Smartpricing

Contexte

SmartPricing est une solution de revenue management en pleine expansion dédiée à l’industrie hôtelière. En collectant et en analysant de vastes volumes de données, la plateforme recommande en temps réel le prix optimal afin d’aider ses clients à maximiser leurs revenus et leur rentabilité.

Fondée en 2020, SmartPricing a déjà réalisé deux levées de fonds et conquis des établissements à travers l’Italie et la région DACH. Depuis 2023, l’entreprise accélère son développement dans plusieurs autres pays européens.

Défis

L’équipe SmartPricing s’appuie sur HubSpot pour centraliser et gérer l’ensemble des données clients, et sur Chargebee pour la facturation et la gestion des abonnements. À chaque signature d’un nouveau client, les équipes commerciales devaient saisir manuellement toutes les informations (données client et éléments de facturation) dans les deux outils afin de garantir leur synchronisation.

Ce processus chronophage générait régulièrement des erreurs, notamment sur des données complexes comme les informations de facturation. Résultat : des envois de factures retardés, des corrections répétées et une perte d’efficacité opérationnelle.

Par ailleurs, faute de temps, les commerciaux ne renseignaient pas systématiquement les mêmes informations dans HubSpot et Chargebee, ce qui entraînait des données incomplètes et incohérentes entre les deux systèmes.

Consciente de ces limites, l’équipe SmartPricing avait un besoin urgent d’autatiser ce processus afin de soutenir sa croissance sans mobiliser davantage de ressources internes.

Synchronisation automatique des données du contrat signé vers HubSpot et Chargebee

Grâce aux automatisations GetAccept, les informations de facturation sont désormais synchronisées automatiquement entre HubSpot et Chargebee dès la signature du contrat. Résultat : 10 à 11 heures de saisie manuelle économisées chaque semaine pour l’équipe commerciale, des erreurs humaines éliminées et des données parfaitement alignées entre les deux systèmes.

Voici comment le processus fonctionne concrètement.

Les données synchronisées avec HubSpot incluent l’ensemble des informations clés :

• les données générales de l’entreprise (nom, adresse, numéro de TVA, etc.),
• les informations de paiement (Swift, IBAN, fréquence de facturation),
• les détails d’abonnement (durée du contrat, frais mensuels, période d’essai),
• ainsi que les informations relatives au représentant légal et tout accord spécifique mentionné dans le contrat.

Simultanément, ces données sont mises à jour dans Chargebee. Pour éviter les comptes en double, les automatisations GetAccept vérifient d'abord si SmartPricing a déjà enregistré le client dans Chargebee. Si le client existe déjà, les champs de données sont mis à jour avec les dernières informations du client. Sinon, un nouveau compte est créé et complété avec les données collectées.

L’ensemble du processus se déclenche immédiatement après la signature du contrat. SmartPricing garantit ainsi une parfaite cohérence des données entre ses outils, tout en éliminant définitivement les risques de doublons.

Un Solution Engineer comme conseiller interne 

Les Solution engineer de GetAccept ont pris en charge l’ensemble de la configuration des automatisations, en les adaptant précisément aux besoins de SmartPricing et en les faisant évoluer au rythme de sa croissance. Leur accompagnement a permis à l’équipe d’éviter la complexité liée à la conception et à la maintenance de workflows sur une plateforme tierce.

En déléguant ces aspects techniques aux équipes GetAccept, SmartPricing peut aujourd’hui piloter son activité sereinement, sans se laisser freiner par des tâches administratives répétitives ou des processus de vente devenus obsolètes.

Les automatisations GetAccept permettent à l’équipe commerciale de SmartPricing d’économiser plus de 10 heures de travail manuel chaque semaine, de réduire drastiquement les erreurs humaines et de garantir la fiabilité des données. Résultat : les commerciaux peuvent désormais se concentrer sur ce qui crée réellement de la valeur plutôt que sur la saisie administrative.

Les automatisations assurent également une mise à jour et une synchronisation fluides des données entre HubSpot et Chargebee, créant un environnement de travail fiable et structuré, parfaitement aligné avec leurs ambitions de croissance.

Grâce à ces optimisations, SmartPricing peut accélérer son expansion sur de nouveaux marchés européens sans mobiliser de ressources humaines supplémentaires.