Votre guide pour implémenter la Deal Room

Faire basculer toute son équipe commerciale sur la Deal Room, ce n’est pas un projet anodin. Que ce soit pour un SDR, un AE ou un CSM, l’utilisation de la Deal Room nécessite de supprimer certains automatismes et de tirer un trait sur toute une organisation.

Alors quelle est la meilleure façon de préparer l’onboarding et de convaincre les futurs utilisateurs de l’intérêt de ce changement ? En faisant une introspection et en prenant du recul sur les processus utilisés.

• Est-ce vraiment l’idéal de partager des tonnes d’e-mails et de documents éparpillés ?
• Avez-vous vraiment l’impression de créer des liens avec vos acheteurs dans l’état actuel ?
• La communication et l’accès à l’information en interne est-elle optimale ?
• Vos contenus attirent-ils vraiment l'œil?

Voici tant de questions que vous devez soulever avec votre équipe pour impliquer le plus de personnes, le plus rapidement possible.

Selon G2, les plateformes de Digital Sales Room sont adoptées par 77% des utilisateurs.

On ne va pas se mentir, la Deal Room nécessite une appétence pour le digital. Pour préparer au mieux l’onboarding, sélectionnez les moteurs de votre projet, autrement dit les personnes les plus « digital friendly », et qui seront plus tard les plus à même de pousser l’adoption.

Chez GetAccept, CSM et porteurs du projet identifient généralement un ou deux administrateurs en fonction de la taille de l’équipe.

Nous faisons d’ailleurs en sorte que les futurs clients rencontrent l’un de nos CSM le plus tôt possible après la signature pour parler roadmap et plan de déploiement. Une Deal Room d’onboarding est envoyée avant chaque meeting d’introduction pour désamorcer la discussion.

Peu importe le logiciel que vous choisissez pour utiliser une Deal Room, ne négligez pas la qualité du support client qui joue un rôle primordial dans l’implémentation, l’adoption et donc le succès du projet à long terme.

Quatre grandes étapes caractérisent l’onboarding de la Deal Room chez GetAccept.

1. Le meeting d’introduction
   
   C’est la première fois que l’un de nos CSM rencontre le client. L’objectif est d’aligner le projet sur les objectifs de l'équipe à court, moyen et long terme. Cela nécessite de faire le point sur les méthodes utilisées jusqu’alors et de creuser les métriques qui vont délimiter le projet.
   
   
2. L’onboarding des administrateurs
   
   L’onboarding se fait en deux temps chez GetAccept. C’est d’abord les administrateurs du projet qui vont être formés sur l’outil en découvrant comment fonctionne l’entité GetAccept, les différents settings et la bibliothèque de contenus.
   
   
3. L’onboarding des utilisateurs
   
   Ensuite, c’est seulement quand les administrateurs ont eu le temps de parcourir l’outil et de se familiariser avec les diverses fonctionnalités que vient l’onboarding des utilisateurs finaux. Entre temps, l’accompagnement du CSM prend tout son sens pour répondre aux éventuelles questions et peaufiner les modèles de Rooms construits.
   
   On conseille d’ailleurs aux administrateurs de partager une Room aux utilisateurs finaux avant l’onboarding afin qu’ils aient eux aussi le temps de voir GetAccept en action. Pendant l’onboarding, notre CSM laisse les ambassadeurs présenter le fonctionnement de GetAccept notamment au niveau des workflows et de l’intégration avec le CRM si nécessaire.
   
   
4. Déploiement de la Deal Room
   
   Dernière étape : celle du déploiement massif de la solution après un crash test global de l’équipe. C'est un moment charnière qui permet également aux équipes de partager leurs feedbacks sur la phase d’implémentation et sur l’évolution de leurs objectifs.

Ce n'est pas parce que l'onboarding est terminé et que les équipes ont adopté la Deal Room que les échanges avec le CSM ralentissent.

La Deal Room qui a servi à l'onboarding reste d'ailleurs active tout au long de la collaboration et sert de feuille de route, aussi bien du côté Customer Success que du côté des clients. Il suffit de masquer les sections qui ne sont plus d'actualité pour promouvoir de nouveaux contenus tels que des cas clients, des nouvelles mises à jour produit ou des statistiques clés.

Un message à partager ? Le chat en direct est tout indiqué pour garder contact et mettre en évidence une nouvelle section dans la Room. Vous l'aurez compris : la Deal Room couvre bien plus que l'ensemble du cycle de vente.

Pour identifier le type de contenus à intégrer dans une Deal Room, il faut penser stratégie de vente. Explications : chaque section de la Deal Room doit correspondre à un moment charnière du cycle de vente. Ça ne laisse place ni au doute ni à l’incertitude quant aux éléments que doivent contenir la Room. Ces sections, vous les retrouvez d’ailleurs dans la colonne de gauche ci-dessous, qui se présente comme un sommaire.

