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Transformer la centralisation des contenus en levier commercial
GetAccept a permis à Viparis de transformer son travail de centralisation documentaire en véritable levier commercial.
L’enjeu n’était pas de bouleverser les usages, mais de sécuriser une étape clé du parcours : la présentation de l’offre et la capacité du client à se projeter. L’outil s’est rapidement imposé par sa simplicité de prise en main et par la qualité du rendu côté client. Il apporte un cadre commun aux équipes commerciales, garantissant un niveau de professionnalisme constant, tout en laissant la souplesse nécessaire pour s’adapter à chaque site et à chaque typologie d’événement.
Standardiser l’expérience d'achat et capter les signaux d’intérêt
Chez Viparis, les équipes s’appuient sur la Deal Room pour fluidifier le parcours d’achat et centraliser les échanges dans un espace unique. Les prospects peuvent y explorer les contenus à leur rythme, selon leurs centres d’intérêt. Plutôt que de multiplier les e-mails et les pièces jointes, les commerciaux partagent une Room structurée, où l’organisateur navigue simplement entre les différentes thématiques : RSE, environnement du site, hôtels à proximité, configuration des espaces ou références d’événements.
L’intérêt dépasse la simple mise en forme. En analysant les contenus consultés et le temps passé sur chaque section, les équipes commerciales disposent de signaux concrets pour orienter leurs échanges. Si un prospect s’attarde 15 minutes sur les informations liées au quartier, cela devient un point d’entrée naturel pour approfondir la discussion — visite, logistique, expérience des participants. Les priorités du client émergent ainsi sans avoir à formaliser un brief détaillé.
Autre choix structurant : Viparis a construit ses templates par site (et non par segment), afin de refléter la réalité de son offre, composée de dix lieux commercialisés. La personnalisation se fait ensuite selon la typologie d’événement, avec des sections dédiées (congrès, événements d’entreprise, salons) que les commerciaux peuvent afficher ou masquer selon le contexte. L’objectif est clair : prémâcher le travail et maintenir un haut niveau de standardisation sans rigidifier l’approche.
Fonctionnalité coup de coeur
Dupliquer une Room : un gain de temps immédiat
Dans un contexte d’appel d’offres, où plusieurs agences peuvent être consultées pour un même projet, la fonctionnalité de duplication prend tout son sens. Elle permet de repartir d’une base commune pour présenter une offre cohérente et homogène à chaque interlocuteur, sans repartir de zéro à chaque fois.
Plutôt que de recréer une Room entièrement, les équipes dupliquent un modèle existant, l’ajustent selon les spécificités de chaque agence, puis l’envoient. Résultat : un processus plus fluide, une meilleure maîtrise du message et un vrai gain de temps, tout en conservant la qualité et la personnalisation attendues dans un contexte compétitif.
Résultats
des commerciaux ont adopté la Deal Room
Temps moyen de consultation par visiteur, supérieur aux attentes initiales de Cécile.
Une adoption forte et un engagement client mesurable
90 % des commerciaux utilisent désormais GetAccept. Cette adoption rapide a permis d’uniformiser les pratiques de partage et d’assurer une présentation plus cohérente des contenus, quel que soit le site ou l’interlocuteur.
L’outil a d’abord été déployé sur deux segments qui concentrent l’essentiel de la demande entrante : les événements d’entreprise (corporate) et les congrès, portés notamment par des associations professionnelles et scientifiques. Face aux retours positifs des équipes et des clients, son usage a ensuite été étendu au segment des salons, confirmant la valeur du dispositif au-delà du périmètre initial.
Côté perception client, les retours ont été particulièrement révélateurs. Plusieurs organisateurs ont spontanément souligné que le format changeait de leurs habitudes : plus structuré, plus lisible, plus simple à parcourir.
Un indicateur vient renforcer ce constat : le temps moyen de consultation d’une room atteint 11 minutes par visiteur, un niveau supérieur aux attentes initiales de Cécile. Cette durée traduit un réel engagement et montre que les prospects prennent le temps d’explorer les contenus proposés, plutôt que de les survoler.
La prochaine étape vise désormais à renforcer le pilotage via l’intégration au CRM (Dynamics), afin de suivre plus finement l’usage par segment et d’analyser l’impact sur la performance commerciale — tout en conservant ce qui fait aujourd’hui la force du dispositif : une Room simple, structurée et réellement utile.
