documents. Vous pouvez l’adopter aussi bien pour conclure des contrats avec vos clients que pour valider un budget en interne.

Comment utiliser la signature électronique pour accepter un devis ou un bon de commande ?

En tant que prestataire de services, vous demandez certainement à vos clients de signer un devis avant de commencer une mission. Cela permet d’encadrer la prestation et de disposer d’un recours en cas de problème. En outre, un devis signé équivaut à un contrat et engage le client comme le professionnel. Pour simplifier les formalités et obtenir l’accord de votre client plus rapidement, vous aurez la possibilité d’apposer une signature électronique.

Cette solution vous offrira de nombreux avantages :

  • Vous réduirez le temps consacré aux tâches administratives ;
  • Vous accélérerez le processus de vente ;
  • Vous faciliterez la démarche pour votre client.

Signer un contrat en ligne

Outre les formalités liées à la vente d’un bien ou d’un service, vous pouvez utiliser la signature électronique pour tous types de documents :

  • Contrat de travail ;
  • Contrat de bail ;
  • Compromis de vente ;
  • État des lieux, etc.

Comment signer électroniquement vos documents ?

Besoin d’obtenir une signature pour conclure une affaire ? La possibilité de faire ça en ligne sera profitable à votre entreprise, comme à vos partenaires. Voici les étapes à suivre pour créer une signature électronique sur vos documents.

Choisir une solution sécurisée et adaptée à vos besoins

Pour garantir la protection des données de chacun des signataires, vous devez privilégier un logiciel conforme à la réglementation en vigueur dans votre pays. GetAccept vous propose une solution sécurisée qui respecte les lois en vigueur dans l’UE et aux États-Unis (RGPD, eIDAS).

Sélectionner les documents à valider

Après avoir choisi la solution qui vous convient, vous devrez sélectionner les documents à signer. Par exemple, vous aurez la possibilité de signer un PDF en ligne. L’avantage, c’est que vous pouvez continuer à travailler avec votre logiciel habituel (Word, Excel, Google Sheets, etc.). GetAccept prend en charge tous les formats. Vous pouvez même piocher un modèle directement dans notre bibliothèque.

Envoyer le document à signer

Pour faire signer les documents aux personnes concernées, il vous suffira de renseigner le nom et l'e-mail de chaque décisionnaire. Ils recevront ensuite une invitation à consulter et signer le document. Certains logiciels, comme GetAccept, vous offrent même la possibilité d'envoyer vos documents pour signature par SMS. Ensuite, vous serez informé en temps réel dès lors que les documents auront été signés. Ils seront ensuite sauvegardés automatiquement dans votre outil, voire même dans votre CRM si vous avez mis en place une intégration dédiée. Vous aurez également la possibilité de les télécharger si besoin.

Selon le type de transaction, vous disposez de trois niveaux de sécurité. L’objectif consiste à sécuriser au maximum l’accord par diverses méthodes d’authentification (ajout d’une pièce d’identité, certificat de signature, etc.). Avec GetAccept, signez en toute confiance.

Signatures numériques vs. signatures électroniques : quelles différences ?

Les signatures électroniques sont souvent assimilées à des signatures numériques alors qu’il y a une grande différence entre les deux.

Une signature électronique peut s’apparenter à un nom dactylographié, des initiales, ou une signature manuscrite scannée qui est ensuite ajoutée au document. Le problème avec ce type de signature, c’est qu’il n’y a pas de réglementation sur leur utilisation et leur niveau de sécurité, qui dépend entièrement du fournisseur.

Obtenez des documents infalsifiables en combinant signature électronique et signature numérique

En combinant signature électronique et signature numérique, vous obtenez un document qui est infalsifiable, puisque vous pouvez visualiser toutes les modifications qui auraient été effectuées après sa signature. La signature numérique utilise une empreinte digitale unique qui délivre un certificat dès que le document est signé, et qui est intégré de manière permanente au document.

