Sign from anywhere Hero

Vanliga frågor när det kommer till e-signering

Här besvarar vi några av de vanligaste frågorna som vi får om e-signering

 

Vad är en e-signering?

En e-signatur är en digital signatur, när du e-signerar ett dokument så signerar du digitalt. Skillnaden från en handskriven signatur är att en e-signatur är flerdimensionella. 

En e-signatur, eller elektronisk signatur som det också benämns, är ett säkert och effektivt sätt att skriva på avtal digitalt. Du kan skriva på avtal och dokument genom att använda olika signeringsmetoder, antingen så knappar man in sitt namn på mobilen eller datorns tangentbord,  eller drar med fingret över skärmen (pekskärmsunderskrift), ungefär som om man hade en penna i handen. Med hjälp av olika verifieringsmetoder t.ex. BankID så säkerställer du mottagare/signeraren. E-signering kan användas till alla olika typer av avtal och dokument. 

Läs mer om e-signering för olika branscher här.

Vad innebär e-signering med BankID?

När du skickar dokument och avtal för e-signering så är det viktigt att säkerställa att det är rätt mottagare/signerare som e-signerar. Detta går att göra på några olika sätt. Du kan identifiera mottagaren med antingen en verifieringskod via SMS, BankID eller till och med att e-signaturen autentiseras via ett LinkedIn-konto.

Är e-signering gratis? 

Det finns många olika e-signeringsleverantörer och alla erbjuder olika paket samt priser. Vi på GetAccept erbjuder e-signering gratis. Det är viktigt att hitta en prisplan som passar era behov.  

Du hittar GetAccepts prisplan här.

När du skapar ett gratiskonto hos oss så ingår:

  •  E-signering
  • Obegränsat antal användare
  • Video & chatt
  • Säker dokumentverifiering
  • Inbyggd editor
  • Smarta mallar
  • Mobil-app Iphone/Android
  • Integration till HubSpot, Upsales och LimeGO
  • Chattsupport (06:00 - 00:00 UTC)


Hur säker är en e-signatur?

Den första frågan de flesta organisationer ställer sig när de funderar på att gå över till e-signering är huruvida det är säkert. Säkert för dem själva som företag och för mottagaren. 

Svaret är ja. Så här säker är en e-signatur med GetAccept. 

Verifiering/Autentisering av undertecknare: GetAccept har en omfattande system för att verifiera och bekräfta vem det är som skrivit på avtalet. För att skydda GetAccepts användarkonton krypteras all information som skickas mellan parterna, inklusive användarnamn och lösenord. Som ett extra skydd mot otillbörlig användning får du en notis varje gång ett dokument skickas, mottas eller skrivs under via ditt konto. Systemet har också en inbyggd pausfunktion för att ytterligare kontrollera att den som sitter vid datorn verkligen är vem han eller hon utger sig för att vara.

Verifiering/autentisering av dokumenten: Varje signatur å ett kontrakt länkas samman med själva kontraktet, vilket innebär att systemet erbjuder full spårbarhet mellan parterna. Bland annat fästs en tidsmarkör vid dokumentet när viktiga händelser sker, från att du skickar tills mottagaren skrivit under.

Beviskedja: För att kunna gå tillbaka i händelsekedjan skapar GetAccept en omfattande beviskedja mellan parterna. Utvalda delar av kommunikationen fästs med tidsmarkörer, från att du lämnar ifrån dig dokumentet tills det är påskrivet och klart. Exempelvis går det att koppla IP-nummer till respektive signatur. För att undvika att någon manipulerar dokument i efterhand använder vi oss av en avancerad krypteringsteknik, så kallad hashing-technology. 

Finns det olika typer av e-signaturer?

Det finns tre olika nivåer av e-signaturer (elektroniska signaturer) enligt eIDAS-förordningen: SES (Simple Electronic Signature), AdEs (Advanced Electronic Signature), och QES (Qualified Electronic Signature).

Enligt svensk och europeisk lag är definitionen av en elektronisk signatur “uppgifter i elektronisk form som är fogade till eller logiskt knutna till andra uppgifter i elektronisk form och som används av undertecknaren för att skriva under” (eIDAS-förordningen artikel 3). Eftersom det inte finns några särskilda säkerhetskrav enligt lag, är det inte möjligt att fastställa en sådan här signaturs lagliga värde utan att utvärdera metoden och säkerheten i varje enskilt fall.

Enkla: SES - Simple Electronic Signature 

Med en enkel signatur menas förenklat att olika uppgifter i elektronisk form är knutna till varandra och används av en undertecknare för att skriva under”.

