Automatisation des contrats : quelles étapes automatiser et comment ?

Créer un contrat à partir des informations du CRM, rechercher le bon modèle, demander une validation à la direction, relancer un signataire, enregistrer le document signé, mettre à jour son statut ou encore surveiller sa date de renouvellement : une grande partie du temps consacré aux contrats ne concerne pas le contrat lui-même, mais les tâches qui l’entourent.

Lorsque ces opérations sont réalisées manuellement, chaque nouveau contrat entraîne une succession de copier-coller, d’e-mails, de relances et de mises à jour dans différents outils. À mesure que le volume augmente, ces tâches ralentissent le processus et multiplient les risques d’oubli.

L’automatisation des contrats vise à supprimer une partie de ces interventions manuelles. Certaines informations peuvent être renseignées automatiquement, les validations peuvent être déclenchées selon des règles prédéfinies, les rappels envoyés sans intervention et les contrats signés transmis directement aux outils dans lesquels ils doivent être conservés.

Mais automatiser ne signifie pas supprimer toute intervention humaine. Une négociation inhabituelle, l’acceptation d’un risque ou une dérogation à une clause standard nécessitent toujours du contexte et du jugement.

L’enjeu consiste donc moins à automatiser l’intégralité du processus qu’à déterminer quelles étapes gagnent à être automatisées et lesquelles doivent rester sous contrôle humain.

En résumé

L’automatisation des contrats consiste à utiliser des règles, des workflows et, dans certains cas, l’intelligence artificielle pour réduire les tâches manuelles qui interviennent tout au long du processus contractuel.

Elle peut concerner la création des documents, les validations, les notifications, la signature, l’archivage ou encore le suivi des échéances.

Une automatisation efficace ne cherche cependant pas à supprimer toutes les interventions humaines : elle automatise en priorité les tâches répétitives et prévisibles, tout en maintenant une validation humaine lorsque la décision implique du contexte, une négociation ou un risque.

Qu’est-ce que l’automatisation des contrats ?

L’automatisation des contrats consiste à confier à un logiciel certaines tâches ou étapes répétitives de la gestion contractuelle afin qu’elles soient exécutées automatiquement lorsqu’un événement ou une condition prédéfinie se produit.

Prenons un exemple simple. Lorsqu’une opportunité commerciale atteint une certaine étape dans le CRM, les informations déjà disponibles — nom du client, coordonnées, produits, prix ou durée d’engagement — peuvent être utilisées pour générer un contrat à partir d’un modèle approuvé.

Si la remise accordée dépasse un seuil défini, le contrat peut ensuite être automatiquement transmis au responsable concerné pour validation. Une fois approuvé, il peut poursuivre son parcours vers le client et la signature sans que le commercial ait à organiser manuellement chaque transition.

L’automatisation peut cependant prendre plusieurs formes.

L’automatisation d’une tâche concerne une action précise : renseigner une donnée, envoyer un rappel, modifier un statut ou déclencher une notification.

L’automatisation d’un workflow relie plusieurs actions entre elles. Des règles déterminent alors vers quelle étape et quelle personne le contrat doit être dirigé en fonction de critères comme son type, sa valeur ou certaines conditions particulières. Les workflows d’approbation peuvent notamment être séquentiels, parallèles ou conditionnels selon les besoins de l’organisation.

Enfin, l’intelligence artificielle ajoute une autre dimension. Elle peut être utilisée pour extraire des informations d’un contrat, identifier certains éléments de son contenu, assister la rédaction ou faciliter son analyse.

Ces notions sont donc liées, mais ne sont pas synonymes : une automatisation peut parfaitement fonctionner sans IA, simplement à partir de règles prédéfinies.

L’utilisation de systèmes automatisés dans la formation et l’exécution des contrats fait également l’objet de travaux au niveau international, notamment avec la loi type de la CNUDCI sur la contractualisation automatisée.

Quelles étapes de la gestion des contrats peut-on automatiser ?

L’automatisation peut intervenir avant, pendant et après la signature. Le potentiel dépend cependant beaucoup de la standardisation du processus : plus une action suit une règle prévisible, plus elle se prête généralement à l’automatisation.

