Blogg_Thumbnail_Digital_Signatur

Hur e-signerar jag ett dokument?

Så här enkelt är det att e-signera ett dokument

När du e-signerar ett dokument behöver du inte skriva ut det, signera det, skanna och sedan skicka tillbaka dokumentet. När en e-signering (elektronisk signatur) kombineras med en digital signatur får du ett dokument som i stort sett är omöjligt att manipulera. Om någon ändå skulle göra det så finns tydliga digitala spår som avslöjar att dokumentet ändrats på ett otillbörligt sätt.

En digital signatur är som ett unikt fingeravtryck som skapas när dokumentet signeras. Det bäddas in i själva dokumentet och går inte att ta bort. Lite förenklat kan man säga att en e- signatur används för att inhämta någon annans namnteckning medan den digitala signatur sätter man dit själv för att bekräfta ett dokuments trovärdighet. 

Vilka är fördelarna med att e-signera dokument?

  • Klimatsmart
  • Ekonomiskt
  • Tidseffektivt
  • Säkert
  • Flexibelt 
  • Enkelt 

Att identifiera mottagaren med e-legitimering

Säkerställ att det är rätt person som signerar med e-legitimering, vilket innebär att du identifiera mottagaren med antingen en verifieringskod via SMS, BankID eller till och med att e-signaturen autentiseras via ett LinkedIn-konto.

När du signerar dokument med GetAccept så skapas en bevislogg för alla dokument som signeras. Bevisloggen identifierar och säkerställer vem som signerar. Samtidigt kan du själv välja och kombinera olika autentiseringsmetoder för att säkerställa identiteten på motparten som ska e-signera. En traditionell handskriven signatur fångar inte upp det faktiska tillfället för signering, något som har stor betydelse vid en eventuell tvist. GetAccept tidsstämplar alla aktiviteter och sparar det i en bevislogg. En extern tjänst för säker tidsstämpel används vilket medför att tidsstämpeln inte kan manipuleras efter loggningstillfället.

Så här e-signerar du dokument och avtal

1. Välj e-signeringsleverantör

Steg ett är att välja rätt e-signeringsleverantör. Det finns några olika saker att tänka på när du ska välja leverantör. Ställ frågor som: 

  • Vill ni ändra ert företags interna processer? Välj en lösning som passar er beroende på om ni vill behålla de processer som ni har eller om ni är redo att optimera och effektivisera era processer. 

  • Välj en leverantör som har flexibilitet i sitt utbud, finns det möjlighet att skala upp eller ner vid behov? 

  • Vill ni ha mer än e-signering? Vilka leverantörer erbjuder e-signering och andra funktioner som kan hjälpa er att optimera er säljprocess? 

2. Ladda upp befintligt dokument eller skapa ett nytt

Först och främst så behöver du något att signera, ett dokument. Om det är ett fysisk dokument så kan du ta en bild och ladda upp på din dator som .JPEG eller .PNG filer, du kan även ladda upp ett word dokument eller en pdf-fil. 

Låt ert varumärke synas som en röd tråd genom hela säljprocessen. När ni skapar ett avtal så se till att alltid levererar enligt er grafiska profil. Ta kontroll och skapa oslagbara avtal och bygg den bästa köpupplevelsen för era kunder. 

Vi på GetAccept erbjuder färdiga offert- och avtalsmallar som du kan använda och redigera efter dina önskemål. Ta en titt på våra mallar, välj en du tycker om, skapa ett gratiskonto, anpassa och redigera mallen ut efter dina önskemål och skicka för e-signering. Helt gratis! 

Offert- och avtalsmallar GetAccept

Utforska våra offert- och avtalsmallar här. 

3. Skapa skräddarsydda signeringsflöden

När du är klar med ditt dokument så är det dags att skapa ett signeringsflöde. Är det fler än en personer som ska e-signera dokumentet? Du kanske till och med har interna godkännare och externa undertecknare? 

Det är viktigt att välja en e-signeringsleverantör som erbjuder skräddarsydda signeringsflöden. GetAccept erbjuder skräddarsydda signeringsflöden och du kan lägga till obligatoriska signeringsfält. Detta ger dig full kontroll på hela signeringsprocessen.

Smart signeringsflöde med GetAccept

 
Så här skapar du ett signeringsflöde i tre enkla steg med GetAccept:
  1. Ange namn och e-postadress på de personer som ska underteckna och välj i vilken ordning de ska ta emot dokumentet, dvs. kanske du vill att en person ska underteckna och godkänna innan dokumentet går till nästa person som också ska signera. 