Avancerade: AdES - Advanced Electronic Signature

En avancerad signatur kräver högre säkerhet än SES där personen som har undertecknat dokumentet kan identifieras exempelvis med en e-legitimation. Det ska också gå att kontrollera om signaturen kan ha manipulerats i efterhand. Dessa signaturer görs säkra med hjälp av kryptografiska nycklar. Enligt eIDAS-förordningen ska en avancerad elektronisk signatur uppfylla följande krav:

  1. Den ska vara unikt knuten till undertecknaren.
  2. Undertecknaren ska kunna identifieras genom den.
  3. Den ska vara skapad på grundval av uppgifter för skapande av elektroniska underskrifter som undertecknaren med hög grad av tillförlitlighet kan använda uteslutande under sin egen kontroll.
  4. Den ska vara kopplad till de uppgifter som den används för att underteckna på ett sådant sätt att alla efterföljande ändringar av uppgifterna kan upptäckas. 

Kvalificerad: QES - Qualified Electronic Signature

QES är en striktare form av AdES som ges samma rättsliga verkan som handskrivna underskrifter i hela EU. Den som signerar använder ett kvalificerat certifikatsbaserat digitalt ID tillsammans med en kvalificerad signaturskapande enhet (QSCD).

Vad är ESIGN-förordningen?

ESIGN, eller Electronic Signatures in Global and National Commerce AVT är en federal förordning som antogs 2000 och gör det möjligt att använda elektroniska signaturer i kommersiell handel. Förordningen har skapat en standard för alla femtio stater och säger att ett avtal inte får nekas i rätten enbart på grund av att det är elektroniskt signerat. 

Vad är eIDAS?

eIDAS, eller Electronic Identification, Authentication and trust Services, är en EU-förordning för elektronisk identifiering av transaktioner på EU:s inre marknad. I praktiken är det ett försök från EU att harmonisera eller knyta ihop alla EU-länders e-legitimationer så att en svensk medborgare kan identifiera sig med sin e-legitimation utfärdad i Sverige när han eller hon kommer till ett annat EU-land, och vice versa. Förordningen, med det byråkratiska namnet 90/2014.


eIDAS fick laga kraft den 17 september 2014 och gäller från den 1 juli 2016. Alla organisationer inom EU som erbjuder offentliga tjänster digitalt i ett EU-land måste godkänna andra länders e-legitimationer från den 29 september 2018.


Har e-signerade avtal prövats rättsligt?

Ja. Flera gånger. I de flesta fall har det varit processen kring själva e-signeringen som varit i fokus och inte e-signering i sig. Exempelvis har frågan om avsikten med en signatur granskats och var bevisbördan har legat.

Exempel på några fall där e-signaturer prövats rättsligt:

  • Barwick v. GEICO
  • Vinhnee v. American Express
  • Labajo v. Best Buy Stores
  • Shattuck v. Klotzback
  • Hotmail Corporation v. Van$ Money Pie Inc.

Hur säkerställer vi att elektroniska register och händelsekedjor blir tillgängliga för revisorerna?

Vid en revision, oavsett om den utförs internt eller av en extern revisionsfirma, måste företaget kunna visa att de följt gängse regler och processer. När det gäller elektroniska register kan revisorerna vilja ha tillgång till när, var och hur dokument hanterades.


GetAccept erbjuder här full spårbarhet mellan de två parterna på ett avtal, från att ett dokument skickas för påskrift tills affären är klar. För att försäkra sig om att dokumentet är intakt och att inga otillbörliga ändringar gjorts efter signering, krypteras all dokumentation med så kallad hashing-teknik. Om det uppstår en tvist mellan parterna finns alltså gott om bevismaterial att tillgå.

Gäller e-signaturer i USA?

Både de federala och delstatslagarna tillskriver elektroniska signaturer samma juridiska status som handskrivna signaturer. 47 stater plus District of Columbia, Puerto Rico och Jungfruöarna har antagit UETA, Uniform Electronic Transaction Act. The Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ESIGN, som är en federal lag erkänner e-signaturer som juridiskt hållbara för handel mellan delstaterna och inom de stater som inte har antagit UETA ännu.

Är en e-signatur juridiskt hållbara i Europa?

I Europaparlamentets direktiv från 1999, Directive 1999/93/EC of the European Parliament and of the Council of 1999 on a Community framework for electronic signatures, fastslås kriterierna för e-signaturers juridiska status. Direktivet innehåller tre säkerhetsnivåer för elektroniska signaturer: Enkel, avancerade och kvalificerad.

Och hur är det med resten av världen, är en e-signatur juridiskt hållbara överallt?

