you-x-ventures-0K7GgiA8lVE-unsplash

Vanliga frågor när det kommer till e-signering

Är elektroniska signaturer säkra?

Den första frågan de flesta organisationer ställer sig när de funderar på att gå över till elektroniska signaturer (även kallad e-signatur) är huruvida det är säkert. Säkert för dem själva som företag och för mottagaren. Det enkla svaret är ja, och i följande guide ska vi titta på hur den säkerheten ser ut.

Verifiering/Autentisering av undertecknare: GetAccept har en omfattande system för att verifiera och bekräfta vem det är som skrivit på avtalet. För att skydda GetAccepts användarkonton krypteras all information som skickas mellan parterna, inklusive användarnamn och lösenord. Som ett extra skydd mot otillbörlig användning får du en notis varje gång ett dokument skickas, mottas eller skrivs under via ditt konto. Systemet har också en inbyggd pausfunktion för att ytterligare kontrollera att den som sitter vid datorn verkligen är vem han eller hon utger sig för att vara.

Verifiering/autentisering av dokumenten: Varje signatur på ett kontrakt länkas samman med själva kontraktet, vilket innebär att systemet erbjuder full spårbarhet mellan parterna. Bland annat fästs en tidsmarkör vid dokumentet när viktiga händelser sker, från att du skickar tills mottagaren skrivit under.

Beviskedja: För att kunna gå tillbaks i händelsekedjan skapar GetAccept en omfattande beviskedja mellan parterna. Utvalda delar av kommunikationen fästs med tidsmarkörer, från att du lämnar ifrån dig dokumentet tills det är påskrivet och klart. Exempelvis går det att koppla IP-nummer till respektive signatur. För att undvika att någon manipulerar dokument i efterhand använder vi oss av en avancerad krypteringsteknik, så kallad hashing-technology.

 

Vad är ESIGN-förordningen?

ESIGN, eller Electonic Signatures in Global and National Commerce AVT är en federal förordning som antogs 2000 och gör det möjligt att använda elektroniska signaturer i kommersiell handel. Förordningen har skapat en standard för alla femtio stater och säger att ett avtal inte får nekas i rätten enbart på grund av att det är elektroniskt signerat.

 

Vad är eIDAS?

eIDAS, eller electronic Identification, Authentication and trust Services, är en EU-förordning för elektronisk identifiering av transaktioner på EU:s inre marknad. I praktiken är det ett försök från EU att harmonisera eller knyta ihop alla EU-länders e-legitimationer så att en svensk medborgare kan identifiera sig med sin e-legitimation utfärdad i Sverige när han eller hon kommer till ett annat EU-land, och vice versa. Förordningen, med det byråkratiska namnet 90/2014.

Den fick laga kraft den 17 september 2014 och gäller från den 1 juli 2016. Alla organisationer inom EU som erbjuder offentliga tjänster digitalt i ett EU-land måste godkänna andra länders e-legitimationer från den 29 september 2018.

 

Har elektroniskt signerade avtal prövats rättsligt?

Ja. Flera gånger. I de flesta fall har det varit processen kring själva e-signeringen som varit i fokus och inte e-signering i sig. Exempelvis har frågan om avsikten med en signatur granskats och var bevisbördan har legat.

Exempel på några fall där e-signaturer prövats rättsligt:

  • Barwick v. GEICO
  • Vinhnee v. American Express
  • Labajo v. Best Buy Stores
  • Shattuck v. Klotzback
  • Hotmail Corporation v. Van$ Money Pie Inc.

 

Hur säkerställer vi att elektroniska register och händelsekedjor blir tillgängliga för revisorerna?

Vid en revision, oavsett om den utförs internt eller av en extern revisionsfirma, måste företaget kunna visa att de följt gängse regler och processer. När det gäller elektroniska register kan revisorerna vilja ha tillgång till när, var och hur dokument hanterades.

GetAccept erbjuder här full spårbarhet mellan de två parterna på ett avtal, från att ett dokument skickats för påskrift tills affären är klar. För att försäkra sig om att dokumentet är intakt och att inga otillbörliga ändringar gjorts efter signering, krypteras all dokumentation med så kallad hashing-teknik. Om det uppstår en tvist mellan parterna finns alltså gott om bevismaterial att tillgå.

 

Gäller elektroniska signaturer i USA?

Både de federala och delstatslagarna tillskriver elektroniska signaturer samma juridiska status som handskrivna signaturer. 47 stater plus District of Colombia, Puerto Rico och Jungfruöarna har antagit UETA, Uniform Electronic Transaction Act. The Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ESIGN, som är en federal lag erkänner e-signaturer som juridiskt hållbara för handel mellan delstaterna och inom de stater som inte har antagit UETA ännu.

 

Är elektroniska signaturer juridiskt hållbara i Europa?

I Europaparlamentets direktiv från 1999, Directive 1999/93/EC of the European Parliament and of the Council of 1999 on a Community framework for electronic signatures, fastslås kriterierna för e-signaturers juridiska status. Direktivet innehåller tre säkerhetsnivåer för elektroniska signaturer: Enkel, avancerade och kvalificerad.

 

Och hur är det med resten av världen, är e-signaturer juridiskt hållbara överallt?

Väldigt många länder hänger med i digitaliseringen och har antagit lagar som stödjer e-signering:

Kina (Lagen om elektronisk signering/Electronic Signature Law 2004), Ryssland (Lagen om elektronisk signering/Electronic Signature Law 2011), Indien (IT-förordningen/Information technology act 2000), Australien (Sektion 10 i lagen om elektroniska överföringar/section 10 of the Electronic Transactions Act 1999), Japan (Lagen om elektroniska signaturer och certifikat/Law Concerning Electronic Signatures and Certification Services), Mexico (E-handelslagen/E-Commerce Act 2000).

 

Hur fungerar GetAccepts

e-signaturslösning?

GetAccepts plattform för sales enablement är också en digital signeringslösning för digitala e-signaturer. 

  1. Du öppnar en webbläsare, antingen på datorn eller i mobilen.
  2. Du laddar upp dina dokument. Det kan vara säljmaterial, kontrakt eller offerter.
  3. Bestäm var mottagaren ska signera. Det gör du enkelt genom att dra och släppa ett signeringsruta till det stället där underskriften ska vara.
  4. Välj metod för verifiering/autentisering (användarnamn och lösenord? Hemlig fråga och svar? Engångskod (OTP)? Eller genom tredjepartsautentisering, som Bank-id för Sverige, Danmark och Norge.
  5. Tryck Sänd. 
  6. Klar!

 

Behöver jag någon speciell hårdvara eller mjukvara för att e-signera?

Nej. Den som ska skriva på dokumentet behöver bara tillgång till en webbläsare och till internet.

 

Måste jag ha tillgång till en dator?

Nej. Med GetAccepts plattform för sales enablement kan du enkelt både skicka och skriva på dokument oavsett var du befinner dig, och oavsett om du bara har tillgång till en mobil eller surfplatta. Givetvis fungerar det också utmärkt ifrån datorn om du hellre föredrar det.

Boka en demo med en av våra experter för att lära dig mer om hur GetAccept kan hjälpa er med att driva försäljningen framåt.

book-a-demo-electronic-signature

Boka en demo om e-signering

BOKA DEMO