Voici un exemple pour une Deal Room utilisée en avant-vente :

• Votre section n°1 fait office de compte rendu de rendez-vous avec une vidéo récapitulative.
• Votre section n°2 quantifie les bénéfices potentiels de votre produit par rapport aux objectifs mentionnés par le prospect. Par exemple, si vous utilisez la méthode MEDDPIC, c’est le moment de mettre en avant les « METRICS » qui délimitent votre projet.
• La troisième section n’est autre que votre proposition commerciale personnalisée en fonction des besoins de l’acheteur. Et ainsi de suite…
  
  

À noter que chaque section de votre Room a la possibilité d’être masquée au fur et à mesure que le deal progresse. La Deal Room, c’est un seul et même espace évolutif, du premier contact à la signature, pour plus d’efficacité.

Vous l’aurez compris, il n’est pas nécessaire d’avoir des dizaines de contenus en stock pour déployer massivement la Deal Room. Identifiez simplement 3 ou 4 contenus phares en adéquation avec votre processus de vente. La qualité avant la quantité !

Que ce soit pour récapituler les points esentiels d’un rendez-vous ou pour présenter votre offre commerciale, enregistrez une vidéo ! Nos clients ont vu leur taux de conversion augmenter de 40% avec ce format.

Réajustez votre contenu existant

Après avoir identifié les sections clés de votre Deal Room, vient l’étape délicate de la migration de contenu. Autrement dit, comment réadapter votre contenu existant pour l’utiliser à bon escient dans vos Rooms ?

C’est le bon moment pour faire le tri dans vos supports de vente, mettre à jour ceux qui ne le sont plus et harmoniser le tout. Vous avez un nombre incalculable de PDF indigestes ? Transformez-en une partie en infographie, un format beaucoup plus visuel et percutant. Gardez également des images, des tableaux et du texte, que vous pourrez assembler grâce à l’éditeur.

Côté branding, il est primordial de personnaliser votre Room en fonction de votre image. Logo, charte graphique, background : ce sont les petits détails qui vont vous permettre de vous démarquer. Toujours est-il que lorsque vous avez créé le premier modèle, il n’y a plus qu’à le décliner et le réadapter. Plus besoin de partir de zéro.

Finies les pièces jointes

Si le fait de communiquer au sein d’une Deal Room avec vos prospects bouleverse vos habitudes, dîtes-vous que c’est avant tout un moyen de vous faciliter la tâche. Lorsque vous échangez par e-mail avec des pièces jointes, vous risquez de vous retrouver dans les spams ou de partager la mauvaise version de votre document.

Dans une Deal Room, vous insérez simplement un bloc de liens pour rediriger vers un fichier annexe : un témoignage client sur votre site, un replay d’une démonstration produit, le dernier article de blog publié par le marketing. Et lorsqu’il s’agit de fichiers plus lourds, plus besoin de faire de WeTransfer, vous n’avez qu’à importer une ressource depuis votre ordinateur.

Mieux encore, GetAccept met à disposition une bibliothèque de contenus centralisée qui peut être gérée par votre équipe marketing.

La pertinence de la Deal Room va bien au-delà de l’expérience d’achat délivrée aux prospects. Au niveau de la productivité en interne et de l’intégration de nouvelles recrues : le jeu en vaut particulièrement la chandelle.

Revenons-en aux modèles de Rooms. Saviez-vous qu’ils peuvent être utilisés dès le début du cycle de vente par les SDR ?

1. L’appel de prospection débouche sur un R1 : le SDR peut envoyer une Room rappelant la date du premier meeting ainsi que quelques informations clés sur le produit ou la solution, une page de références clients et une section dédiée aux contacts.
2. Même si le call ne débouche pas sur un rendez-vous, la Deal Room est un moyen de faire bonne impression en envoyant une vidéo personnalisée. Le prospect pourra au moins mettre un visage sur un nom.
   
   

Pourquoi ce parallèle avec les SDR ? Tout simplement parce que grâce à la Deal Room, la passation entre les SDR et les AE est beaucoup plus simple. En plus des informations disponibles sur le CRM, il existe un espace centralisé qui évolue au fil des échanges avec chaque membre de l’équipe commerciale.

Même constat avec les CSM qui peuvent être lecteurs de la Room avant même qu’un client ne signe. Ils ont donc très rapidement accès à l’étendue du projet et peuvent déjà identifier certaines métriques.

D’après les données Gartner, les entreprises qui utilisent la Digital Sales Room remportent 34% de deals en plus.

À chaque fois qu’une équipe commerciale accueille un nouveau membre, il faut un certain temps d’adaptation pour que ce dernier soit complètement opérationnel. En utilisant GetAccept, vous facilitez l’onboarding des nouvelles recrues puisque chaque commercial sait, grâce aux modèles de Rooms, quelles sont les grandes étapes à suivre tout au long du cycle de vente. Par exemple, un nouvel AE prépare son R1. En consultant les Rooms de ses collègues et les différents replays, il sait quels sont les points à aborder en priorité et les pièges à éviter.

