email bilagor

13 anledningar till att sluta bifoga dokument i dina mail

Carl Carell
den 5 oktober 2021

Du skickar flera dokument till dina potentiella kunder i varje del av din säljprocess. Att bifoga dokument i mail har blivit lite av en norm. Men idag finns det många anledningar till att sluta bifoga dokument.

Visste du att det finns ungefär 3 miljarder användare runt om i världen som dagligen skickar och tar emot 300 miljarder mail? Detta är ungefär 100 mail per användare och dag. 

Det är uppenbart att mail fortfarande är en av de mest populära kanalerna för företagskommunikation, särskilt när det kommer till försäljning. 

Om du jobbar inom B2B-försäljning så skickar du mer eller mindre mail varje dag där du garanterat bifogar olika typer av säljrelaterade dokument, till exempel offerter, avtal, kataloger och broschyrer. 

Bilagor är oftast ett tidskrävande pussel. Du ska hitta rätt fil, ladda upp den till din Gmail eller Outlook och därefter vänta på att den laddas klart. 

Men, naturligtvis så måste du skicka dina säljdokument till dina potentiella kunder. Detta kan du göra på en effektivt och modernt sätt genom att använda en länkbaserat lösning.

Här är 13 anledningar till varför du ska byta till ett länkbaserat lösning idag!

1. Du förlorar ägandet av sekretess

När du skickar en konfidentiell fil till dina potentiella kunder via mail så kan du aldrig garantera att de inte delar den med andra.

Även om du uttryckligen nämner att filen du bifogar är konfidentiell, finns det inget som hindrar någon från att dela filen med andra anställda, externa enheter eller, värst av allt, dina konkurrenter.

Med en länkbaserad lösning så kan du styra vem som ser dina dokument med hjälp av unika spårningskoder och tekniker. Detta låter dig se vem som interagerar med ditt dokument i realtid. 

2. Konfidentiella filer blir mer sårbara

Att skicka ett säljdokument via mail innebär att samma fil lagras på flera olika enheter: på din dator, i din inkorg, i alla mottagares inkorgar och troligen på alla deras datorer. 

Även om alla parter håller filen konfidentiell blir själva filen mer sårbar. Med en länkbaserat lösning så lagras din fil på en plats och endast de involverade beviljas åtkomst. 

3. Ditt mail kommer att vara för evigt

Saker förändras. Dina produkter, offerter, citat, människor, roller, många saker förändras med tiden.

När du skickar ett mail så kommer det att finnas kvar i din kunds inkorg under en obegränsad tid, vilket gör att du inte har kontroll över dokumentet. Men, med en länkbaserad lösning så kan du enkelt ställa in ett utgångsdatum, vilket ger dig full kontroll över dina delade dokument. 

4. Du kan skicka ditt mail till fel person

En säljare skickar väldigt många mail under en dag och det är lätt hänt att viktiga detaljer försvinner. Att bifoga dokument med känsligt information till fel person räcker för att hålla den mest erfarna säljaren vaken om natten. 

Det finns inget sätta att återkalla ett mail som skickats av misstag. 

Om du delar ditt säljdokument som en länk så kan du åtminstone inaktivera länken eller återkalla åtkomst och på så sätt undvika att fel person får tillgång till dokumentet. 

5. Du måste hantera stora filer

Att skicka stora filer via mail är definitivt en dålig praxis. 

Idag så är det många som tar emot och skickar mail via mobila enheter. Mobila enheter kräver ofta att användaren laddar ner specifika appar för att kunna öppna stora dokument, och ingen vill offra sitt lagringsutrymme för en stor fil. 

Och, vissa mail servrar tillåter inte stora filer.

Google mail fil förstor fil

Källa.

När du skickar ditt dokument genom att dela en länk, så finns det inga storleksbegränsningar eller långsamma laddningstider att oroa sig för. Länkar ger även mobilanvändaren möjlighet att öppna ett dokument i sin webbläsare. Detta förbättrar upplevelsen för mottagaren samt att dokumentet är tillgänglig för den som är på språng. 

6. Du begär att mottagaren ska laddar ner 

När du begär att din mottagare ska ladda ner ett dokument, så lägger du ytterligare till ett hinder som kanske inte verkar så stort, men som kan sätta käppar i hjulet och förhindra att ditt kontrakt undertecknas.

När du delar en länk så kan mottagaren enkelt se dokumentet utan att ladda ner filen.

