Hur man skriver ett projektförslag (med exempel)

Vill du skriva ett projektförslag som står ut från konkurrenterna och hjälper dig vinna fler affärer? 

Vi hjälper dig.

Den genomsnittliga vinnarprocenten för projektförslag som en del av RFPs ligger på bara 45%.

Det låter ganska lågt för oss.

Och dålig förslagshantering kostar försäljningsteam mer än $800,000 per år.

I den här artikeln delar vi med oss av vår kunskap och insikter för att hjälpa dig skapa bättre affärsförslag och vinna fler deal.

Projektförslag i sitt sammanhang

Ett projektförslag är ett dokument som är utformat för att “sälja” ditt projekt till delar.

Förslaget kommer att beskriva allt som ingår i ditt projekt och hur det kommer att genomföras, vilket hjälper till att övertyga beslutstagare om dess fördelar och genomförbarhet. 

Detta inkluderar – men är inte begränsat till – omfattning, priser, tidslinjer, bakgrundsinformation, mål och syften och mer.

Är inte förslag bara för försäljningsteam?

Du kanske tror att projektförslag bara är kopplade till försäljning och att vinna nya affärer. 

Det är sant, men det finns fyra specifika anledningar till att du kanske vill överväga att skicka in ett projektförslag:

• För att vinna nya affärer

• För att föreslå en förändring för en befintlig kund

• För att få alla att vara på samma sida inför ett nytt projekt

• För att föreslå förändringar inom den egna organisationen

Eftersom varje situation är olika finns det ingen fastställd “frekvens” för när du bör skicka ett förslag. 

Med det sagt, här är några scenario där du kan vilja skriva och skicka ett förslag:

8 överväganden att inkludera i ditt nästa förslag

Ett projektförslag behöver inte vara hundratals sidor långt och svårt att läsa. Men det måste vara informativt och grundligt om du vill att det ska lyckas.

Beroende på projektets omfattning kan du sammanfatta allt på 3 eller 4 sidor. Men ju större projektet är, desto mer information måste du inkludera i ditt förslag. 

Vi har sammanställt åtta viktiga avsnitt som du bör överväga att inkludera i ditt nästa projektförslag för att ge dig bästa chans till framgång – med början från grunderna.

1. Introduktionsinformation

För att sätta scenen för projektet behöver du inkludera ett antal introduktionsuppgifter, såsom:

• Projektnamn: Ge det ett relevant namn, som ‘Implementeringsprojekt för X,’ snarare än ett klichéartat namn som ‘Projekt Zeus.’
• Kund: Inkludera namnet på kundens företag – eller avdelning om det är ett internt projekt. 
• Datum: Detta är startdatum för projektet, inte dagens datum.
• Projektledare: Ange namn, position och företag för den person som ansvarar för projektet.
• Kundkontakt: Ange vem som blir huvudsaklig kontakt på kundsidan – om du vet. 
• Versionsnummer på dokumentet: Detta kontrolleras typiskt med ett versionsnummer som v1.1. Det hjälper till att säkerställa att alla tittar på den senaste versionen. Det kan vara särskilt användbart när du fått kundfeedback och gjort ändringar/anpassningar. 

2. Projektbakgrund

Med grunderna avklarade är det nu dags att lägga till detaljer om projektet. 

En av de första sakerna du bör göra är att tydligt kommunicera att du förstår kundens behov.

Genom att beskriva bakgrunden till detta projekt kan du hjälpa till att skapa förtroende mellan dig och kunden att du kan lösa deras problem. 

Tre element du bör inkludera i detta avsnitt är:

• Om kunden: Skriv en kort beskrivning av vilka de är, vad de gör, etc.
• Nuvarande status: Såvitt du förstår, vilken lösning finns på plats?
• Affärsdrivare: Vilka är smärtpunkterna eller specifika behov av förändring som har lett till detta projekt?

Att ha denna information på plats hjälper till att stärka angreppssättet du föreslår genom resten av ditt förslag.

3. Projektgrunder

Efter att ha etablerat projektets bakgrund måste du ange några av de mer specifika grunderna och vad en beslutstagare kan förvänta sig.

Det hjälper delarna att förstå varför de bör genomföra detta projekt och vilka resultat som sannolikt kommer att uppnås. 

Typiska projektgrunder som du bör behandla i ditt förslag inkluderar:

• Projektets syfte: Vad är målet med projektet? Varför genomförs det?
• Mål: Vilka är de långsiktiga resultat du vill uppnå efter detta projekt? Till exempel, ‘förbättra kundupplevelsen.’
• Delmål: Vilka kortsiktiga resultat kommer du att säkra genom att genomföra detta projekt? Här kan du lyfta fram vad du specifikt kommer att uppnå, t.ex. ‘Win rates.’
• Mätning av framgång: Hur vet du att projektet har uppnått sitt mål? Vilka mått/KPI:er/mål kommer du att använda för att följa upp detta?
• Antaganden och begränsningar: Vilken antagen kunskap arbetar du med, och vilka potentiella problem, hinder eller begränsningar förväntar du dig innan projektet startar?

