Vad är en e-signatur?

Allt du behöver veta om e-signering 

En e-signatur, eller elektronisk signatur som det också benämns, är ett säkert och bekvämt sätt att skriva på avtal digitalt. Du kan skriva på avtal och dokument genom att använda olika signeringsmetoder, antingen så knappar man in sitt namn på mobilen eller datorns tangentbord,  eller drar med fingret över skärmen (pekskärmsunderskrift), ungefär som om man hade en penna i handen. Du kan alltid säkerställa mottagare/signeraren med hjälp av e-legitimation t.ex. BankID.

Vad är det för skillnad på en e-signatur jämfört med digital signatur

En e-signatur visar ett bevisbart uppsåt att skriva på ett kontrakt, det vill säga att man inte ska kunna råka skriva på ett avtal, utan att det är något man vill göra. Antingen genom att ge sitt muntliga godkännande, signera ett avtal med e-signatur eller genom att klicka i en ruta i ett formulär. 

En digital signatur å andra sidan innehåller en algoritm som krypterar signaturen. Med den digitala signaturen har dokumentet nu fått en inbäddad osynlig kod som direkt ändras om någon försöker redigera avtalet efter att det skrivits på. 

Den största skillnaden mellan en e-signatur och en digital är att den förra används för att hämta in mottagarens, eller den andra partens signatur, medan den digitala signaturen är något du själv skapar för att vidimera äktheten i det dokument du skrivit under. Digitala signaturer, eller kryptografiska signaturer som de också kallas, är en form av elektronisk signatur som är krypterad för att minska risken för bedrägerier, förfalskning och för att öka säkerheten. 

Juridiskt bindande e-signering

Är både e-signatur och digital signatur juridiskt bindande?

Ja, båda formerna är juridiskt bindande. E-signaturer är juridiskt bindande i USA, Kanada, Storbritannien, Australien, EU och ett dussintal andra länder. I de flesta fall finns ingen juridisk skillnad mellan handskrivna signaturer och e-signaturer. Den största skillnaden användarmässigt är dock att det är smidigare, snabbare och mer bekvämt att skriva på dokument digital med e-signering. En annan fördel som vi inte får glömma är att en e-signatur är säkrare än en handskriven signatur. 

Läs mer om de juridiska aspekterna av e-signering här.  

Läs mer om EIDAS och ESIGN ACT här. 

Att välja rätt e-signeringsverktyg 

Några tydliga fördelar med e-signering

• Klimatsmart
• Ekonomiskt
• Tidseffektivt
• Säkert
• Flexibelt 
• Enkelt 

Det sparar tid

När man signerar avtal digitalt så kräver det inte att alla parter behöver befinna sig i samma rum eller vänta i flera dagar på att dokumentet ska levereras till dem som ska skriva under. Att signera avtal digitalt kommer att korta ner ledtider samtidigt som din säljprocess blir mer effektiv. Mer tid till att fokusera på nästa affär. 

Ett kostnadseffektivt alternativ

Att använda e-signering är kostnadseffektivt på många sätt. Med e-signering så kommer du minska kostnaden som ges av tidsbesparing och inköp av material såsom papper och skrivare. Det finns många olika e-signeringsleverantörer, se till att välja och använda en anpassningsbar produkt som erbjuder just det som du är i behov av. 

Smidigt att använda

E-signering är enkelt både för dig som administrerar och den som ska signera. Det finns många olika lösningar på marknaden, varav en del är molnbaserade och kan hanteras direkt i webbläsaren på valfri enhet, utan att några program eller appar behöver installeras. En del e-signeringslösningar erbjuder även möjlighet att integrera olika system, till exempel CRM-system (Customer Relationship Management).

Minskar miljöpåverkan

Med e-signering så minskar du utskrifter av dokument i pappersformat, alltså en minskad pappersförbrukning. Att använda e-signering är ett bra sätt att bidra till en bättre miljö.

Säkrare än traditionella underskrifter

En e-signatur är säkrare än en handskriven signatur, då en e-signatur är svårare att förfalska jämfört med en traditionell signatur. En e-signatur kan idag förstärkas med e-legitimation som innehåller data som ger en bättre spårbarhet. Äktheten kan enkelt valideras, även av tredje part. 

Stärker ditt varumärke

Med ett e-signeringsverktyg så får du ett säkert system, moderna lösningar och du ger både dina kunder, medarbetare och arbetssökande en smidigt och modern signeringsupplevelse.

E-signeringsverktyg för din bransch 

Hur vet du vilket e-signeringsverktyg som är rätt för dig? 

Idag finns det finns en helt uppsjö av olika e-signeringsleverantörer, de flesta leverantörer erbjuder e-signering men det är viktigt att ta en närmre titt då det ofta finns stora skillnader. 