Retenez simplement que, une signature électronique est souvent utilisée pour collecter la signature de quelqu’un d’autre, alors qu’une signature numérique, pour signer vous-même un document et ainsi prouver son authenticité.

La signature électronique

La signature électronique est une signature juridiquement recevable, utilisée pour signer un document en ligne. Préparez et envoyez votre document facilement. Le signataire peut ensuite le signer en un clic par e-mail ou par sms. Pratique, n’est-ce pas ?

Selon la loi américaine ESIGN de 2000, “aucun contrat, aucune signature ou enregistrement ne peut être refusé juridiquement sous prétexte qu'il est sous forme électronique. C'est également le cas d'un contrat relatif à une transaction dont la signature ou l'enregistrement serait électronique.” Autrement dit, une signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

Les avantages d’une signature électronique

Si vous pensez qu’il est plus avantageux d’utiliser la signature électronique plutôt que la signature manuscrite, vous avez raison ! Contrairement à une signature manuscrite qui peut être falsifiée, les solutions de signatures électroniques vous fournissent un rapport détaillé vous permettant de contrôler qui a signé votre document, comment, où et quand.

Plusieurs méthodes d’authentification sont possibles, par exemple via un mot de passe ou un compte tiers tel que LinkedIn.

Enfin, si la signature d'un autre décisionnaire est requise, le document peut être facilement transféré à une nouvelle personne, sans avoir à le rééditer.

Dans quelle mesure la signature électronique est recevable en justice

La signature électronique est devenue un outil essentiel en cette période de vente à distance, et pourtant, beaucoup de personnes se questionnent encore sur son aspect légal et son authenticité par rapport à une signature traditionnelle.

Lorsque vous digitalisez votre processus de vente grâce à la signature électronique, il est important d’avoir un système de gestion des transactions entre les destinataires. Par exemple, créer un document est une chose, mais il faut ensuite en enregistrer une copie sur votre ordinateur, l’envoyer par e-mail au client et enfin générer une nouvelle version de ce document qui sera transmise aux deux parties. Vous pourriez affirmer qu'il existe désormais plusieurs versions du document original. Mais sans la technologie adaptée, impossible de prouver qui détient la dernière version du document complété et lequel était l’original qui a été signé.

La signature électronique est-elle recevable en justice ?

Bien sûr ! Toutes les transactions étant horodatées, associées à une adresse IP et à un navigateur internet, vous bénéficiez d’un rapport détaillé qui prouve l’authenticité de votre signature.

Par quel moyen ?

En cas de litige, les tribunaux peuvent être amenés à confirmer ou remettre en cause la validité d’une signature. Mais lorsque vous signez électroniquement, vous bénéficiez d’un historique complet des données, qui prouve directement l'authenticité de votre signature.

Un rapport complet des transactions

Avant d’investir dans une solution de signature électronique, assurez-vous que le fournisseur en question vous transmette un historique complet des transactions entre les signataires. Le logiciel doit également suivre et horodater diverses informations depuis l’envoi du document jusqu'au moment où il est complètement signé. Enfin, pour éviter toute falsification, l’historique doit être sécurisé grâce à la fonction de hachage. Vous disposez ainsi d’un rapport complet des actions à porter devant les tribunaux en cas de litige.

Des lois qui encadrent la signature électronique

En 2014, le Parlement Européen a abrogé la directive 1999/93/EC sur la signature électronique dans le but de créer un marché plus homogène pour les transactions électroniques. Le règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques, également appelé règlement eIDAS, a donc fait son apparition au sein de l’UE.

Également, les lois américaines UETA et eSIGN Act accordent aux signatures électroniques et aux documents en ligne la même valeur juridique que des documents papiers signés manuscritement. Ces deux lois définissent officiellement une signature électronique comme “un symbole ou un processus électronique, associé logiquement à un contrat ou tout autre enregistrement réalisé par une personne qui a l’intention de signer ce document.”