Digital signering har blivit standard i Sverige. Oavsett om du ska skriva under ett anställningsavtal, godkänna en offert eller signera en fullmakt är digitala signaturer snabba, säkra och juridiskt bindande. Men hur funkar det egentligen? Och vad krävs för att en digital signatur ska hålla i en eventuell tvist?

Den här guiden visar dig exakt hur du signerar dokument digitalt 2026, vad som gäller juridiskt enligt eIDAS-förordningen, och hur du undviker vanliga fallgropar.

Vad innebär det att "signera digitalt"?

Att signera digitalt innebär att du bekräftar din identitet och godkänner innehållet i ett dokument – helt elektroniskt. Ingen utskrift, ingen penna, ingen scanning.

I Sverige används ofta termen "elektronisk signatur" och "digital signatur" om vartannat, men tekniskt sett finns det en skillnad:

Elektronisk signatur är ett brett begrepp som täcker alla former av digitala underskrifter – från en namnteckning i en app till en avancerad kryptografisk signatur.

Digital signatur är en specifik typ av elektronisk signatur som använder kryptering och certifikat för att garantera att dokumentet inte kan ändras efter signering.

I praktiken spelar skillnaden mindre roll för dig som användare. Det viktiga är att tjänsten du använder uppfyller kraven för den typ av avtal du ska skriva under. Och digital signering är verkligen utbrett: under 2025 användes BankID hela 7,9 miljarder gånger i Sverige – det inkluderar både identifieringar och underskrifter [BankID, 2025].

Är digital signering juridiskt bindande?

Ja. Digital signering är juridiskt bindande i Sverige och hela EU enligt eIDAS-förordningen (910/2014). Förordningen fastställer ett rättsligt ramverk för elektronisk identifiering och betrodda tjänster, och reglerar bland annat hur elektroniska underskrifter ska tillhandahållas och utformas inom EU [Myndigheten för Digital Förvaltning, 2026]

Enkel elektronisk signatur (SES): Grundläggande identifiering, t.ex. en namnteckning i en app eller ett klick på "Jag godkänner". Fungerar för de flesta vardagliga avtal.

Avancerad elektronisk signatur (AES): Kräver identifiering (som BankID), är unikt kopplad till undertecknaren och upptäcker om dokumentet ändras. Rekommenderas för affärsavtal, anställningskontrakt och leverantörsavtal. Det finns fyra krav på en avancerad elektronisk underskrift: den ska vara knuten till en undertecknare, det ska gå att identifiera vem undertecknaren är, underskriften ska med hög grad av tillförlitlighet ha skrivits under av undertecknaren, och den ska vara knuten till den specifika handlingen så att alla ändringar kan upptäckas [Post- och Telestyrelsen, 2025].

Kvalificerad elektronisk signatur (QES): Högsta nivån, kräver kvalificerat certifikat från en godkänd utfärdare. Utöver kraven för avancerad signering tillkommer ytterligare säkerhetskrav: undertecknarens identitet ska kunna styrkas med ett kvalificerat certifikat och underskriften ska skapas med hjälp av en kvalificerad anordning [Post- och Telestyrelsen, 2025]. Används främst vid fastighetsköp, testamenten och myndighetsärenden.

För de flesta företag och privatpersoner räcker avancerad elektronisk signatur med BankID. Den är lika juridiskt bindande som en handskriven namnteckning – och ofta enklare att bevisa i en tvist tack vare den digitala spåren de lämnar.

Så signerar du ett dokument digitalt (steg för steg)

Här är processen när du får ett dokument att signera:

1. Du får en länk via e-post eller SMS

Avsändaren skickar dokumentet via ett verktyg för e-signaturer. Du får en länk som leder till signeringssidan.

2. Öppna länken och granska dokumentet

Klicka på länken och läs igenom dokumentet noggrant. Kontrollera att allt stämmer innan du går vidare.

3. Identifiera dig

De flesta tjänster i Sverige använder BankID för identifiering – och det är lätt att förstå varför. Under 2025 nådde BankID 8,7 miljoner unika användare i Sverige [BankID, 2025]. Öppna BankID-appen på din mobil, scanna QR-koden eller ange din personliga kod.