Les logiciels CLM actuels couvrent d’ailleurs l’automatisation à différentes étapes, de la création et des workflows jusqu’à la gestion après signature et au renouvellement.

1. La création du contrat

La première source d’automatisation se trouve souvent dans la génération du document.

Plutôt que de repartir d’un ancien contrat ou de saisir manuellement des informations déjà présentes ailleurs, un contrat peut être créé à partir d’un modèle préapprouvé et de données issues du CRM ou d’un autre système métier.

Un commercial peut par exemple générer une proposition contenant automatiquement :

• l’identité et les coordonnées du client ;
• les produits ou services concernés ;
• les tarifs négociés ;
• la durée d’engagement ;
• les conditions commerciales prévues.

L’intérêt n’est pas seulement de gagner quelques minutes de saisie. Cela permet aussi de limiter les copier-coller et de partir plus systématiquement de documents et de formulations approuvés.

2. Les validations internes

Les approbations sont particulièrement adaptées à une logique de workflow.

Au lieu de demander systématiquement à plusieurs personnes de vérifier chaque contrat, des règles conditionnelles peuvent déterminer quand une validation est réellement nécessaire.

Par exemple :

Remise ≤ 10 %
→ pas de validation commerciale supplémentaire.

Remise > 10 %
→ validation du Sales Manager.

Valeur du contrat > 100 000 €
→ validation supplémentaire de la direction.

Modification d’une clause sensible
→ revue juridique.

Le contrat est ainsi dirigé vers les bonnes personnes en fonction de ses caractéristiques, plutôt que de suivre exactement le même circuit dans toutes les situations. C’est précisément l’un des usages des workflows conditionnels : déclencher les approbations selon des critères objectifs tels que la valeur, le type de contrat ou le risque.

3. Les notifications et les relances

Une part importante du travail administratif autour d’un contrat consiste simplement à vérifier son avancement et à rappeler aux différentes parties qu’une action est attendue.

Ces relances peuvent être automatisées.

Un approbateur peut recevoir une notification lorsqu’un contrat arrive dans sa file d’attente. Un signataire peut être relancé si le document reste sans réponse. Une équipe peut être informée lorsqu’une étape est terminée et que son intervention devient nécessaire.

Le processus continue ainsi d’avancer sans dépendre systématiquement d’une personne chargée de surveiller chaque contrat.

4. La signature électronique

Une fois les validations nécessaires obtenues, le contrat peut être automatiquement envoyé pour signature électronique.

Selon le processus défini, il est possible de prévoir plusieurs signataires, un ordre de signature ou encore des rappels automatiques.

Le changement de statut peut lui aussi être automatisé : lorsque toutes les signatures sont recueillies, le contrat passe de « en attente de signature » à « signé », sans mise à jour manuelle.

5. L’archivage et la mise à jour des outils

La signature ne devrait pas déclencher une nouvelle série de tâches administratives.cc

Une fois signé, le contrat peut être automatiquement enregistré dans la contrathèque ou le référentiel prévu à cet effet. Son statut peut également être synchronisé avec le CRM ou d’autres outils utilisés par l’entreprise.

Cela évite notamment le scénario classique dans lequel quelqu’un doit télécharger le PDF signé, le renommer, le déposer dans un dossier puis retourner dans le CRM pour indiquer que le contrat est terminé.

6. Le suivi des échéances et renouvellements

L’automatisation intervient également plusieurs mois après la signature.

Les dates de fin, délais de préavis ou renouvellements peuvent déclencher des notifications avant l’échéance. Le responsable dispose ainsi du temps nécessaire pour décider s’il souhaite renouveler, renégocier ou mettre fin au contrat.

L’objectif est de faire dépendre le suivi des données du contrat plutôt que de rappels créés individuellement dans des calendriers ou des feuilles de calcul.

7. L’extraction et l’exploitation des données contractuelles

L’intelligence artificielle permet enfin d’automatiser certaines tâches qui nécessitaient auparavant de lire manuellement le document.

Lorsqu’un contrat existant est importé, certaines informations peuvent par exemple être identifiées et extraites : parties contractantes, dates, valeur, renouvellement, préavis ou autres éléments utiles au suivi.