En del leverantörer erbjuder en helhetslösning med möjlighet att integrera andra system och skapa ett separat arbetsflöde i deras produkt, medan andra fokuserar enbart på att göra själva signeringsbiten så smidig som möjligt. 

En del företag riktar också in sig på specifika branscher, medan andra har generella lösningar. Vad som är rätt för dig beror på om du vill få mer stöd i processer som är specifika för din verksamhet eller om det är expertisen kring e-legitimering och signering av digitala dokument som är intressanta. 

Vad säger svenska lagstiftning om e-signering? 

Svensk lagstiftning har i de allra flesta fall inget krav på form för avtal. Det räcker att båda parterna visat att de vill förbinda sig till det avtalet gäller. EU-förordningen eIDAS, samordnar hela regelverket för e-signering och e-legitimering i hela EU. eIDAS ger ökad kraft åt e-signering bland annat genom att säga att en underskrift inte får nekas enbart på grund av att den är elektronisk. 

eIDAS delar in elektroniska underskrifter i tre kategorier: enkla, avancerade och kvalificerade underskrifter. Det motsvarar tre nivåer av säkerhet. 

• En enkel underskrift kräver att det är möjligt att identifiera den som skrivit under. 
• En avancerade underskriften ställer högre krav och måste vara unik för undertecknaren, skapad av data som endast är tillgänglig för undertecknaren och spårningsbar.
• En kvalificerad underskrift har ännu högre krav på säkerhet, och leverantören av systemet behöver speciella certifikat. 

Den vanligaste e-signeringen i dagsläget är avancerade elektroniska underskrifter, med BankID som exempel. Dessa anges också som krav i svensk lag när det talas om handlingar som undertecknas elektroniskt 

Däremot är kvalificerade underskrifter fortfarande rätt ovanligt idag i Sverige. En avancerad elektronisk underskrift medför spårbarhet och bygger på information som är unik för undertecknaren. Det blir ett säkrare alternativ än traditionell signering på för hand. eIDAS hänvisar också till Dataskyddsförordningen eller GDPR, när det kommer till hantering av personuppgifter. 

Att tänka på när du ska implementera och ett e-signeringsverktyg

• Vill ni ändra ert företags interna processer? Välj en lösning som passar er beroende på om ni vill behålla de processer som ni har eller om ni är redo att optimera och effektivisera era processer. 
  
  
• Vilka behov har ni och var är dem som störst? Se till att hitta en lösning som matchar er så bra som möjligt. När ni implementerar, testa på ett enskilt avdelning eller i en specifik process först.
  
  
• När ni testa verktyget och ni känner att det känns rätt och att allt fungerar som det ska, skala upp i andra delar av organisationen och låt dem testa. 
  
  
• Välj en leverantör som har flexibilitet i sitt utbud, finns det möjlighet att skala upp eller ner vid behov? 
  
  
  

I vilka branscher kan man använda e-signering?

Vi på GetAccept erbjuder  e-signeringslösningar för olika branscher

Det finns många fördelar med e-signering, listan är lång. Med GetAccepts digital lösning för e-signering möjliggörs fler och snabbare affärsavslut genom att förenkla offert- och signeringsprocessen. 

Vi erbjuder smarta lösningar som:

• Optimering av signeringsprocessen
• Juridiskt bindande e-signering
• Spårning av skickade dokument 
• Automatisering av offert- och säljprocessen
• Engagerande funktioner som chatt och video

Erbjud dina kunder att signera dokument och avtal på sina villkor, var som helst, när som helst. 

Läs mer om specifika e-signeringslösningar för din branscher

• Lösningar för IT och teknologibranschen

• Lösningar för media- och telekombranschen

Mobile first! För många inom media- och telekombranschen sker en stor del av kommunikationen och arbetet i mobilen. Med GetAccept underlättas det arbetet, både för kunder och anställda.

• Lösningar för HR- och rekryteringsbranschen

GetAccept länkar samman, automatiserar och snabbar på processen med anställningsavtal. På så sätt får du mer tid att lära känna dem du anställt och kan ägna mindre tid åt det administrativa. En så kallad win-win skulle vi säga.

• Lösningar för fastighetsbranschen

Vår lösning gör det enkelt för köpare, säljare, mäklare och andra att arbeta gemensamt i dokument. Arbetet sker direkt i systemets digitala arbetsyta, som är utformad för just fastighetsbranschen och mäklares behov.

• Lösningar för grossister och återförsäljare

Med GetAccept kan du som återförsäljare effektivisera och digitalisera kontakten med dina kunder, säljare och anställda.

• Lösningar för transport- och logistikbranschen

Säg hejdå till papperskontrakt, sluta jaga rätt person för en påskrift och slipp sitta och registrera siffror i femtioelva olika system.

• Lösningar för tjänsteföretag och konsultbranschen

Skapa effektiva och säkra avtalsflöden med GetAccepts plattform för e-signering.