La signature électronique présente de nombreux avantages. C’est la solution idéale pour gagner du temps et améliorer la productivité des équipes. La signature en ligne simplifie les démarches et favorise la prise de décision. Quel que soit le secteur d’activité dans lequel vous exercez, vous pouvez adopter ce procédé pour votre entreprise. Mais comment s’y prendre ? On vous partage ici le monde d’emploi de la signature électronique.
En quoi consiste la signature électronique ?
Avant de nous intéresser à la pratique, revenons d’abord sur la définition de la signature électronique. Quelles différences avec la signature manuscrite ? Voici l’essentiel à retenir.
Signature électronique et signature manuscrite : quelles différences ?
La signature électronique se définit comme le procédé par lequel un décisionnaire valide un document ou approuve un contrat en ligne. Cela peut se présenter sous plusieurs formes :
- Une case à cocher ;
- Un champ pour saisir son nom ;
- La possibilité de parapher sur un écran tactile, etc.
Signer un document imprimé, le scanner, puis le transmettre par e-mail ne peut être considéré comme une signature électronique. En effet, l’ensemble de la démarche doit être réalisé en ligne. Vous ne devez pas confondre la signature électronique avec la signature numérique. Cette dernière correspond au système de chiffrement qui permet de garantir l’identité du décisionnaire et d’authentifier sa signature.
Quelle est la valeur d’une signature électronique ?
En France, la loi accorde une valeur identique à la signature électronique et à la signature manuscrite. Ainsi, lorsque vous approuvez le contenu d’un document en ligne, vous disposez des mêmes recours qu’avec le processus traditionnel.
Lors du choix de votre service de signature en ligne, vous devez vous assurer que le logiciel respecte bien les règlements en vigueur au sein de votre pays. GetAccept vous propose une solution fiable et conforme au RGPD, ainsi qu’aux lois américaines en matière de consentement et de protection des données.
En outre, le système d’horodatage et d’identification garantit une sécurité optimale pour vos échanges. Un procédé qui rend le contenu des documents et la signature infalsifiables. Vous obtenez également un certificat reprenant chaque étape de la transaction, sur lequel vous pourrez vous appuyer en cas de litige.
Pour quels documents peut-on utiliser la signature électronique ?
Tous. La signature électronique peut être employée pour approuver tous types de documents. Vous pouvez l’adopter aussi bien pour conclure des contrats avec vos clients que pour valider un budget en interne.
Comment utiliser la signature électronique pour accepter un devis ou un bon de commande ?
En tant que prestataire de services, vous demandez certainement à vos clients de signer un devis avant de commencer une mission. Cela permet d’encadrer la prestation et de disposer d’un recours en cas de problème. En outre, un devis signé équivaut à un contrat et engage le client comme le professionnel. Pour simplifier les formalités et obtenir l’accord de votre client plus rapidement, vous aurez la possibilité d’apposer une signature électronique.
Cette solution vous offrira de nombreux avantages :
- Vous réduirez le temps consacré aux tâches administratives ;
- Vous accélérerez le processus de vente ;
- Vous faciliterez la démarche pour votre client.
Signer un contrat en ligne
Outre les formalités liées à la vente d’un bien ou d’un service, vous pouvez utiliser la signature électronique pour tous types de documents :
- Contrat de travail ;
- Contrat de bail ;
- Compromis de vente ;
- État des lieux, etc.
Comment signer électroniquement vos documents ?
Besoin d’obtenir une signature pour conclure une affaire ? La possibilité de faire ça en ligne sera profitable à votre entreprise, comme à vos partenaires. Voici les étapes à suivre pour créer une signature électronique sur vos documents.
Choisir une solution sécurisée et adaptée à vos besoins
Pour garantir la protection des données de chacun des signataires, vous devez privilégier un logiciel conforme à la réglementation en vigueur dans votre pays. GetAccept vous propose une solution sécurisée qui respecte les lois en vigueur dans l’UE et aux États-Unis (RGPD, eIDAS).
Sélectionner les documents à valider
Après avoir choisi la solution qui vous convient, vous devrez sélectionner les documents à signer. Par exemple, vous aurez la possibilité de signer un PDF en ligne. L’avantage, c’est que vous pouvez continuer à travailler avec votre logiciel habituel (Word, Excel, Google Sheets, etc.). GetAccept prend en charge tous les formats. Vous pouvez même piocher un modèle directement dans notre bibliothèque.
Envoyer le document à signer
Pour faire signer les documents aux personnes concernées, il vous suffira de renseigner le nom et l'e-mail de chaque décisionnaire. Ils recevront ensuite une invitation à consulter et signer le document. Certains logiciels, comme GetAccept, vous offrent même la possibilité d'envoyer vos documents pour signature par SMS. Ensuite, vous serez informé en temps réel dès lors que les documents auront été signés. Ils seront ensuite sauvegardés automatiquement dans votre outil, voire même dans votre CRM si vous avez mis en place une intégration dédiée. Vous aurez également la possibilité de les télécharger si besoin.
Selon le type de transaction, vous disposez de trois niveaux de sécurité. L’objectif consiste à sécuriser au maximum l’accord par diverses méthodes d’authentification (ajout d’une pièce d’identité, certificat de signature, etc.). Avec GetAccept, signez en toute confiance.