Ces données peuvent ensuite alimenter la contrathèque et être utilisées pour rechercher, filtrer ou surveiller le portefeuille de contrats.

L’automatisation ne concerne donc plus uniquement le déplacement du contrat d’une étape à l’autre, mais aussi l’exploitation des informations qu’il contient.

Que faut-il automatiser et que faut-il laisser à l’humain ?

La question la plus importante n’est finalement pas de savoir combien d’étapes peuvent être automatisées, mais lesquelles doivent l’être.

Une tâche est généralement une bonne candidate à l’automatisation lorsqu’elle est répétitive, prévisible et régie par une règle claire.

Envoyer un rappel trois jours après une demande de signature en est un bon exemple. Aucun jugement particulier n’est nécessaire : une condition est remplie, donc une action peut être déclenchée.

À l’inverse, certaines décisions nécessitent d’interpréter une situation, de mesurer un risque ou de tenir compte du contexte commercial. Elles gagnent à rester sous contrôle humain.

Distinguons trois catégories :

La colonne centrale est particulièrement importante. L’IA peut accélérer l’analyse ou préparer une décision, sans nécessairement prendre cette décision à la place de la personne responsable.

De la même manière, un workflow peut déterminer qu’un contrat dépassant un certain montant doit être envoyé au directeur financier. L’automatisation décide du chemin que suit le contrat ; le directeur financier conserve la décision d’approuver ou non.

Cette approche permet d’éviter deux extrêmes : conserver des interventions manuelles sans valeur ajoutée à chaque étape, ou automatiser des décisions qui nécessitent encore une appréciation humaine.

La règle peut être résumée simplement :

Automatisez l’exécution d’une règle. Conservez une intervention humaine lorsque la décision nécessite du contexte, du jugement ou l’acceptation d’un risque.

C’est cette répartition, plus que le nombre d’automatisations mises en place, qui permet de construire un processus contractuel à la fois plus rapide et maîtrisé.

Avant / après : l’automatisation d’un contrat commercial

Prenons un cas courant : un commercial finalise une négociation avec un nouveau client. Les informations nécessaires au contrat — coordonnées, produits, prix ou durée d’engagement — sont déjà disponibles dans le CRM.

Sans automatisation, ces données doivent encore être transférées dans le contrat, le document adapté, les validations demandées, puis les relances effectuées jusqu’à la signature. Une fois le contrat signé, d’autres tâches manuelles s’ajoutent : téléchargement, archivage et mise à jour du CRM.

Avec un processus automatisé, ces différentes étapes sont directement connectées. Le contrat peut être généré à partir des données du CRM, suivre le circuit de validation approprié, être envoyé pour signature et faire l’objet de relances automatiques. Une fois signé, il est archivé dans la contrathèque et les informations peuvent être synchronisées avec le CRM.

Par où commencer pour automatiser la gestion des contrats ?

Il peut être tentant de vouloir automatiser immédiatement l’ensemble du processus contractuel. En pratique, il est souvent plus efficace de commencer par les tâches qui créent le plus de friction et dont les règles sont déjà bien établies.

1. Cartographiez votre processus actuel

Avant de modifier le processus, il faut comprendre comment un contrat circule réellement dans l’entreprise.

Pour un type de contrat donné, identifiez son point de départ, les personnes qui interviennent, les outils utilisés et les différentes étapes jusqu’à la signature et au suivi.

Ne vous limitez pas au processus théorique. Si les commerciaux doivent systématiquement envoyer un message sur Slack pour obtenir une approbation ou tenir un fichier Excel parallèle, ces actions font elles aussi partie du processus actuel.

2. Repérez les tâches manuelles répétitives

Cherchez ensuite les opérations réalisées presque systématiquement de la même manière.

Par exemple :

• recopier des données depuis le CRM ;
• sélectionner un modèle ;
• demander une approbation ;
• envoyer des rappels ;
• modifier un statut ;
• enregistrer le contrat signé ;
• créer un rappel avant une échéance.

Ce sont généralement les meilleurs candidats à une première automatisation, car leur fonctionnement peut être traduit en règles relativement simples.

3. Identifiez les principaux points de friction

Toutes les tâches manuelles n’ont pas le même impact.