De même, les placeholders dédiés au contenu permettent de mâcher le travail des commerciaux. Comment ça se présente ? Ce sont des espaces réservés qui incitent les commerciaux à sélectionner un contenu parmi un éventail de ressources et à l’adapter aux besoins de son acheteur. On peut ainsi imaginer une suggestion de trois contenus qui correspondent à un point bloquant décrit par le prospect.

Niveau productivité et gain de temps, on ne peut pas faire mieux ! Aucun commercial ne doit partir de zéro, les communications sont homogénéisées et les prospects satisfaits de la qualité des échanges.

Les investissements dans les technologies de vente ne cessent d’augmenter, y compris dans les outils de Digital Sales Room. Mais qui dit investissement dit également retour sur investissement. Quels sont les KPI sur lesquels la Deal Room peut agir positivement ? Au bout de combien de temps peut-on espérer percevoir un ROI ?

• Taux de conversion : aujourd’hui on remarque que 60% des deals n’aboutissent sur aucune décision. Avec la Deal Room, les commerciaux peuvent convertir plus de prospects en offrant une expérience d’achat différenciante et en priorisant les deals les plus prometteurs. D’après les données Gartner, les entreprises qui utilisent la Digital Sales Room remportent 34% de deals en plus.
  
  
• Durée du cycle vente : En automatisant les tâches rébarbatives, en accélérant la création de contenus et en facilitant les échanges entre acheteurs et vendeurs, la Deal Room permet également de réduire considérablement la durée de cycle de vente de plusieurs jours. La signature électronique joue également un rôle important : 44% des documents envoyés via GetAccept sont signés en ligne en 60 minutes.

En parallèle, si on jette un œil aux statistiques G2 sur la Digital Sales Room, on se rend compte que les logiciels de Deal Room sont ceux qui offrent un ROI le plus rapide.

SalesScreen est un logiciel dédié à la performance commerciale qui utilise la gamification pour aider les entreprises à stimuler la productivité et la motivation des commerciaux. Avant d'uitliser GetAccept, Remi Morken, Senior VP Sales, a identifié 3 axes d'amélioration.

Objectifs:

1. Augmenter les taux de conversion de 13% à 25% en l'espace d'une année.
2. Responsabiliser les commerciaux et adopter une approche évolutive lorsqu'il s'agit de présenter des propositions ou des plans d'action.
3. Trouver une solution de Digital Sales Room qui leur permettrait d'améliorer la qualité générale de leur cycle de vente.

Résultats :

• Les taux de conversion ont doublé dans les 9 mois suivant l'implémentation.
• En seulement deux trimestres, la croissance du chiffre d'affaires a également été multipliée par deux dans le segment « enterprise ».
• Une responsabilisation accrue des commerciaux dans le succès des deals et un moyen évolutif de présenter des contenus commerciaux et divers plans d'action.

Si l’on se réfère une nouvelle fois aux données G2, les plateformes de DSR sont adoptées par 77% des utilisateurs. Le pourcentage diminue pour les outils de gestion de devis ou de Sales Enablement. Plusieurs facteurs déterminent le succès de l’adoption d’une Deal Room.

• Les porteurs du projet sélectionnés en amont de l’onboarding : il n’y a rien de plus convaincant qu’un ambassadeur qui a déjà testé le produit ou le service et qui a des résultats concrets à partager. Si un responsable commercial a testé GetAccept, qu’il a remporté plus de contrats sur une période donnée et qu’il a diminué la durée de son cycle de vente, il n’aura pas de mal à guider l’ensemble des utilisateurs finaux sur la bonne voie.
• Le gain de productivité dans les semaines qui suivent l'implémentation : le quotidien des commerciaux est souvent pollué par des tâches chronophages. Que ce soit le remplissage de CRM, la création de contenus, les relances ou les renouvellements de contrats : il y a toujours des missions qui empêchent les AE de se concentrer sur l’essentiel, autrement dit la vente. En orientant rapidement les commerciaux sur les fonctionnalités de GetAccept qui agissent sur la productivité, votre équipe ne devrait pas avoir de mal à adopter la Deal Room.

Du côté des clients, l'adoption sera naturelle puisque la Room élimine les frictions générées par des boucles d'e-mails et de PDF interminables.

Mettez-vous à la place de vos prospects : sur un deal où tous vos concurrents sont engagés, quelle est l’expérience de vente dont ils se souviendront ? Si l'acheteur est vraiment intéressé par votre pitch, par votre produit, et qu'il est séduit par la proximité que vous avez réussi à créer, il suivra le processus sans aucun problème. Certes, il y a toujours un risque d’adoption quand on lance un nouvel outil, que ce soit interne ou externe. Mais c’est vous qui êtes le moteur de la conduite du changement.

Quelques astuces concrètes pour familiariser vos prospects dès le début avec la Room :

• Se servir de votre présentation (Google slides) du 1er meeting depuis la Room.
• Utiliser le Mutual Action Plan en début de chaque meeting.

Vous partagez bien des liens à vos clients, n'est-ce pas ? Pourquoi ce serait différent avec la Room ?