  2. Välj och dra fält för att placera i dokumentet inklusive signeringsruta, textrutor, drop-downs och checkboxar, så att mottagaren kan fylla i och ange viktiga detaljer. 

  3. Lägg till en videohälsning och en kort inledning för att presentera dokumentet du ska skicka. Något vi rekommenderar i samband med att du ska skicka ut ditt avtal, skapa engagemang genom att presentera ditt dokument med en videohälsning.

4. Säkerställ att rätt person signerar

Nu är det dags att säkerställa att det är rätt person som signerar ditt avtal. Be om BankID för att verifiera signaturen samtidigt som du garantera en felfri och juridiskt bindande e-signatur. Du kan också be mottagaren att verifiera sig via SMS eller till och med att signaturen autentiseras via ett LinkedIn-konto. Idag så erbjuder de flesta e-signeringsleverantörer olika möjligheter till att verifier mottagaren på ett trygg och säkert sätt. 

Authentication

5. Följ e-signeringsprocessen 

Luta dig tillbaka och följ den digitala signeringsprocessen. En bra e-signeringsleverantör ska kunna ge dig detaljerad information om när, var och hur långt tid mottagaren har spenderat på respektive del av dokumentet, och hur lång tid det tar innan mottagaren signerar. 

Med GetAccepts dokumentspårning så får du full överblick över dina utestående offerter och avtal, vilka är mottagna, öppnade och lästa. Samtidigt så får du insikt och detaljerad information om vilka sidor i avtalet som har lästs samt vilka som skickats vidare eller laddats ner. Och självklart så får du detaljerad information om när mottagaren signerar dokumentet. 

Väck en sovande säljdialog

Vad har detta att göra med signeringsprocessen? Jo, vi på GetAccept erbjuder engagerande funktioner som till exempel chatt och video. Vi kan se att våra kunder får en 30% förbättrad hit-rate genom att lägga till funktioner som engagerar. Vem vill inte skapa engagemang och optimera sin säljprocess?

Chatten är ett effektivt alternativ till kommunikation som du kan använda i alla delar av säljprocessen. Du kan exempelvis skicka ditt presentationsmaterial och sedan följa upp genom att be dem tycka till om innehållet i chatten. Du kan också skicka mötesanteckningar och låta din kund kommentera det. Du kan till och med sköta förhandlingen direkt i chatten.

Läs mer om hur du kan väcka liv i en sovande säljdialog med hjälp av chatt. 

Video skapar trovärdighet och bygger förtroende i säljprocessen. Video kan användas på många olika sätt i säljprocessen. Lägg till en video för att förklara prislistan eller detaljerna i ett avtal.


Läs mer om hur du kan skapa engagemang och bygga förtroende med video.

Hur säker är en e-signatur?

Att ladda upp ett viktigt avtal på nätet, kan kännas lite obehagligt då ett avtal oftast innehåller personliga uppgifter. Utveckling för säkerheten runt e-signering och dokumenthantering har tagit ett stort kliv de senaste åren. Nyckeln till en säker e-signering är dock att man använder sig av en leverantör som kan visa och förklara hur säkerheten ser ut.

GetAccepts lösning för e-signering skapar unika säkerhetscertifikat för alla underskrifter på dokumentet, IP-adresser, datum och tidsstämplar för att skapa e-signering med fullständigt bevismaterial för alla dokument, oavsett dokumenttyp. Det kan vara word, pdf eller bildformat såsom png, jpg eller tif.

Är en e-signatur juridiskt bindande?

Ja, en e-signatur är juridiskt bindande. GetAccept ger dig en juridisk bindande e-signeringslösning för dina dokument och avtal. GetAccept uppfyller kraven av U.S. Electronic Signature in Global and National Commerce Act of 2000 (ESIGN), the Uniform Electronic Transactions Act (UETA), and the European Union eIDAS (EU No.910/2014).

Läs mer om den juridiska aspekten av e-signering här. 

E-signering med GetAccept

Vi tycker det ska vara enkelt att komma till avslut. Därför kan du med vår lösning erbjuda kunden att skriva på avtal där kunden befinner sig, oavsett om det är i fjällstugan eller på stranden, och givetvis funkar det lika bra på mobilen som på datorn. 

Nyfiken på att testa GetAccept? Skapa ett gratiskonto och skicka ditt första dokument för e-signering idag!

Boka en demo och låt våra experter guida, ge dig råd och inspiration på hur du kan kan använda GetAccepts digitala säljplattform! 

book-a-demo-electronic-signature

Boka en demo om e-signering

BOKA DEMO