Si les contrats restent régulièrement deux jours en attente d’une validation, automatiser le routage vers les approbateurs aura probablement plus de valeur que d’optimiser une tâche qui prend trente secondes.

Posez-vous donc une question simple :

Quelles étapes ralentissent aujourd’hui le plus votre processus contractuel ?

Les réponses permettent de prioriser les automatisations selon leur impact réel plutôt que selon leur sophistication technique.

4. Commencez par un cas simple à automatiser

Pour une première automatisation, privilégiez un contrat relativement standardisé et fréquent : contrat commercial standard, NDA ou renouvellement simple, par exemple.

Un processus comportant de nombreuses exceptions, des négociations complexes ou des validations différentes à chaque dossier sera plus difficile à automatiser correctement dès le départ.

L’objectif est d’abord de créer un workflow fiable sur un périmètre maîtrisé, puis de l'étendre progressivement.

5. Testez les exceptions avant de généraliser

Un workflow fonctionne rarement exactement comme prévu dans 100 % des situations.

Que se passe-t-il si une remise dépasse le seuil habituel ? Si une clause est modifiée ? Si un approbateur est absent ? Si le client demande un changement après validation interne ?

Tester ces scénarios permet de déterminer quand le workflow doit continuer automatiquement et quand il doit redonner la main à une personne.

C’est souvent la gestion de ces exceptions, plus que l’automatisation du parcours standard, qui détermine la robustesse du processus.

Comment mesurer l’efficacité de l’automatisation des contrats ?

Automatiser un processus n’a d’intérêt que si cela améliore réellement la manière dont les contrats sont gérés.

Le premier indicateur à observer est souvent le temps nécessaire pour faire passer un contrat de sa création à sa signature. Mais mesurer uniquement la durée totale ne permet pas toujours de comprendre où l’automatisation produit ses effets.

Il peut donc être utile de suivre plusieurs indicateurs :

• temps de création du contrat : combien de temps faut-il pour produire un document prêt à être envoyé ?
• temps passé en validation : combien de temps le contrat attend-il l'intervention d'un approbateur ?
• délai jusqu’à la signature : combien de temps s’écoule entre l’envoi et la finalisation ?
• nombre de relances manuelles : combien d’interventions sont encore nécessaires pour faire avancer le processus ?
• part des contrats utilisant les modèles approuvés : les équipes utilisent-elles réellement le processus standardisé ?
• nombre d’échéances manquées : les renouvellements et préavis sont-ils mieux anticipés ?
• taux d’intervention manuelle : quelle proportion des contrats nécessite de sortir du workflow prévu ?

Ce dernier indicateur est particulièrement intéressant. Un taux élevé d’interventions manuelles ne signifie pas nécessairement qu’il faut automatiser davantage. Il peut révéler que le workflow ne correspond pas suffisamment aux situations rencontrées en pratique ou que le processus comporte trop d’exceptions pour être traité de manière uniforme.

L’objectif n’est donc pas d’obtenir un processus dans lequel personne n’intervient jamais.

Une automatisation efficace doit surtout permettre de réduire les tâches sans valeur ajoutée, accélérer les parcours standards et rendre visibles les situations qui nécessitent réellement une décision humaine.

Quel logiciel pour automatiser la gestion des contrats ?

Pour automatiser efficacement la gestion des contrats, l’enjeu est surtout de connecter les différentes étapes du processus plutôt que d’ajouter un outil supplémentaire à chaque étape.

Une solution adaptée doit pouvoir relier les données du CRM à la génération des documents, déclencher les workflows de validation, faciliter la collaboration et la signature électronique, puis centraliser les contrats signés et assurer leur suivi.

Avec GetAccept, ces différentes étapes peuvent être réunies dans un même environnement. Les données issues du CRM peuvent alimenter les documents, les workflows permettent d’automatiser certaines validations et la signature électronique s’intègre directement au processus. Après signature, les contrats peuvent être centralisés dans une contrathèque afin de suivre leurs informations et leurs échéances.

L’objectif est ainsi de créer un processus contractuel continu, dans lequel les équipes interviennent lorsque leur décision est nécessaire sans avoir à gérer manuellement chaque transition.

Pour aller plus loin, découvrez comment choisir un logiciel de gestion des contrats adapté à vos besoins.