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12 raisons d'arrêter d'envoyer vos documents par e-mail !

Pauline Lajoinie
29 avr. 2021 09:30:00

Qui dit nouvelle étape du processus de vente, dit nouveau document à envoyer à votre prospect. Un conseil ? Arrêtez d’envoyer ces documents par e-mail !

Savez-vous que nous sommes plus de 3 milliards à posséder une adresse e-mail et que 300 milliards d’e-mails sont envoyés chaque jour ? Ce qui signifie 100 e-mails envoyés par jour par utilisateur. Comme vous pouvez le constatez, l'e-mail est encore le canal de communication le plus utilisé, notamment dans le secteur de la vente B2B. En effet, toutes les occasions sont bonnes pour envoyer des brochures commerciales, des propositions ou tout autre document par e-mail.

Il est temps d’arrêter ! Évidemment, vous devez trouver un moyen d’envoyer ces documents, mais pas en pièce-jointes de vos e-mails. Pourquoi ? On vous explique tout !

1. Ce n’est pas idéal en terme de confidentialité

Lorsque vous envoyez un document confidentiel par e-mail à votre prospect, même si vous précisez qu’il est confidentiel, rien ne vous garantit qu'il ne le partagera pas à ses collaborateurs ou même à des concurrents. Alors qu'en utilisant une solution adéquate, vous pouvez contrôler qui consulte vos documents.

2. Vous prenez davantage de risques en matière de sécurité

Un document envoyé par e-mail sera stocké sur plusieurs appareils : sur votre ordinateur, dans votre boîte de réception, toutes celles de vos destinataires et probablement sur leurs ordinateurs. Même si chaque partie veille à ce qu’il reste confidentiel, le fichier demeure plus vulnérable aux cyberattaques. En utilisant une solution adéquate, votre document est stocké sur un seul et même emplacement. 

3. Vos e-mails n'ont pas de date d'expiration

 En quelques mois, il peut se passer beaucoup de choses. Les caractéristiques de votre produit ont pu évolué, tout comme votre rôle au sein de l'entreprise. Par contre, vos e-mails, eux, restent indéfiniment dans les boîtes mail de vos clients. En partageant vos documents via un lien sécurisé, vous pouvez fixer une date d’expiration.

4. Vous pouvez vous tromper de destinataire

As salespeople, we send so many emails. Even if we hate it, sometimes we might send the wrong email to the wrong person! And there’s no way to retrieve an email. If you share your sales document as a link, you can at least disable the link or revoke access and avoid that wrong person sees it. = En tant que commercial, nous passons notre temps à envoyer des e-mails. Et parfois, il arrive de se tromper et de s’adresser à la mauvaise personne. Problème : on ne peut plus faire marche arrière ! Toutefois, en envoyant un document sous la forme d'un lien, vous pouvez à minima désactiver le lien ou supprimer l’accès pour que la personne en question ne consulte pas le document. 

5. La taille des fichiers est souvent trop importante

N’envoyez surtout pas des fichiers trop lourds par e-mail ! Sauf si vous voulez encombrer les boîtes mail de vos destinataires inutilement et risquer de les agacer… En plus, avec l'utilisation accrue des appareils mobiles, nombreux sont ceux qui ne parviennent pas à ouvrir des fichiers trop lourds. Dernier point : certains serveurs de messagerie ne supportent pas ces fichiers. En envoyant un lien, vous en avez fini avec ces problèmes !

6. Vous imposez à vos destinataires de télécharger vos fichiers 

Aujourd’hui, la tendance n'est plus tellement au téléchargement. Et pour cause : nous utilisons des smartphones et des tablettes qui sont limités en termes de connectivité et de stockage. En partageant vos propositions sous forme de lien, vos clients peuvent les consulter sans avoir à les télécharger.

7. Vous risquez de finir dans les spams

Lorsque vous envoyez des pièces jointes volumineuses, vous risquez de vous retrouver dans les spams. Pire encore, vos destinataires peuvent vous « blacklister »… C’est le moment d’éviter ça !

8. Vos documents peuvent s'éloigner de la charte graphique 

Au fur et à mesure que les équipes commerciales grandissent, chacun crée ses propres documents. Vous risquez alors de vous éloigner de l’image de votre entreprise. En utilisant une système de gestion des contrats, vous pouvez mettre des modèles à disposition de vos équipes, et ainsi vous assurez que les documents envoyés sont en accord avec la charte graphique.

9. Vous vous retrouvez avec plusieurs versions d'un même document

Après avoir envoyé un document par e-mail, il n’y a plus aucun moyen de le modifier. Vous vous retrouvez donc avec une deuxième version à renvoyer, ce qui n’est pas vraiment pratique. Sans parler du fait que certaines personnes peuvent détenir la mauvaise version… Partagez un lien et vous n’aurez plus qu’à modifier le fichier source. 

10. Vous pouvez oublier d'ajouter la pièce jointe

Combien de fois avez-vous envoyé un e-mail sans joindre le fichier correspondant ? Il n’y a rien de plus énervant, n’est-ce pas ? Pourtant c’est fréquent... Quand vous écrivez un e-mail, vous évoquez le fichier que vous souhaitez partager mais vous attendez d’avoir terminé votre e-mail pour l’importer. En revanche, si vous insérez un lien, impossible de l’oublier puisqu’il fait partie du texte !

11. Le processus de signature prend plus de temps

Généralement, lorsqu’on envoie un contrat, on souhaite qu’il soit signé le plus rapidement possible. Mais lorsque vous l'envoyez par e-mail, à moins que votre prospect dispose d’un logiciel de signature électronique, il doit le signer à la main (imprimer, signer, scanner puis renvoyer). En utilisant une solution de signature électronique, vous pouvez faire signer vos documents en un clic !

12. Vous n’avez aucun moyen de suivre vos documents

Enfin, en envoyant vos documents par e-mail, vous ne suivez pas comment vos prospects interagissent avec vos documents. Combien de temps ont-ils passé sur chaque page ? Ont-ils partagé le document avec un autre décisionnaire ? L’ont-il imprimé, téléchargé ? Bénéficiez de ces données précises en utilisant un logiciel de Sales Engagement !

À la recherche d’alternatives ?

Vous ne pouvez pas mettre en place nos astuces ? Utilisez au moins un système de partage tel que Dropbox ou Google Drive. Cela vous permettra de résoudre bon nombre des problèmes mentionnés ci-dessus. Et pour optimiser votre cycle de vente, optez pour un logiciel de signature électronique tel que GetAccept !

Si vous voulez conclure davantage de deals, il est temps d'arrêter d'envoyer vos documents par e-mail et de tirer parti de la technologie. Et si vous testiez

 

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