Vad är ett e-signeringsverktyg?

Allt du behöver veta om e-signeringsverktyg

En e-signatur är ett digitalt sätt att sätta en signatur på ett papper och kan ta olika former. Teknologin för e-signering bidrar till mer tilltalande alternativ än de traditionella metoderna såsom att förbereda, skicka, signera och sedan verifiera dokument, avtal och kontrakt manuellt. E-signeringsverktyg ger användaren möjligheten att säkert samla in och lagra signaturer digitalt. Detta underlättar i både säljprocesser men även hantering av olika sorters dokument och avtal.

Att skicka ut dokument och kontrakt som kräver e-signering blir till och med ännu smidigare när du nu kan försäkra att dokumenten är både delade och lagrade på ett säkert sätt. Förutom att ett e-signeringsverktyg gör att du slipper allt överflödigt pappersarbete, bidrar det även med att minimera stressen över att vänta på att mottagaren ska signera och skicka tillbaka kontraktet, utan att ens veta om dokumentet har blivit mottaget och läst.

Fördelarna med ett e-signeringsverktyg

Det finns många fördelar med att använda sig av ett e-signeringsverktyg och en de primära är dess effektivitet. Med e-signeringsverktyg går det att skapa en helt digital process som gör det möjligt för kontrakt att bli skickade, redigerade och signerade över e-post betydligt snabbare är genom fysisk post. Detta kortar ner den långa pappersprocess som kontrakt ofta involverar samt reducerar hanteringen och lagringen av tryckta och fysiska dokument. Ett e-signeringsverktyg minimerar inte bara arbetstimmarna genom smidigare avtalshantering utan kan även säkerställa att du får ett slutfört och signerat resultat snabbare.

Vem använder e-signeringsverktyg?

Idag används e-signeringsverktyg för att signera avtal digitalt. Man kan signera många olika dokument och avtal digitalt exempelvis offerter, avtal, anställningsbevis och andra typ av både externa och interna dokument. E-signering används i en rad av olika industrier såsom: IT & tech, telecom & media, fastighet & mäkleri, grossist & detaljhandeln, transport & logistik & Konsulttjänster. 

Läs mer om e-signering och specifika lösningar för just er bransch här.  

Vad är skillnaden mellan elektroniska och digitala signaturer?

Elektroniska signaturer, eller e-signaturer misstas ofta för att vara samma sak som digitala signaturer, men det finns många viktiga skillnader. En e-signatur kan vara lika enkel som att knappa in ditt namn på en specifik rad, dina initialer eller skanna in en handskriven signatur som sedan bifogas i dokumentet. Svagheten med e-signering är att säkerheten i systemet helt och hållet beror på hur noggrann och skicklig systemleverantören är. Så det gäller att välja rätt leverantör.

Kombinera elektroniska signaturer med digitala och maximera säkerheten 
När en e-signatur kombineras med en digital signatur får du ett dokument som är i stort sett omöjligt att manipulera, och om någon ändå gjort det finns tydliga digitala spår som avslöjar att dokumentet ändrats på ett otillbörligt sätt. En digital signatur är som ett unikt fingeravtryck som skapas när dokumentet signeras. Det bäddas in i själva dokumentet och går inte att ta bort. Lite förenklat kan man säga att en elektronisk signatur används för att inhämta någon annans namnteckning medan den digitala sätter du själv dit för att bekräfta ett dokuments autenticitet.

Olika e-signering funktioner

Dokument signering —Erbjud dina kunder en personlig, smidig och digital signeringsupplevelse

Påminnelser och förfallodatum - Få full kontroll på var mottagaren befinner sig i dokumentet, sätt automatiska påminnelser om när det är dags att förnya ett kontrakt

Mobilversion - Låt din mottagare signera dina avtal och dokument på alla sorters mobila enheter

Realtidsspårning - Få detaljerad data om kunden genom hela säljprocessen, spåra dina avtal och och ta datadrivna beslut

Flera signaturer - Är ni många beslutfattare? Skicka dokument som kräver flera antal signerare på en och samma gång

Rapportering - Erbjuder rapportering och möjligheten att skapa skräddarsydda rapporter genom hela signatursprocessen

Signatur historik och granskning - Spårar hela dokumentets signatur historik för att följa de föreskrifter som krävs.