7. Din mail kan bli svartlistad

Att bifoga stora bilagor med dina mail ökar chansen att mailet faktiskt försvinner i skräpposten. Vilket kan leda till att din mail blir svartlistad. 

Att få sin mail svartlistad är det sista en säljare vill ha. Det kan även få stora konsekvenser för hela företaget. 

Om du skickar ett dokument via en länk, så minskar du dina chanser att fastna i dagens sofistikerade skräppostfilter.

8. Du kan enkelt gå off-brand

Att ha ett större säljteam har sina utmaningar. Ett vanligt problem är att varje säljare skapar sin egna version av ett säljdokument. Oftast så resulterar detta i att säljdokumentet har olika mönster, färger, logotyp storlekar och typsnitt vilket skapar en förvirring för dina kunder. 

Många länkbaserade lösningar erbjuder ett innehållsbibliotek där allt säljmaterial är samlat på ett och samma ställe, vilket gör det enkelt för hela teamet att delar samma dokument. 

Innehållsbibliotek

Med en länkbaserad lösning så kan du även styra vem som har tillgång till dina delade dokument. Låt ert varumärke synas som en röd tråd genom allt material ni delar online, samtidigt som ni säkrar upp att er digitala säljprofil alltid levererar enligt er grafiska profil.

9. Flera versioner av samma dokument 

Sannolikheten att du behöver ändra ett dokument flera gånger under en säljprocessen är ganska så stor. 

Om du skickar ett mail med ett bifogat dokument och behöver göra ändringar är det lätt att du få flera version av filen.

Ett av de problemen som kan uppstå är att du behöver skicka ut den nya versionen av dokumentet till alla inblandade, eller att du måste hantera olika versioner som kommer från olika personer. Vilket är väldigt tidskrävande. 

Men, när du delar en länk genom en länkbaserad lösning så ändrar du bara källfilen och du är klar.

10. Du kan glömma att bifoga dokumentet

Hur många gånger har du skickat ett mail och glömt att bifoga en filen? Jobbigt, eller hur?

Detta händer ofta då vi nämner i texten att vi ska bifoga ett dokument, sen när vi väl skrivit klart mailet så glömmer vi att bifoga filen. 

Om du inte märker att du har glömt att bifoga dokumentet i tid, så kan det skapa en mindre professionell upplevelse för dina kunder.  

När du skickar en länk med ett dokument direkt i själva mailet så behöver du inte oroa dig över att du kanske glömmer att bifoga det viktigt dokumentet. 

11. Du kan inte få dina dokument signerat snabbt

När du skickar ett kontrakt till en köpare så vill du får det signerat så fort som möjligt. 

Om du inte har en e-signeringslösning så måste kunden signera manuellt vilket innebär att hen måste skriva ut dokumentet, signera papperskopian, skanna in och skicka tillbaka till dig. 

Om din länkbaserade lösning har e-signering kan du få ditt dokument signerat och returnerat supersnabbt.

12. Du kan inte spåra hur kunder interagerar med ditt dokument

Hur mycket tid spenderar mottagaren på varje sida i dokumentet? Har de vidarebefordrat det till en annan beslutsfattare? Har de skrivit ut det, laddat ner det?

En länkbaserad lösning med dokumentspårning ger dig full insikt i hur:

  • Potentiella kunder interagerar med dina säljdokument,
  • Identifierar nya intressenter när dokumenten skickas vidare

Vilket hjälper dig att ta kontroll över beslutsprocessen då du kan agera i rätt tid och med rätt person.

13. Bilagor kommer inte att skapa engagemang 

Säljteam använder alla möjliga digitala verktyg för att engagera sina prospekts. När du skickar ett mail med en bilaga så är chansen att skapa engagemang väldigt liten. 

Ett digitalt verktyg som t.ex en länkbaserat lösning öppnar upp fler möjligheter att skapa engagemang med den potentiella köparen. Du kan till exempel skicka en personlig introduktionsvideo, skapa ett chattmeddelande eller automatisera påminnelser för att hålla dina mottagare engagerade.

Det är dags att sluta skicka bilagor en gång för alla


Vill du stänga fler affärer? 

Då är det dags att sluta bifoga dokument i dina mail. 

Det är dags att börja använda en länkbaserad modern lösning. 

Om du vill förbättra era försäljningsresultat så bör du spåra hur dina potentiella kunder interagerar med dina länkade dokument. Det är med andra ord dags att byta till ett digitalt verktyg som har allt! 

Är du redo att själv se den transformativa kraften i en länkbaserade lösning?

 

Skapa gratiskonto

 

 

 

Subscribe to updates