Väldigt många länder hänger med i digitaliseringen och har antagit lagar som stödjer e-signering:

Kina (Lagen om elektronisk signering/Electronic Signature Law 2004), Ryssland (Lagen om elektronisk signering/Electronic Signature Law 2011), Indien (IT-förordningen/Information technology act 2000), Australien (Sektion 10 i lagen om elektroniska överföringar/section 10 of the Electronic Transactions Act 1999), Japan (Lagen om elektroniska signaturer och certifikat/Law Concerning Electronic Signatures and Certification Services), Mexico (E-handelslagen/E-Commerce Act 2000).

Hur fungerar e-signering och GDPR?

eIDAS hänvisar till Dataskyddsförordningen, eller GDPR, när det kommer till hantering av personuppgifter. Du kan alltså lita på att GDPR efterlevs om din leverantör erbjuder tjänster som faller under eIDAS.

Hur fungerar GetAccepts e-signering?

  1. Du öppnar en webbläsare, antingen på datorn eller i mobilen och skapar ett gratiskonto här.
  2. Du laddar upp dina eller skapa ett nytt dokument i GetAccept. Det kan vara vilket dokument som helst t.ex.  säljmaterial, offerter, kontrakt, anställningsavtal etc. 
  3. Bestäm var mottagaren ska signera. Det gör du enkelt genom att dra och släppa ett signeringsruta till det stället där underskriften ska vara.
  4. Välj metod för verifiering/autentisering (användarnamn och lösenord? Hemlig fråga och svar? Engångskod (OTP)? Eller genom tredjepartsautentisering, som BankID för Sverige, Danmark och Norge.
  5. Om du vill, och någon som vi rekommenderar starkt är att lägg till en videohälsning där du presenterar dig själv och dokumentet som du ska skicka. 
  6. Tryck Sänd. 
  7. Klar! 


När du signerar dokument med GetAccept så skapas en bevislogg för alla dokument som signeras. Bevisloggen identifierar och säkerställer vem som signerar. Samtidigt kan du själv välja och kombinera olika autentiseringsmetoder för att säkerställa identiteten på motparten som ska e-signera. En traditionell handskriven signatur fångar inte upp det faktiska tillfället för signering, något som har stor betydelse vid en eventuell tvist. GetAccept tidsstämplar alla aktiviteter och sparar det i en bevislogg. En extern tjänst för säker tidsstämpel används vilket medför att tidsstämpeln inte kan manipuleras efter loggningstillfället. 


Behöver jag någon speciell hårdvara eller mjukvara för att e-signera?

Nej. Den som ska skriva på dokumentet behöver bara tillgång till en webbläsare och till internet.

Måste jag ha tillgång till en dator?

Nej. Med GetAccepts plattform för e-signering kan du enkelt både skicka och skriva på dokument oavsett var du befinner dig, och oavsett om du bara har tillgång till en mobil eller surfplatta. Givetvis fungerar det också utmärkt ifrån datorn om du hellre föredrar det.

Vilka är fördelarna med e-signering?r


Det sparar tid

När man signerar avtal digitalt så kräver det inte att alla parter behöver befinna sig i samma rum eller vänta i flera dagar på att dokumentet ska levereras till dem som ska skriva under. Att signera avtal digitalt kommer att korta ner ledtider samtidigt som din säljprocess blir mer effektiv. 

Du sparar pengar 

Tid är pengar, och med e-signaturer kan du spara massor. Med e-signering så kommer du minska kostnaden som ges av tidsbesparing och inköp av material såsom papper och skrivare. Vi alla vet att vissa avtal kan vara tiotals sidor långa, vilket är väldigt mycket slöseri av papper och naturresurser.

E-signera i farten

E-signering är enkelt både för dig som administrerar och den som ska signera. Det finns många olika lösningar på marknaden, varav en del är molnbaserade och kan hanteras direkt i webbläsaren på valfri enhet, utan att några program eller appar behöver installeras.  Den digitala världen älskar idén om att göra allt så snabbt och smidigt som möjligt. Precis som onlineshopping i mobilen så fungerar e-signering på samma sätt, du kan alltså underteckna dokument och avtal oavsett vart du befinner dig.

Säkrare än traditionella underskrifter

En e-signatur är säkrare än en handskriven signatur, då en e-signatur är svårare att förfalska jämfört med en traditionell signatur. En e-signatur kan idag förstärkas med e-legitimation som innehåller data som ger en bättre spårbarhet. Äktheten kan enkelt valideras, även av tredje part. 

Stärker ditt varumärke

Med ett e-signeringsverktyg så får du ett säkert system, moderna lösningar och du ger både dina kunder, medarbetare och arbetssökande en smidigt och modern signeringsupplevelse.

Har du fler funderingar om e-signering kontakta oss så hjälper vi dig gärna! 

Boka en demo och låt våra experter guida, ge dig råd och inspiration på hur du kan kan använda GetAccepts digitala säljplattform! 

book-a-demo-electronic-signature

Boka en demo om e-signering

BOKA DEMO