Alternativ som Freja eID förekommer också, men BankID är vanligast.

4. Signera dokumentet

När din identitet är bekräftad klickar du på "Signera". Dokumentet låses omedelbart – ingen kan ändra det efter detta.

5. Få kvitto och kopia

Du får en bekräftelse via e-post med en kopia av det signerade dokumentet och en “audit trail” som visar vem som signerade, när och var.

Hela processen tar vanligtvis under en minut.

Hur skickar du ett dokument för signering?

Om du är den som behöver få ett dokument signerat är processen lika enkel. I GetAccepts plattform för digitala signaturer fungerar det såhär:

1. Ladda upp dokumentet

ladda upp dokumentet (vanligtvis en PDF eller ett Word-dokument).

2. Lägg till mottagare

Ange e-postadress och mobilnummer till den eller de som ska signera. Du kan lägga till flera undertecknare och välja om de ska signera parallellt eller i en viss ordning.

3. Lägg till signeringsfält

Markera var i dokumentet varje person ska signera. Vissa plattformar låter dig även lägga till fält för initialer, datum eller checkboxar.

4. Skicka för signering

Klicka på "Skicka". Mottagarna får en länk direkt och du kan följa statusen i realtid – vem som öppnat, vem som signerat och vem som väntar.

5. Få det signerade dokumentet

När alla har signerat får du en kopia med alla signaturer och en komplett audit trail.

Du kan även ställa in påminnelser och deadlines om någon glömmer att signera.

Vad garanterar en digital signatur?

En korrekt utförd digital signatur garanterar tre saker:

• Autenticitet: Du vet vem som signerade. Identifieringen via BankID eller liknande bekräftar att rätt person skrev under.

• Integritet: Dokumentet kan inte ändras efter signering.

• Oavvislighet: Undertecknaren kan inte neka till att hen signerat. Audit trail-loggen innehåller tidsstämplar, IP-adress, identifieringsmetod och alla händelser kopplade till signeringen.

Det här gör digital signering mer spårbar och säker än en handskriven namnteckning på papper.

Vad är en audit trail och varför spelar den roll?

En audit trail är en digital logg som dokumenterar hela signeringsprocessen. Den innehåller:

• Vem som skickade dokumentet
• Vem som öppnade det och när
• Vilken identifieringsmetod som användes (t.ex. BankID)
• Exakt tidpunkt för signering
• IP-adress och enhet
• Eventuella ändringar eller avvisningar

En audit trail visar att rätt person signerade vid rätt tidpunkt och att dokumentet inte ändrats sedan dess.

Se till att ditt verktyg för e-signaturer sparar audit trail automatiskt och att du får en kopia tillsammans med det signerade dokumentet.

Kan flera personer signera samma dokument?

Ja. De flesta verktyg stödjer flera undertecknare. Du kan välja mellan två flöden:

Parallell signering: Alla får länken samtidigt och kan signera i valfri ordning. Snabbast när alla parter är redo.

Sekventiell signering: Undertecknarna signerar i en bestämd ordning. Nästa person får länken först när föregående person signerat. Användbart när godkännanden måste ske stegvis (t.ex. chef → HR → medarbetare).

Är gratis signering säkert?

Många tjänster erbjuder "gratis signering", men var noga med vad som ingår:

• Stark identifiering (BankID eller motsvarande)?
• Audit trail som sparas och kan exporteras?
• Säker lagring av signerade dokument?
• Support om något går fel?

Gratistjänster kan vara okej för enstaka, icke-kritiska dokument. Men för affärsavtal, anställningskontrakt eller avtal med ekonomiska konsekvenser bör du använda en plattform som uppfyller eIDAS-kraven och ger dig fullständig spårbarhet.

Testa digital signering

Digital signering är snabbt, säkert och juridiskt bindande. Om du skickar avtal regelbundet – anställningskontrakt, kundavtal, offerter – kan du spara timmar varje vecka med en plattform för elektroniska signaturer.

Inga utskrifter, ingen scanning, inga försvunna dokument. Bara en ren, spårbar process från start till mål.