Att skapa avtal brukade innebära utskrifter, postgång fram och tillbaka och pärmar fulla av signerade kopior. Har du någon gång väntat flera dagar på en underskrift?
Det arbetssättet är både långsamt och dyrt: amerikanska företag spenderar runt 8 miljarder dollar årligen på att hantera pappersdokument. Det kostar i snitt 20 dollar att arkivera ett dokument och 120–220 dollar att hitta eller ersätta borttappade handlingar.
När fler företag går över till digital-first-processer har användningen av elektroniska signaturer exploderat. Marknaden för e-signering väntas växa från 3,2 miljarder USD 2024 till 13,4 miljarder USD 2030.
Att flytta avtalsprocessen online hjälper organisationer att spara tid, minska fel och stänga affärer snabbare. I den här guiden går vi igenom hur du skapar avtal online, vad du ska leta efter i ett digitalt avtalsverktyg och hur moderna lösningar som Digital Sales Rooms kan ge ditt företag ett försprång.
Varför skapa avtal online?
Om du är van vid att skriva ut, signera och skanna kan det kännas ovant att flytta hela processen online. Men det finns starka skäl till varför så många företag redan gjort bytet: digitala lösningar löser de största problemen med pappersbasade processer – och tillför flera fördelar.
Snabbare processer och lägre kostnader – Tänk dig att skicka ett avtal på morgonen och få det signerat till lunch. E-signaturer sparar i snitt 28 USD per avtal och kan förkorta tiden till intäkt med 28 %.
Färre fel – Mallar fungerar som räcken som standardiserar språk och klausuler. Mindre tid på revideringar minskar både kostnader och juridiska risker.
Bättre kundupplevelse – Köpare förväntar sig en smidig digital resa. I takt med att majoriteten av alla säljmöten sker online blir digitala avtal ett måste.
Starkare säkerhet och insyn – Moderna e-signeringsplattformar skapar en säker revisionskedja och gör det enkelt att se vem som har öppnat eller signerat dokumentet.
Steg för steg: så skapar du avtal online
Oavsett bransch eller avtalstyp följer de flesta digitala avtalsflöden samma struktur. Så här tar du dig från idé till underskrift – utan bläck.
1. Förbered och planera ditt avtal
Varje framgångsrikt avtal börjar med en plan. Identifiera de avtalstyper ni använder oftast – anställningsavtal, sekretessavtal, SaaS-abonnemang, hyresavtal osv. Förbered standardmallar i förväg för att minska handläggningstiden och säkerställa regelefterlevnad.
2. Välj mall och samla in information
Tänk på detta som att följa ett recept. Samla in nödvändiga uppgifter om parterna, villkoren och nyckelklausulerna. Juridiskt granskade mallar och smarta fält som automatiskt fyller i namn, datum och betalningsvillkor gör processen både snabbare och säkrare.
3. Utforma och anpassa avtalet
Fyll i mallen med insamlad data. Automatisering kan på några sekunder generera ett komplett dokument. Anpassa klausuler, bifoga bilagor eller inkludera valfria delar som sekretess- eller uppsägningsklausuler. Många avtalsverktyg erbjuder inbyggda redigerare direkt i webbläsaren.
4. Granska, samarbeta och riskbedöm
Innan signering: samla alla kring ett virtuellt bord. Dela avtalet med kollegor och jurister, använd kommentarer, versionshistorik och redlining för att hantera ändringar. Vid höga avtalsvärden kan systemet automatiskt initiera en riskbedömning.
5. Skicka för e-signatur och följ upp
När allt är redo, tryck på “skicka” och låt tekniken göra jobbet. Moderna plattformar erbjuder schemaläggning, signeringsordningar och möjlighet för mottagare att signera från vilken enhet som helst – utan konto. Aviseringar och automatiska påminnelser säkerställer att avtalen inte fastnar.
6. Spara, organisera och förnya
När alla signerat ska avtalet inte försvinna i ett svart hål. Ett avtalshanteringssystem ger central lagring med versionshistorik, sökbarhet, taggar och påminnelser om förnyelse. På så sätt hittar du avtal på sekunder och missar aldrig en deadline.
Vad ska man leta efter i digitala avtalsverktyg?
Med hundratals lösningar på marknaden bör rätt verktyg kännas som en extra lagmedlem – som sparar tid och hjälper dig att stänga fler affärer. Leta efter funktioner som:
-
Mallbibliotek och anpassning – förifyllda mallar och klausulbibliotek.
-
Samarbete och förhandling – realtidskommentarer, redlining och versionskontroll.
-
Analys och spårning – se när mottagare öppnar, granskar och kommenterar.
-
Säker e-signatur och regelefterlevnad – uppfyller krav som eIDAS.
-
Integrationer och skalbarhet – koppling till CRM, CPQ och lagringssystem.
Hur Digital Sales Rooms och offertprogram stödjer avtalsprocessen
En Digital Sales Room (DSR) är som ett virtuellt showroom där köpare och säljare möts. Här kan du samla offerter, case, demofilmer och avtal i en och samma säkra miljö.
Fördelar:
-
Centraliserat innehåll – inga fler mejltrådar med bilagor.
-
Förbättrad köpupplevelse – kunder kan bjuda in kollegor och redigera i realtid.
-
Snabbare förhandling och avslut – signering sker ofta på samma sida som avtalet.
-
Analys och insikter – se när och hur kunder interagerar.
Tillsammans med offertverktyg och CPQ-lösningar kan avtal och offerter flyta sömlöst från första kontakt till underskrift.
Slutsats
Att skapa avtal online är inte längre en trend – det är standard. Genom att använda standardiserade mallar, samarbetsfunktioner, säkra e-signaturer och central lagring kan du effektivisera hela avtalslivscykeln och skapa en bättre upplevelse för alla parter.
Digital Sales Rooms och offertprogram tar detta ett steg längre genom att samla hela köpresan – från första möte till signerat avtal – i en enda interaktiv miljö.
Det är dags att pensionera pappersklämman. Oavsett om du är en växande startup eller ett etablerat företag hjälper digitala avtal dig att stänga affärer snabbare och lämna ett professionellt intryck varje gång.
