.png){kind=avatar}
Så här integrerar du dina digitala verktyg
Är det svårt att integrera? Vad innebär det att integrera? Ska man integrera allt på en gång? Ordet integration väcker en rad känslor och tankar kring hur man ska tänka, vad man ska prioritera och hur mycket resurser som behöver avsättas. Ofta ses integrationer som ett tungt projekt - som man gärna skjuter på. Resultatet blir att organisationer arbetar mindre effektivt än de skulle kunna göra. Lösning: Fyll på dina integrations-skills här!
Vad är en integration?
Ordet integration är ett brett ord som kan betyda många saker. En integration kan vara allt från en liten plug-in till ett komplext nätverk av verktyg. Som exempel har vi här på GetAccept integrationer som du installerar själv på max 3 minuter (vi har har inte klockat, men det torde vara en kvalificerad gissning). Detta kallar vi plug-and-play-integrationer. Och så finns det ju så klart andra integrationer som kräver planering och projektledning att genomföra.
Att integrera betyder att förena olika system så att de fungerar som ett.
Resultatet kan bli mer eller mindre sömlöst, beroende på hur välbyggd integrationen är. Hur den är byggd kan variera från att endast innehålla några huvuddelar av ett verktyg, till att hela verktyget finns tillgängligt. Oftast är det dock kärnan som hänger med i integrationen och vill man komma åt specialfunktioner får man gå över till respektive program.
Så, rent konkret, vad kan integrationer användas till?
Du skulle kunna se på integrationer som ett support-system som hjälper dig att få full kontroll över arbetsflöden och aktiviteter. Målet är att du ska få så mycket som möjligt dokumenterat, med så få knapptryck som möjligt. Det säkerställer också att rätt information finns tillgänglig för alla, överallt. Det vill säga mindre risk för manuella fel som skapar otydligheter och som i förlängningen kräver resurser att åtgärda.
Den stora nyttan är alltså att du slipper lägga tid på att rätta fel, göra repetitiva uppgifter eller felsöka missinformation.
- Våra kunder använder integrationer för att bland annat:
- Skicka dokument med e-signering direkt från sitt CRM
- Arkivera dokument direkt i sitt CRM, utan att själv behöva lägga tid på att ladda upp det
- Skicka ut dokument automatiskt baserat på vissa triggers, exempelvis genom Zapier
- Hämta kontaktinformation från CRM:et direkt in i dokumentet
- Ta betalt i samband med att ett dokument har signerats
- Hur vet jag om jag behöver integrera mina verktyg?
Så hur vet du om du har behov av att integrera dina flöden? Det första du kan göra är att kika på den bas av verktyg som ni använder idag. Är det någon process ni gör manuellt mellan dem idag, som tar mycket administrativ tid för dig eller dina anställda? Eller är det kanske något som ofta blir fel? Isåfall är det ett perfekt incitament för en integration!
Företag som skapar stödsystem idag är medvetna om att den framtida "verktygslådan" kommer behöva expanderas. Ett verktyg kan inte ha allt. Därför är de flesta mjukvaru-system förberedda och bygger sina plattformar med så kallade öppna API:er (läs mer om API:er här) för att enkelt kunna integrera senare. Man skulle också kunna säga att det är som att bygga ett hus och dra fram vattenrör till köket. Du vet att du någon gång kommer behöva ett kök - även om du inte vet exakt hur det ska se ut, än.
Kan det bli fel när man integrerar?
Det korta svaret är ja och nej. Får du hjälp, antingen genom att få tillgång till en färdig plug-and-play eller med projekthjälp för en mer avancerad uppsättning, blir det oftast bra.
En vanlig fälla är att vilja integrera alla verktyg på en gång. Har man begränsad erfarenhet av integrationer kan det vara bra att börja stand alone (det vill säga med verktyget i sin ursprungliga form). Du kan också börja med en färdig, beprövad integration innan du går in på mer avancerade flöden, då det ofta kräver mer av organisationen.
Det är alltså en bra idé att börja i liten skala och analysera var behovet av en integration verkligen finns. Därefter kan man börja skala upp. Detta är för att säkerställa att flödet verkligen kommer användas och är värt tiden och resurserna det tar att få på plats. Ta tips och råd från dina leverantörer och hör vad best practice brukar vara när det gäller integrationer till deras verktyg. De bör ha koll på hur deras kunder brukar göra.
6 konkreta tips för att börja integrera imorgon
Funderar du på att börja integrera men är osäker på var du ska börja? Här är 6 tips som du kan följa för att upptäcka var behovet finns.
1. Se över verktygslådan du har idag. Används den som tänkt? Om inte, varför?
2. Fråga dina anställda eller dig själv vilka uppgifter som är mest manuellt krävande. Om du vill skala ner behovsanalysen så kan du rikta in dig på två verktyg och fråga hur arbetet mellan de fungerar.
3. När du förstått hur nuläget ser ut, rita då upp ett önskeläge. Även om du inte har den tekniska kunskapen kan du skapa en drömsituation, som sen går att arbeta utifrån.
4. Prata med dina leverantörer om ditt drömläge och fråga om det är något de kan hjälpa till med, alternativt har förslag på lösningar/best practice kring. Fråga om de lösningar som föreslås passar din tidsram, behov och budget.
5. Integrera verktygen och kommunicera till alla inblandade på ett tydligt sätt hur den ska användas. Har ni hittat ett naturligt flöde att integrera kommer också användandet komma mer eller mindre per automatik.
6. Njut av mer tid över till annat.