4. Projektomfattning

Ett av de enklaste sätten att sabotera ett projekt eller överskrida budgeten är genom att inte ha en tydlig projektomfattning som definierar exakt vad som ingår och inte ingår. 

När du fokuserar på vad som ingår i omfattningen bör du överväga att göra en kortfattad sammanfattning av projektets leveranser och kombinera detta med en lista över specifika krav som kommer att uppnås.

När det gäller att definiera vad som är utanför omfattningen – eller ska uteslutas från projektet – kan du enkelt lista specifika objekt, leveranser eller krav som inte kommer att inkluderas.

5. Projektets tidslinje

Beslutsfattare kommer att överväga tre viktiga aspekter när de godkänner eller avslår ett projekt:

• Kostnad
• Kvalitet
• Tid 

Tidslinjer är viktiga eftersom ingen vill vänta längre än nödvändigt för att uppleva fördelarna som projektet kommer att ge.

I ditt förslag bör du sammanfatta tidslinjen genom att på en hög nivå föreslå hur många dagar, veckor eller månader projektet kommer att ta.

För större projekt bör du överväga att använda en arbetsnedbrytningsstruktur-tabell för att illustrera exakt vad som ingår i varje del av projektet. 

6. Projektdetaljer

Flera delar kommer att läsa ditt projektförslag innan det godkänns, och varje del kommer sannolikt att vara intresserad av olika saker som en del av sitt beslutsfattande.

Vissa kommer bara att vara intresserade av övergripande information som kostnader eller leveransscheman, medan andra vill veta allt om hur du planerar att genomföra projektet.

Här kan sektionen för projektdetaljer i ditt förslag vara ovärderlig. Det låter dig enkelt hantera eventuella invändningar innan de blir dealbreakers. 

Avsnittet projektdetaljer bör inkludera följande för att få ditt förslag att sticka ut:

• Riskhantering: Visa att du har övervägt risker och hur du ska minska dem. Det kan inkludera allt från projektomfattningsförändringar till budgetproblem och miljöfaktorer. 
• Förändringshantering: Alla projekt leder till förändringar för en organisation. Beskriv hur du kommer att introducera denna förändring för dina kunder och säkerställa hög användaracceptans. Det kan inkludera utbildningsprogram, informationskampanjer med mera.
• Projektkontroller: Diskutera hur din kund kommer att informeras om projektets framsteg och potentiella problem. Är det en veckorapport? Kanske är det projektledningsprogramvara? 
• Projektkommunikation: Visa hur du planerar att kommunicera med olika delar i projektet. Finns det schemalagda möten? Regelbundna e-postuppdateringar? Eller kanske allmänna genomgångssamtal?
• Ansvar: Du är inte ensam ansvarig för hela projektet. För att ett projekt ska bli framgångsrikt måste också din kund vara involverad. Så föreslå vem som är ansvarig för vad.

7. Projektbudget

I detta avsnitt i ditt förslag ska du ange kostnaderna för att leverera projektet.

Beroende på projektets storlek kan du formatera detta på två sätt:

För mindre projekt kan du sammanfatta kostnaden som en totalsumma, t.ex. 5 000 $.

För större projekt bör du överväga att bryta ner kostnaderna i separata poster, vilket ser ut ungefär så här:

8. Underskrift

Den sista delen i ett projektförslag är underskriftsfältet. 

Du kan samla in en ”våt” underskrift med penna, men det är 2024 – ingen vill skriva ut, signera och skanna dokument.

Istället använder de flesta företag elektronisk signatur för att snabbt få sina projektförslag godkända (och nå en 51% högre vinnarprocent).

När du har samlat in digitala signaturer är du klar. 

Från att skriva ett projektförslag till att få det underskrivet – 8 enkla steg. 

Men vi är inte riktigt klara än.

Låt oss titta närmare på några saker att göra och inte göra vid skrivandet av projektförslag. 

Undvik dessa misstag när du skriver ett projektförslag

Att skriva ett projektförslag behöver inte vara svårt eller skrämmande. Faktum är att med rätt verktyg på plats – som förslagsplattform – kan det bli mycket enklare.

Det finns dock fortfarande några bästa metoder du bör försöka följa och vissa ”inte så bra” metoder du bör undvika. 

Ett annat sätt att förbereda dig för framgång när det gäller att skriva projektförslag är att överväga att använda en ram eller mall för att kickstarta processen.

Ramverk och mallar för projektförslag

Vi har förberett ett ramverk för att hjälpa dig att börja med projektförslag baserat på de 8 övervägandena ovan. Du kan kopiera och klistra in mallen, redigera den eller anpassa den efter dina behov.

Om du har ont om tid har vi ett bibliotek med förslagsmallar där du kan få tillgång till mer än 50 mallar som täcker flera sektorer, inklusive B2B SaaS, konsultverksamhet, media och mer.