Elektroniska signaturer i Sverige: lagar, säkerhet och vad företag behöver veta

Digitaliseringen har förändrat hur vi gör affärer. Avtal som tidigare krävde papperskopior, postgång och fysiska möten kan nu signeras på några sekunder online. Men hur ser lagen ut i Sverige – och hur säkra är elektroniska signaturer egentligen?

I den här guiden går vi igenom de svenska reglerna kring e-underskrifter, hur olika nivåer av elektroniska signaturer fungerar, och vilka undantag du behöver känna till.

Är elektroniska signaturer giltiga i Sverige?

Ja. Sverige har erkänt elektroniska signaturer som juridiskt bindande i över 20 år. Som EU-land följer vi eIDAS-förordningen (EU 910/2014), som reglerar e-underskrifter och betrodda tjänster i hela EU.

Enligt artikel 25 i eIDAS får en elektronisk signatur inte nekas rättsverkan enbart för att den är elektronisk. En kvalificerad elektronisk signatur (QES) har dessutom samma juridiska verkan som en handskriven underskrift.

I Sverige gäller principen om fri bevisföring (se Rättegångsbalken 35 kap.), vilket innebär att elektroniska avtal och signeringsloggar kan användas som bevis i domstol.

Tre nivåer av elektroniska signaturer

eIDAS definierar tre typer av e-signaturer:

• SES (Simple Electronic Signature) – t.ex. att skriva sitt namn i ett mejl. Lämplig för enklare dokument med låg risk.

• AES (Advanced Electronic Signature) – måste vara unikt kopplad till undertecknaren, kunna identifiera denne och avslöja manipulation. Exempel: BankID-signering.

• QES (Qualified Electronic Signature) – en avancerad signatur baserad på ett kvalificerat certifikat och skapad med en certifierad enhet. En QES har samma rättsverkan som en handskriven underskrift i hela EU.

I Sverige är det Post- och telestyrelsen (PTS) som är tillsynsmyndighet för betrodda tjänster och kvalificerade leverantörer.

Vad kan signeras elektroniskt?

De flesta avtalstyper kan signeras digitalt – exempelvis:

• Anställningsavtal, NDA:er och andra HR-dokument

• Kommersiella avtal, inköpsorder och leverantörsavtal

• Konsumentavtal, licenser och serviceavtal

• Hyresavtal (både bostad och lokal)

• Programvarulicenser och immateriella rättigheter

Men det finns undantag. Vissa rättshandlingar kräver särskilda formkrav som inte kan uppfyllas med vanlig e-signatur:

• Fastighetsköp (Jordabalken 4 kap. 1 §) – kräver skriftlig köpehandling i särskild form. 

• Testamente (Ärvdabalken 10 kap. 1 §) – måste vara skriftligt och bevittnat av två personer. 

• Uppsägningar enligt LAS – meddelandet måste delges på papper eller via rekommenderat brev. Själva signaturen kan vara elektronisk, men överlämnandet ska ske fysiskt.

Svensk praxis: BankID och rättsfall

I det uppmärksammade rättsfallet NJA 2021 s. 1017 slog Högsta domstolen fast att den som delat sin e-legitimation (BankID) kunde anses ha lämnat fullmakt och därmed blev betalningsskyldig. Domen bekräftar att domstolar ser BankID-signaturer som rättsligt bindande – men också att ansvaret för säker hantering ligger på individen.

Tidigare avgöranden (t.ex. NJA 2017 s. 1105) har också klargjort bevisbördan vid tvister om obehörig användning av e-signatur.

Säkerhet och spårbarhet

En stor fördel med moderna e-signaturer är spårbarheten. Plattformar som GetAccepts elektroniska signatur loggar varje interaktion: vem som öppnar dokumentet, när signeringen sker och från vilken enhet. Detta ger ett “audit trail” som är svårt att förfalska och som kan åberopas som bevis.

När ska du välja AES eller QES?

• SES räcker för enklare avtal där risken är låg (t.ex. interna policys).

• AES är standard för affärsavtal, HR-dokument och kundavtal.

• QES krävs eller rekommenderas vid särskilda formkrav eller när du vill ha samma tyngd som en handskriven underskrift.

Digitala lösningar som stärker avtalshanteringen

Förutom själva signeringen kan du förenkla hela avtalsprocessen med moderna verktyg:

• Avtalshantering – centraliserad lagring, versionskontroll och påminnelser om förnyelse.

• Digital Sales Room – samla avtal, offerter och videopresentationer i ett och samma köparrum.

• Offert- och avtalshantering – skapa interaktiva offerter som leder direkt vidare till signerat avtal.

• CPQ – konfigurera pris och produktpaket smidigt och utan manuella fel.

Slutsats

Elektroniska signaturer är en central del av det moderna affärslivet i Sverige. Med stöd i eIDAS och svensk praxis kan du tryggt använda e-signaturer i de flesta situationer.

Men: glöm inte att vissa rättshandlingar fortfarande kräver särskilda formkrav, som fastighetsköp och testamenten. För dessa behöver du rådgöra med jurist.

Vill du komma igång med säker e-signering och effektiv avtalshantering? Testa GetAccepts e-signaturlösning och upplev hur enkelt det är att modernisera ditt arbetsflöde.