Aujourd’hui, il est courant de signer électroniquement des documents afin de conclure un contrat ou de valider une vente. Différents types de fichiers sont concernés, dont le format PDF. Comment fonctionne ce processus ? Quels sont les avantages à signer un PDF en ligne ? Nous répondons à toutes vos questions.
Le fichier PDF : quels sont ses atouts ?
Parmi les différents formats de fichiers existants, on retrouve le PDF. Découvrez ici l’essentiel à retenir sur ce dernier, notamment sur ses caractéristiques et ses avantages.
Qu’est-ce que le format PDF ?
Le format PDF (Portable Document Format) est l’un des types de fichiers les plus répandus au monde. Créé dans les années 1990, il ne pouvait alors que s’ouvrir avec un logiciel spécifique nommé Acrobat Reader. Par la suite, le succès rencontré par ce format a encouragé son propriétaire à le rendre accessible à tous.
Grâce à de multiples évolutions, le format PDF peut aujourd’hui être consulté dans plusieurs applications disponibles gratuitement.
Quelles sont les caractéristiques d’un fichier PDF ?
Le fichier PDF se démarque par ses caractéristiques :
- Il conserve la mise en forme du document ;
- C’est un format universel, compatible avec tous les supports ;
- Il est sécurisé ;
- Il garantit la gestion des droits numériques.
Le principal avantage du PDF réside dans le fait qu’il garde la mise en page du fichier source. Ainsi, lorsque vous transmettez un contrat ou un devis en PDF, vous avez l’assurance que votre client recevra un document parfaitement présenté. Le format PDF conserve les polices d’écriture, la taille, la mise en forme, les images, etc. D’un point de vue de la sécurité et des droits numériques, notez que le PDF ne peut pas être modifié. Le fichier s’ouvrira et s’affichera correctement sur tous les supports, mais il sera impossible d’y apporter des rectifications.
Un atout supplémentaire si vous comptez proposer à votre client de signer électroniquement un contrat en toute confiance.
Enfin, la majorité des logiciels de bureautique comme Word ou Excel offrent la possibilité de convertir des fichiers au format PDF.
Comment signer un PDF en ligne ?
Vous vous questionnez au sujet de la procédure à suivre pour signer un PDF en ligne ? Nous vous expliquons ici comment cela fonctionne.
Comment obtenir une signature électronique sur un PDF ?
La signature électronique facilite les échanges avec vos clients. En quelques minutes, elle vous permet d’obtenir un accord écrit pour l’acceptation d’un devis ou de valider un projet avec plusieurs collaborateurs.
La première étape à réaliser sera de choisir votre outil de signature électronique en ligne. GetAccept vous propose une solution fiable et sécurisée pour inclure une signature sur vos fichiers PDF. Pour cela, il vous suffit de créer un compte gratuit.
Pour demander au destinataire de signer électroniquement un document, vous devez simplement renseigner son nom et son adresse e-mail. Vous avez la possibilité de transmettre un même document à plusieurs personnes. Dans ce cas, il vous suffira d’indiquer les éléments requis pour chaque destinataire. Au besoin, vous pouvez aussi spécifier un ordre de priorité de signature entre les différentes personnes.
Enfin, vous pourrez inclure une zone de texte et un champ pour la signature à l’endroit où vous le souhaitez sur votre document PDF. Pensez à ajouter une vidéo personnalisée à l'attention des destinataires pour accompagner votre demande et leur expliquer la marche à suivre.
Signer un PDF : comment faire ?
Nous venons de vous expliquer le fonctionnement de la signature électronique de la part de l’émetteur. Maintenant, voyons comment procéder du côté des destinataires.
Les personnes recevront un e-mail leur indiquant que leur signature est requise sur un document. Ils pourront alors accéder au fichier PDF signé, le consulter et prendre connaissance de chaque élément. Après l’avoir examiné, ils pourront insérer leur signature dans le champ prévu à cet effet. Pour un maximum de sécurité, vous avez la possibilité de demander une pièce d’identité aux signataires. Enfin, chaque destinataire pourra télécharger un exemplaire du document PDF signé ou le retrouver directement dans son CRM, grâce à nos intégrations CRM dédiées.
Pourquoi signer des documents PDF en ligne ?
Choisir de signer électroniquement un document PDF présente de nombreux atouts. En voici quelques-uns :
Alliez simplicité et rapidité avec la signature électronique de documents PDF
Comme expliqué précédemment, le fichier PDF possède de multiples qualités. Il conserve la mise en forme du document source et ne peut être modifié. Vous pouvez donc y inclure une signature électronique en toute confiance.
Par ailleurs, en proposant à vos interlocuteurs de signer un PDF pour finaliser une vente ou conclure un contrat, vous gagnez du temps. La procédure peut s’effectuer à distance, ce qui vous évite de prévoir un rendez-vous physique. Aussi, la démarche reste plus simple pour le signataire qui n’a pas à imprimer et scanner le document.
Autre avantage, cette option présente un réel bénéfice sur le plan écologique puisqu’elle limite les déplacements, ainsi que l’usage du papier.
Quelle est la valeur d’une signature électronique sur un fichier PDF ?
La signature électronique d’un fichier PDF détient la même valeur légale qu’une signature manuscrite. GetAccept vous propose un service sécurisé, conforme au RGPD ainsi qu’aux lois européennes et américaines.
Notre solution de signature électronique vise à favoriser les échanges avec vos différents interlocuteurs en toute sécurité.